Informe de Gestión del Consejo Departamental de Archivos de Santiago de Cali (Primer Semestre año 2018).

Dando cumplimiento al artículo 2.8.2.1.9. Numeral 6, del Decreto No. 1080 del 26 de mayo del 2015, Presento el siguiente informe correspondiente al primer semestre del año 2018.

ENERO

12 enero Reunión revisión Políticas de Operación del Proceso de Gestión Documental e Instructivo de Actas y Listado de Asistencia.

19 enero Reunión Comité Interno de Archivo.

15 enero Reunión elaboración de la planilla de Aseo, limpieza, fumigación y desinfección.

26 enero Reunión para determinar los ejes misionales del Proceso de Gestión Documetal en la Herramienta Orfeo.

26 enero Reunión para revisión y seguimiento al Plan de Acción 2018.

29 enero Orientación y ajuste de las Tablas de Retención Documental (Red de Salud Ese Norte).

31 enero Reunión para aclaración de la operación de la Herramienta Orfeo y el Fondo Especial de Vivienda.

31 enero Capacitación Mapa de Riesgos de Corupción.

31 enero Revisión y actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción por procesos.

FEBRERO

01 febrero Reunión Equipo Técnico de Archivo.

02 febrero Realizar seguimiento a los ejes misionales del Proceso de Gestión Documental en la Herramienta Orfeo.

05 febrero mesa de trabajo para la elaboración del Sistema Integrado de Conservción -SIC.

06 febrero capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Educación Municipal).

07 febrero Reunión para soportar la argumentación jurídica de la declaratoria de utilidad pública del inmueble donde se piensa desarrollar el proyecto del Archivo Municipal.

09 febrero Reunión Comité Interno de Archivo.

14 febrero Reunión para unificar sugerencias dadas por los Integrantes del Equipo Técnico de Archivo.

16 febrero Mesa de trabajo para ajustar la caracterización del Proceso de Gestión Documental y revisar el producto no conforme.

19 febrero Reunión para revisión y seguimiento al Plan de Acción 2018.

19 febrero Consolidación informe pormenorizado MECI Nov/2017 Feb/2018

20 febrero Reunión para contextualizar procesos de Activos de Información.

22 febrero Reunión para elaborar el Informe Pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno.

MARZO

01 marzo Reunión Equipo Técnico de Archivo.

06 marzo Reunión para revisión de tareas y desarrollar actividades sobre la necesidad de establecer una metodología de Activos de Información.

07 marzo Capacitación en la herrramienta de Gestión Documental Orfeo (Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental).

09 marzo Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental ).

09 marzo Reunión Comité Interno de Archivo.

12 marzo Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Gobierno).

14 marzo Capacitación de inducción y re inducción (Departamento Administrativo de Planeación).

14 marzo Mesa de trabajo para clarificar dudas sobre Gestión Documental (Subdirección Estratégica de Talento Humano – Proceso de Gestión y Desarrollo Humano).

14 marzo Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo ( Departamento Administrativo de Contratación Pública).

20 marzo Capacitación de inducción y re inducción I semestre 2018 (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional).

20 marzo Mesa de trabajo con líderes de procesos para clarificar dudas sobre eliminación documental ( Subdirección de Impuestos y Rentas).

21 marzo Recunión Comité Equipo de Asistencia Técnica de gobierno Digital.

22 marzo Capacitación y orientación en el tema de Gestión Documental y Orfeo ( Secretaría de Seguridad y Justicia – Inspección de Policíala Rivera ).

22 marzo Capacitación de inducción y re inducción (Contratistas Adscritos a los diferentes Organismos de la Administración Central)

22 marzo Mesa de Trabajo construcción Tabla de Valoración Documental.

22 marzo Sustentación fichas Proyectos de Aprendizaje por Equipos

23 marzo Reunión Arquitectura Empresarial aplicado a Activos de Información

ABRIL

02 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Paz y Cultura Ciudadana).

