Arquitectura Empresarial

La Alcaldía de Cali sigue mejorando sus procesos desde que inició su transformación digital aplicando la Arquitectura Empresarial AE

La Alcaldía Distrital de Santiago de Cali en el año 2017, en busca de una metodología que apoyara la búsqueda constante de la eficiencia, a través de la Transformación Digital y en pro del cumplimiento de los objetivos institucionales, inició el estudio de los más importantes referentes mundiales en el campo de la AE.

Con los resultados del estudio y una consultoría de expertos, la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali, desarrolló un modelo de gestión basado en la Arquitectura Empresarial (AE) en el que se propuso alinear e integrar sus procesos, sus recursos tecnológicos, y sus datos y aplicaciones para desarrollar estrategias que permitieran cumplir el Plan de Desarrollo, respondiendo a la política de Gobierno Digital. Todo esto, con el objetivo de mejorar el desempeño administrativo, el servicio al ciudadano y la efectividad para enfrentar la demanda de servicios a través de la revisión de los procesos en la entidad con el aprovechamiento de las tecnologías de la información y los datos.

¿Qué es la Arquitectura Empresarial?

Es un marco de referencia que permite alinear, integrar e inter-operar los componentes de la entidad con la planeación estratégica, a través de los lineamientos del Dominio de Planeación de la Arquitectura (Negocio), Dominio de Arquitectura Misional (Negocio), Dominio de Información, Dominio de Sistemas de Información, Dominio de Infraestructura Tecnológica, Dominio de Seguridad y Dominio de Uso y Apropiación;  logrando fortalecer las capacidades mediante el Modelo de Operación por Procesos, para lograr la articulación de todas las capacidades de la entidad, empezando por los componentes estratégicos (Procesos, Estructura Organizacional, Servicios, entre otros), con las Tecnologías de la Información (TI) (gestionando la integralidad e interoperabilidad de las TI) con otros instrumentos claves para el cumplimiento de la Misión de la entidad, apuntando a avanzar en el logro de la Visión de la entidad, aportando con ello, la adopción del Modelo de Gestión de Arquitectura Empresarial y a la implementación de la Política de Gobierno Digital.

Esta práctica se concentra en el análisis integral de la entidad, por lo que su implementación, promueve una visión de diferentes perspectivas que permiten obtener el estado deseado de la entidad, al evaluar y diagnosticar el estado actual de ésta, suministrando los insumos necesarios para poder trazar una ruta de transformación digital.

La Alcaldía de Cali mediante la Arquitectura Empresarial busca que todas las dependencias internas, entidades descentralizadas y demás organismos del estado que interactúan con ella, puedan estar alineadas y puedan interactuar mejor entre ellas para prestar un mejor servicio al ciudadano.

El camino a la transformación: objetivos para el 2022

Esta práctica ha traído innumerables beneficios para la entidad, entre los cuales se destacan, la posibilidad de identificar oportunidades para mejorar los procesos, además de abordar y solucionar los problemas complejos que se pueden presentar. También, se ha propiciado el direccionamiento de iniciativas para reducir los costos y los riesgos en los procesos, y así, generar mayor agilidad en la entrega de servicios a la comunidad. Además, la Arquitectura Empresarial - AE trabaja de la mano con el Estándar para el Modelado de Procesos de Negocios - BPM, por sus siglas en inglés, que es básicamente, un lenguaje de uso internacional direccionado al modelado de los procesos de negocio.

Para el 2022, se espera avanzar en la modernización institucional, a partir de una metodología que permita la transición de los procesos a la diagramación en Notación BPM. Actualmente hay cinco procesos diagramados en esta Notación - BPM, por lo que se espera que durante el año más procesos puedan asumir esta transición, para esto, se planea trazar una ruta de implementación que logre una transición más eficiente, coordinada y transparente.

Para esto, será necesario realizar estrategias que promuevan el uso y la apropiación de la AE, junto al BPMN, dado que, las estrategias de transformación digital sólo son posibles cuando el talento humano de la entidad es capaz de asumir los cambios, y este aspecto se fortalece únicamente, con la formación y el acompañamiento.

En ese sentido, se pretende realizar jornadas de capacitación y sensibilización relacionadas con el uso estratégico de los recursos digitales, que faciliten a los funcionarios públicos utilizar las Tecnologías de la Información, para acelerar la transformación digital y poder llevar sus procesos al siguiente nivel. Por otro lado, las actividades realizadas para determinar la prioridad de los procesos para ser diagramados en en Notación BPM, fue:  

Informe de priorización:

Te invitamos a consultar el informe de priorización donde encontrarás información pertinente sobre la herramienta Matriz de Priorización de Procedimientos a la Transición a BPMN. Puedes descargar el informe en el siguiente link: 

Los Procesos que ya cuentan con sus procedimientos en Notación BPM, son:

-    Planeación Institucional

-    Servicios de Deporte y Recreación

-    Atención a la Comunidad y Grupos Poblacionales

-    Gestión Jurídica

-    Información Estratégica

Los procesos que al finalizar el año 2022 contarán con sus procedimientos en Notación BPM, serán:

-    Administración de Bienes Inmuebles, Muebles y Automotores

-    Gestión Contractual

-    Gestión Tributaria

-    Administración de Tesorería

-    Atención al Usuario

-    Servicios Públicos

Otros Logros:

-       Establecimiento de las Mesas Transitorias de Arquitectura Empresarial para la presente vigencia, desde el nivel Directivo y del nivel operativo.

-       Realización de asistencias técnicas lo cual incrementa capacidades en los servidores públicos para el entendimiento de la notación de los diagramas en BPMN.

-       Establecimiento de capacidades en más servidores públicos para la diagramación en notación BPM utilizando la herramienta FOREST Modeler BPMS.

-       Subproceso estratégico para la Gestión del Modelo de Gestión de Arquitectura Empresarial.

Lo que queremos lograr: