Vigencia 2019

Informe de Gestión del Consejo Departamental de Archivos de Santiago de Cali (Primer Semestre año 2019).

Dando cumplimiento al Artículo 2.8.2.1.9. Numeral 6, del Decreto No. 1080 del 26 de mayo del 2015, discriminado de la siguiente manera:

ENERO

Imágenes digitalizadas por organismo en el periodo comprendido del 02 al 31 de enero de 2019 en 5 organismos de la Administración Municipal, las cuales de entregan con encuesta de satisfacción realizada a cada organismo..

Expedientes organizados por el Grupo de Apoyo de Gestión Documental en 2 organismos de la Administración Municipal, es de anotar que el personal de apoyo ingreso a laborar a partir de la del día 15 de enero.

Capacitaciones

No se realizaron capacitaciones sin embargo se organizo el cronograma previa revisión de los informes de auditoria evidenciando los aspectos débiles de cada organismo.

Se consolidó el informe de Gestión del Consejo Departamental de Archivos de Santiago de Cali (segundo Semestre del 2018), el día 17/ene/2019 con radicado No. 201941370300000161.

Se realizó cronograma para tratar tema de Actualización de la Matriz Activos de Información con los delegados de los diferentes organismos del municipio.

FEBRERO

Imágenes digitalizadas en el 01 al 28 de febrero 2019 en 7 organismos de la Administración Municipal, las cuales de entregan con encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Expedientes organizados por el Grupo de Apoyo de Gestión Documental en 3 organismos de la Administración Municipal.

Se realizó la primera Escuela de Gestión Documental, el día 22 de febrero de 2019, la cual contó con 107 asistentes, se trataron los siguientes temas: Procedimiento para la Digitalización de Documentos, ¿Que es el Formato único de Inventario (FUID)? y su diligenciamiento.

Se realizaron las siguientes capacitaciones.

Se realizó la primera Reunión del Equipo Técnico de Archivo-ETA, en el Salón 218 del Centro Cultural de Cali, donde se trató el tema de las funciones del ETA para el 2019 y se hizo el sorteo de reunión del Informe Mensual por parte de los diferentes organismos. De igual forma se compartió el cronograma de actividades, teniendo en cuenta que se harían reuniones por grupos y que debían presentar un informe donde se especificaran los avances y dificultades que cada organismo tenga en relación al Programa de Gestión documental.

De igual forma se socializó el cronograma de reuniones para el semestre. Ver cuadro

En estas reuniones, se trataron adicionalmente los siguientes temas:

• La automatización de procesos y procedimientos, la modernización del Sistema de Gestión Documental y la automatización de Trámites y Servicios.

• Divulgación y lineamientos de Gestión Documental.

• Garantizar la Clasificación, Ordenación y Depuración de documentos

• Circulares, Plantillas Oficiales, Digitalización de Documentos de Archivo

• Inducción y Reindución

• Centros de Correspondencia

• Eliminación de Documentos

• Fondos Acumulados

• Tabla de Retención Documental-TRD

• Implementación de Firma Mecánica

Asesoría al Hospital Benjamín Barney E.S.E Florida- Valle en TRD y su relación con los sistemas integrados de gestión y control

MARZO

Imágenes digitalizadas en el 01 al 29 de marzo 2019 en 7 organismos de la Administración Municipal, y el respectivo diligenciamiento de la encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Se programó el acompañamiento en organización de expedientes, por el Grupo de Apoyo de Gestión Documental en 4 organismos de la Administración Municipal, relacionados en la gráfica.

Realización de 13 jornadas de capacitación a diferentes organismos, los cuales se relacionan a continuación.

Se realizó la Segunda Escuela de Gestión Documental, el día 21 de marzo de 2019, con un total de 113 asistentes, en el cual se trataron los siguientes temas: Políticas del sistema de Gestión Documental (Orfeo), Políticas de Gestión Documental (Vídeo), Centros de Documentación (vídeo), Formas de Ingresar a la Herramienta Orfeo, Uso de Orfeo Express 1.1. La Ingeniera Diana Rueda del Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones hablo sobre la nueva herramienta para el sistema de Gestión Documental (SGDEA).

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

Asesoría a la Subsecretaría de Atención Integral a Victimas (Aclarar situación sobre los archivos de violaciones a los DDHH)

ABRIL

Se realizó la digitalización de imágenes de archivo del 01 al 30 de abril 2019, en 7 organismos de la Administración Municipal, y el respectivo diligenciamiento de la encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Se programó el acompañamiento en organización de expedientes, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental en 9 organismos de la Administración Municipal. Observar gráfica.

Realización de 6 jornadas de capacitación a diferentes organismos, los cuales se relacionan a continuación.