05 abril reunión Equipo Técnico de Archivo

05 abril Reunión para realizar el análisis y monitoreo a los controles del Proceso de Gestión Documental.

06 abril capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Subdirección de Talento Humano – Proceso de Gestión de Seguridad Social Integral).

06 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Educación Municipal).

06 abril Reunion Comité de Archivo de Emsirva ESP en Liquidación.

09 abril Reunión para la creación de formato de Activos de Información aplicando Arqutectura Empresarial.

09 abril Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Subdirección de Talento Humano – Proceso de Gestión de Seguridad Social Integral).

10 abril Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Subdirección de Talento Humano).

10 abril Reunion AGN – Archivo Histórico y Programa de Gestión Documental.

11 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo ( Subdirección de Impuestos y Rentas).

11 abril Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional – Despacho y Jurídica).

12 abril Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental).

12 abril Capacitación en la Herramiena de Gestión Documental Orfeo (Subdirección de Gestión Organizacional).

12 abril Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Subdirección de Gestión Organizacional).

13 abril Reunión Comité Inteno de Archivo.

16 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Cultura).

16 abril Reunión para revisión y seguimiento al Plan de Acción 2018.

17 abril Asesoria tratamiento de Archivos Fondo de Agua Potable y Saneamiento Básico

18 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo ( Secretaría de Deporte y Recreación).

18 abril Orientación de inquietudes respecto al Registros de Activos de Información y el Indece de Información Clasificada y Reservada (Secretaría de Paz y Cultura Ciudadana).

18 abril Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación – Subdirección de Talento Humano).

19 abril Capacitación en Gestión Documental y la Herramienta de Gestión Documental Orfeo ( Secretaría de Turismo).

20 abril Capacitación en el Proceso de Getión Documental (Subdirección de Catastro).

20 abril Revisión Entregables y Artefactos de Arquitectura Empresarial.

20 abril Desarrollo de la Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental).

23 abril Capacitación de inducción y re inducción (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional.

23 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Departamento Administrativo de Jurídica Pública).

24 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Departamento Administrativo de Control Disciplinario Interno).

24 abril Capacitación en el diligenciamiento y aplicación de la Hoja de Control ( Secretaría de Gobierno).

25 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Gestión del Riesgo de Emergencias y Desastres).

25 abril Asesoría en la elaboración del Sistema Integrado de Conservación SIC (Archivo Historico del Municipio).

26 abril Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Desarrollo Económico).

26 abril Asesoría en Digitalización de Planos (Departamento Aministrativo de Planeación).

27 abril Reunión para revisar y actualizar la caracterización del Proceso de Gestión Documental incluyendo el PHVA.

30 abril Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Subsecretaría de Atención Integral a Víctimas).

30 abril Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones)

MAYO

02 mayo Jornada de exploración de marcos de referencia para Arquitectura Empresarial

03 mayo Reunión Equipo Técnico de Archivo

04 Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Secretaría de Desarrollo Económico).

04 mayo Socialización de formatos (Equipo de Trabajo Programa de Gestión Documental).

04 mayo Visita de inspección bodegas Documenta para transferencias documentales del proceso de Vivienda e intervenidas.

07 mayo Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Subsecretaría de Primera Infancia).

08 mayo Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Subsecretaría de Territorios de Inclusión y Oportunidades Urbano y Rural).

08 mayo Capacitación en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional).

10 mayo Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Departamento Administrativo de Control Disciplinario).

10 mayo Reunión para aclarar dudas sobre la Tabla de Retención Documental (Subsecretaría de Promoción y Fortalecimiento de la Participación).

10 mayo Capacitación en lineamientos ISO 9001:2015 y Gestión Documental (Secretaría de Desarrollo Económico).

10 mayo Reunión para revisión de las Políticas Operativas del Proceso de Gestión Documental.

11 mayo Reunión Comité Interno de Archivo.

