Los instrumentos de gestión de la información deben publicarse para mayor transparencia

Los instrumentos de gestión de la información deben publicarse para mayor transparencia


Con el fin de generar procesos adecuados en la función archivística que conlleven a salvaguardar la información y dar mayor transparencia a la gestión y cumplir con las leyes 1712 de 2014, 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015, la Alcaldía de Santiago de Cali debe elaborar e implementar los instrumentos de gestión de la información pública. 

Así pues, el Decreto 1080 de 2015, establece que los instrumentos archivísticos que deben tenerse en cuenta son:

  1. El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
  2. La Tabla de Retención Documental (TRD).
  3. El Programa de Gestión Documental (PGD).
  4. Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
  5. El Inventario Documental (FUID).
  6. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (MoReQ).
  7. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales (BANTER).
  8. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
  9. Tablas de Control de Acceso (TCA) para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Para entender el contexto de estas normativas, a continuación, se encuentran algunas definiciones de interés:

Instrumentos archivísticos: son herramientas que apoyan el desarrollo de la gestión documental, aportando beneficios en la preservación y conservación de los documentos.

Instrumentos archivísticos sirven como herramientas que ayudan a la administración adecuada de los documentos, a las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, facilitando el manejo y optimización de los documentos, su clasificación, categorización, verificación y ordenamiento, lo que permite garantizar el control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento, conservación, preservación, recuperación y disposición final de la información.

Actualmente la Alcaldía de Santiago de Cali actualiza el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y las Tablas de Retención Documental (TRD) con el fin de estar acorde con la estructura organizacional.

Los Instrumentos Archivísticos se pueden encontrar en www.cali.gov.co,   botón de Transparencia, de conformidad con la Ley 1712 / 2014, www.cali.gov.co/gobierno/publicaciones/115433/

María Cristina Bedoya Gómez


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Fecha de publicación 30/04/2021
Última modificación 30/04/2021

Versión 7.0.1

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