Se realizó la Tercera Escuela de Gestión Documental, el día 25 de abril de 2019, con un total de 88 asistentes, en el cual se trataron los siguientes temas: Políticas del sistema de Gestión Documental, Conformación Centros de Documentación y Correspondencia.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

MAYO

Se realizó la digitalización de imágenes de archivo del 02 al 31 de mayo 2019, en 7 organismos de la Administración Municipal, y el respectivo diligenciamiento de la encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Se adelantó la organización de expedientes, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental en 7 organismos de la Administración Municipal. Observar gráfica.

Se realizaron Asesorías para tratar temas de: Ajustar el Sistema Orfeo para las Unidades de Correspondencia, Asesoría en TRD a la Red de Salud del Norte Empresa Social del Estado E.S.E, Realizar Asesoría en Conformación de expedientes al proyecto Mi Comunidad es Mi Escuela - Secretaria de Educación y consultar el proceso de Eliminación Documental.

Realización de 3 jornadas de capacitación a diferentes organismos, los cuales se relacionan a continuación.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

Se realizó la Cuarta Escuela de Gestión Documental, el día 23 de Mayo de 2019, con un total de 116 asistentes, en el cual se trataron los siguientes temas: Tablas de Retención Documental TRD y Conformación de Expedientes.

Se realizaron Asesorías para tratar temas de: Ajustar el Sistema Orfeo para las Unidades de Correspondencia, Asesoría en TRD a la Red de Salud del Norte Empresa Social del Estado E.S.E, Realizar Asesoría en Conformación de expedientes al proyecto Mi Comunidad es mi Escuela-Secretaria de Educación y consultar el proceso de Eliminación Documental.

JUNIO

Se realizó la digitalización de imágenes de archivo del 03 al 28 de junio 2019, en 8 organismos de la Administración Municipal, y el respectivo diligenciamiento de la encuesta de satisfacción realizada a cada organismo

Se adelantó la organización de expedientes, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental en 7 organismos de la Administración Municipal. Observar gráfica.

Realización de 10 capacitaciones a los diferentes Organismos de la Administración Municipal, orientadas a la superación de hallazgos identificados en las auditorías internas y externas.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

Se realizó la quinta Escuela de Gestión Documental, el día 20 de junio de 2019, la cual contó con 137 asistentes, en el cual se trataron los siguientes temas: Reconstrucción de Expedientes, Conformación de Expedientes y Eliminación de Archivos.

Se realizaron Asesorías y mesas de trabajo para tratar temas de: Mecanismos de seguridad de los Data Center, Implementar Información con Macro proyectos para la nueva Plataforma de Orfeo, Reconstrucción de expedientes. Acuerdo 007 AGN, entre otros.

Resumen General Actividades Desarrolladas en el 1^er semestre 2019:

Para el periodo comprendido de Enero a Junio de 2019 se realizó el apoyo a los diferentes organismos de la Administración organizando 17.296 expedientes. (Ver Cuadro y gráfica)

Para el periodo comprendido de Enero a Junio de 2019 se realizo la digitalización de 2.294.026 expedientes, a los diferentes organismos de la Administración. (Ver Gráfica)

De igual manera en el periodo comprendido se realizaron diferentes actividades para la divulgación y fortalecimiento de la función archivística al interior de la entidad:

Se realizaron mesas de trabajo para realizar el diligenciamiento de Matriz de Activos de Información de los diferentes organismos o dependencias de la Administración Central de Cali, este proceso cuenta con sus respectivas actas y listados de asistencia.

En el primer semestre del 2019, se realizaron 6 solicitudes de eliminación por los diferentes organismos así:

1. Proceso de Gestión y Desarrollo Humano - DADII

2. Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación.

3. Secretaría de Cultura -Unidad Administrativa Especial Teatro Municipal

4. Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios.

5. Secretaría de Paz y Cultura Ciudadana

6. Secretaría de Seguridad y Justicia

Una vez recibidas se procedió a realizar visita en sitio para verificar el estado de la documentación que se pretende eliminar Vs FUID.

De las 6 solicitudes ninguna aplicó para eliminar por cuanto no reunieron los requisitos establecidos en el Acuerdo 004 de 2019 y el Procedimiento establecido en la entidad.

La subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, realizó la divulgación y se sensibilizo frente a las políticas de Gestión Documental adoptadas en la entidad.

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Informe de Gestión del Consejo Departamental de Archivos de Santiago de Cali (Segundo Semestre año 2019).