11 mayo Jornada de Sensibilización de las 5S en el puesto de trabajo (Subsecretaría de Primera Infancia).

15 mayo Capacitación en el uso y aplicación de la firma mecánica (Departamento Administrativo de Planeación Municipal, Subdirección Estratégica del Talento Humano, Contaduría General del Municipio).

16 mayo Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Proceso de Gestión y Desarrollo Humano).

17 mayo Capacitación en el Proceso de Gestión Documental (Secretaría de Deporte y Recreación).

18 mayo Capacitción en la Herramienta de Gestión Documental Orfeo (Departamento Administrativo de Planeción Municipal).

18 mayo Presentación dl proceso de Gestión Documental y la norma ISO 9001:2015 para los procesos a certificarse.

22 mayo Asesoría en la elaboración del Plan Institucional de Archivos PINAR ( Hospital Geriático Ancianato San Miguel).

23 mayo Asesoría a la Defensoría del Pueblo Regional Valle en la implementación del sistema Orfeo.

25 mayo Capacitación en el Proceso de Gestión Documetal (Secretaría de Bienestar Social).

28 mayo Capacitación para aclarar inquietudes frente a lo organización de Contratos y Licitaciones (Secretaría de Vivienda Social y Habitat).

28 mayo Reunión estructuración de la Escuela de Gestión Documental para orientar a los Servidores Públicos y Contratistas de la Alcaldía ( Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental – Proceso de Gestión Documental).

28 mayo realización de aseo y limpieza en el Depósito de Archivo (Subdirección de Trámites y Servicios – Proceso de Gestión Documental).

29 mayo Reunión para verificar la caracterización del Proceso ( Equipo Proceso de Gestión Documental).

31 mayo Realizar seguimiento a la implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC.

JUNIO

01 junio Capacitación al Personal del Programa de Gestión Documental que realizará las visitas de seguimiento a los inventarios documentales en los Organismos del Municipio.

07 junio Reunión Equipo Técnico de Archivo.

07 junio Reunión para revisar y actualizar la caracterización del Proceso de Gestión Documental ( Equipo Proceso de Gestión Documental).

07 junio Presentación de los artefactos de Arquitctura Empresarial para el manejo de los domnios de información, metodologia y levantamiento de información.

08 junio Reunión Comité Interno de Archivo.

12 junio Reunión para revisar y actualizar la caracterización del Proceso de Gestión Documental.

14 junio Reunión para revisar y actualizar la caracterización del Proceso de Gestión Documental.

18 junio Capacitación de inducción y re inducción (Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional).

21 junio Capacitación a través de la Escuela de Gestión Documental en el tema de Producción Documental y Conformación de Expedientes (Diferentes Orgnismos).

21 junio Reunión para revisar y actualizar la caracterización del Proceso de Gestión Documental.

26 junio Presentación ante la Mesa Sectorial de Archivos de la experiencia del Municipio frente a la implementación del Documento Electrónico (Valledupar)

JULIO

Reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo para tratar los siguientes temas: Presentación Plan de Conservación Documental, Plan de Mejoramiento Archivístico AGN, Uso de Sellos en la administración central.

Reunión Equipo Técnico de Archivo, socialización de directrices y lineamientos del Comité Interno de Archivo.

Imágenes digitalizadas 157.699

Expedientes organizados 3.085 de los siguientes organismos:

• Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación
• Departamento Administrativo de Control Interno
• Secretaría de Gobierno
• Secretaría de Cultura
• Secretaría de Seguridad y Justicia
• Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicación

Escuela de Gestión Documental 1

Tema: Centros de Correspondencia 25 asistentes.

Revisión de los indicadores y la caracterización del proceso dentro del ciclo PHVA y revisión del procedimiento y recolección de información del Registro de Activos de Información.

Participación del XXVI Seminario del Sistema Nacional de Archivos.

AGOSTO

Reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo para tratar los siguientes temas: Plan de Trabajo Archivístico, Situación Archivos Villacolombia y Borrador Circular Archivos Institucionales

Reunión Equipo Técnico de Archivo, socialización de: Experiencia Firma Mecánica – DATIC, Responsabilidad Delegados ETA, Escuelas en Gestión Documental, Organización PQRS y Uso de Sellos en la Administración.

Visita de la Mesa Sectorial de archivos e instructores de Gestión Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, para conocer la experiencia de Alcaldía de Santiago de Cali en la implementación de la Ley 594 de 2000

Participación en la invitación pública para proveer un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial y de Procesos, y el diseño, modelado e implementación sobre éste del sistema de gestión documental y correspondencia del Municipio de Santiago de Cali, respuestas a observaciones del proceso por parte de proveedores interesados.

Imágenes digitalizadas 374.225

Expedientes organizados 4.649 de los siguientes organismos:

• Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación
• Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicación
• Secretaría de Gobierno
• Departamento Administrativo de Control Interno
• Secretaría de Cultura
• Departamento Administrativo de Hacienda
• Departamento Administrativo de Gestión Jurídica Pública
• Secretaría de Gestión del Riesgo de Emergencias y Desastres
• Secretaría de Seguridad y Justicia

Jornada de Sensibilización y organización de puestos de trabajo: 110 Kilos papel menos en el Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Escuela de Gestión Documental 1

Tema: Tabla de Retención Documental y FUID 46 asistentes.

SEPTIEMBRE

Reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo para tratar los siguientes temas: Evaluación Solicitudes de Eliminación, Presentación ajustes al Plan de Conservación Documental, Ley 1409/2010. Ejercicio Profesional de la Archivística, Resolución 0629 de 2018 DAFP, 1er Foro de Gestión Documental y Fondos Acumulados Entidad Adaptada de Salud.

Reunión Equipo Técnico de Archivo, socialización de: Plan de trabajo Archivístico, Plan de conservación, Plan de mejoramiento Archivístico AGN, Formato índice para series simples, Formato referencia cruzada, Formato testigo documentales, Uso de sellos en los documentos, Informe seguimiento planilla de aseo, Archivos del municipio e inventarios documentales y Escuela de gestión documental.

Participación del proceso en las jornadas de sensibilización y capacitación de las herramientas de Arquitectura Empresarial, TOGAF y MEGA Hopex.

Imágenes digitalizadas 417.410

Expedientes organizados 5.675 de los siguientes organismos:

• Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación
• Secretaría de Gobierno
• Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicación
• Departamento Administrativo de Control Interno
• Secretaría de Cultura
• Departamento Administrativo de Hacienda
• Secretaría de Deporte y Recreación
• Secretaría de Vivienda y Hábitat
• Secretaría de Seguridad y Justicia

Jornada de Sensibilización y organización de puestos de trabajo: 115 Kilos papel menos en el Departamento Administrativo de Contratación Pública y 051 Kilos papel menos en la Secretaría de Infraestructura.

Escuela de Gestión Documental 1

Tema: Registro de Activos de Información - Índice de Información Clasificada y Reservada. 54 asistentes.

Se realizó y actualizó la caracterización del Procesos de Gestión Documental en un nuevo ciclo de aplicación del PHVA

OCTUBRE

Reunión ordinaria del Comité Interno de Archivo para tratar los siguientes temas: Aprobación del Plan de Conservación Documental.

Inicio de jornadas de evaluación de propuestas para la adjudicación del Sistema de Gestión de Contenido Empresarial y de Procesos, y el diseño, modelado e implementación sobre éste del sistema de gestión documental y correspondencia del Municipio de Santiago de Cali

Puesta en común instrumento de recolección de información para el procedimiento de Registro de Activos de Información.

Realización del 1er Foro de Gestión Documental “Documento Electrónico” en el Centro Cultural de Cali. Participantes: 83 entidades del ente territorial Asistentes: 408 personas.

Presentación de los resultados de la fase 3 Dominios de información en Arquitectura Empresarial con la firma Grow Data.

Preparación de requisitos y evidencias para la auditoría de certificación ISO 9001:2015 con el ICONTEC.

Participación videoconferencia Archivo General de la Nación.

Imágenes digitalizadas 363.671

Expedientes organizados 2.826 de los siguientes organismos:

• Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación
• Secretaría de Gobierno
• Departamento Administrativo de Hacienda
• Secretaría de Cultura
• Secretaría de Seguridad y Justicia
• Secretaría de Educación

Jornada de Sensibilización y organización de puestos de trabajo: 162 Kilos de papel menos en la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios y 712 Kilos de papel menos en el Departamento Administrativo de Planeación.

NOVIEMBRE

Reunión Equipo Técnico de Archivo, socialización de: Balance primer foro gestión documental – documento electrónico, Creación consejo superior de desarrollo administrativo, Adopción de las TRD de la Alcaldía de Santiago de Cali

Revisión de los entregables de Arquitectura Empresarial – Dominios de información basada en la metodología DAMA.

Imágenes digitalizadas 436.444

Escuela de Gestión Documental 1

Tema: Fondos Acumulados – Sistema Integrado de Conservación – Reconstrucción de Expedientes. 82 asistentes.

Expedientes organizados 5.417 de los siguientes organismos:

• Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación
• Secretaría de Gobierno
• Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana
• Secretaría de Educación
• Departamento Administrativo de Hacienda
• Secretaría de Seguridad y Justicia
• Secretaría de Vivienda y Hábitat
• Departamento Administrativo de Control Interno Disciplinario
• Secretaría de Movilidad

Jornada de Sensibilización y organización de puestos de trabajo: 122 Kilos papel menos en el Departamento Administrativo de Control Interno Disciplinario, 129 Kilos papel menos en el Departamento Administrativo de Hacienda, 176 Kilos papel menos en la Secretaría de Gobierno, 414 Kilos papel menos en la Secretaría de Seguridad y Justicia y 12 Kilos papel menos en la Secretaría de Gestión del Riesgo de Emergencias y Desastres.

DICIEMBRE

Reunión Equipo Técnico de Archivo, socialización de: Evaluación vigencia 2018 y Socializar Plan de acción vigencia 2019.

Jornadas de aclaración de requerimientos del SGDEA y requisitos del documento electrónico en desarrollo de la implementación de un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial y de Procesos, y el diseño, modelado e implementación sobre éste del sistema de gestión documental y correspondencia del Municipio de Santiago de Cali

Mesa técnica de lineamientos de Arquitectura Empresarial aplicados a la Gestión Documental como proceso transversal de la entidad y administración de los Dominios de Información.

Rendición de cuentas del proceso al Director del Departamento Administrativo de Desarrollo e innovación Institucional.

Imágenes digitalizadas 209.203

Expedientes organizados 1714 de los siguientes organismos:

• Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación
• Departamento Administrativo de Planeación
• Departamento Administrativo de Hacienda
• Secretaría de Movilidad
• Secretaría de Salud
• Secretaría de Educación
• Departamento Administrativo de Gestión Jurídica Pública
• Secretaría de Infraestructura
• Secretaría de Paz y Cultura Ciudadana
• Secretaría de Gobierno
• Secretaría de Deporte y Recreación
• Secretaría de Seguridad y Justicia
• Secretaría de Cultura
• Secretaría de Turismo
• Secretaría de Vivienda y Hábitat

Jornada de Sensibilización y organización de puestos de trabajo: 151 Kilos papel menos en el Departamento Administrativo de Gestión Jurídica Pública, 321 Kilos papel menos en la Secretaría de Educación y 108 Kilos papel menos en la Secretaría de Bienestar Social.