Dando cumplimiento al Artículo 2.8.2.1.9. Numeral 6, del Decreto No. 1080 del 26 de mayo del 2015, discriminado de la siguiente manera:

JULIO

Imágenes digitalizadas de 8 organismos de la administración durante el periodo comprendido del 01 al 31 de julio, las cuales de entregan con encuesta de satisfacción a cada organismo.

Expedientes organizados por los Gestores Documentales en 4 organismos de la Administración Municipal.

Se presentó informe de Gestión del Consejo Departamental de Archivos de Santiago de Cali (Primer Semestre del 2019), el día 08/jul/19 con radicado No. 201941370300003741

Capacitaciones

25 de Julio de 2019, se realizó la Sexta Escuela de Gestión Documental, con 219 asistentes, en la que se trataron los siguientes temas: Para que sirven los Instrumentos Archivisticos, Proceso de Gestión Documental y Tabla de Valoración.

04 de Julio de 2019, se realizó la reunión del Equipo Técnico de Archivo-ETA, donde se evidenciaron los avances del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, Secretaría de Seguridad y Justicia y Secretaria de Educación,  la cual contó con 32 asistentes.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:   

AGOSTO

Imágenes digitalizadas en el 01 al 30 de agosto 2019, en 6 organismos de la Administración Municipal, las cuales de entregan con encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Expedientes organizados por los Gestores Documentales en 4 organismos de la Administración Municipal.

Para el periodo del mes de Agosto se realizaron las siguientes capacitaciones.

El día 01 de agosto de 2019, se realizó la reunión del Equipo Técnico de Archivo-ETA, evidenciando los avances del Departamento Administrativo de Contratación Pública, Secretaria de Salud Publica y Secretaria de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana la cual contó con 37 asistentes.

Para el día 20 de agosto de 2019, se realizó la Séptima Escuela de Gestión Documental, con 125 asistentes, en la que se trataron los siguientes temas: Fondos Acumulados, Plan de Trabajo Archivistico, Sistema Integrado de Conservación - SIC, Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación a largo Plazo.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo: 

SEPTIEMBRE

Imágenes digitalizadas en el 02 al 30 de septiembre 2019 en 7 organismos de la Administración Municipal, las cuales de entregan con encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Para el mes septiembre se hizo la organización de expedientes, por los Gestores Documentales en 3 organismos de la Administración Municipal, relacionados en la gráfica.

Para el periodo del mes de Septiembre se realizaron las siguientes capacitaciones.

El día 05 de septiembre de 2019, se realizó la reunión del Equipo Técnico de Archivo-ETA, evidenciando los avances del Departamento Administrativo de Gestión  Jurídica Pública, Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios y la secretaria de Desarrollo Económico la cual contó con 32 asistentes.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

OCTUBRE

Se realizó la digitalización de imágenes de archivo del 01 al 31 de octubre 2019,  en 7 organismos de la Administración Municipal, a las cuales se les realizó una encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Para el mes octubre se hizo la organización de expedientes, con el apoyo de los Gestores Documentales en 3 organismos de la Administración Municipal. Observar gráfica.

El día 11 de octubre se llevo a cabo el II Foro de Gestión Documental ¨El Archivo y su Aporte en los Derechos Humanos”, en el Auditorio Principal del Centro Cultural de Cali, en el cual se inscribieron 405 personas de las cuales 231 asistieron al evento.

Para el día 17 de Octubre de 2019, se realizó la Octava Escuela de Gestión Documental, la cual contó con 71 asistentes, en la que se trataron los siguientes temas: Instrumentos de Gestión de la Información, Registros de Activos de Información, Indice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación y Programa de Gestión Documental.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

Se realizo asesoría al Departamento Administrativo de Planeación Municipal

NOVIEMBRE

Se realizó la digitalización de imágenes de archivo del 01 al 29 de Noviembre 2019,  en 4 organismos de la Administración Municipal, a las cuales se les realizó una encuesta de satisfacción realizada a cada organismo

Para el mes Noviembre se hizo la organización de expedientes, por los Gestores Documentales en 3 organismos de la Administración Municipal. Observar gráfica.

Para el periodo del mes de Noviembre se realizaron las siguientes capacitaciones.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

El día 14 de Noviembre de 2019, se realizó la Octava Escuela de Gestión Documental, la cual contó con 71 asistentes, en el cual se trataron los siguientes temas: Instrumentos de Gestión de la Información, Registros de Activos de Información, Indice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación y Programa de Gestión Documental

El día 15 de noviembre de 2019, se realizó la reunión del Equipo Técnico de Archivo-ETA, donde se evidenciaron los avances del Departamento Administrativo de Planeación Municipal y  Secretaria de Infraestructura la cual contó con 23 asistentes.

DICIEMBRE

Se realizó la digitalización de imágenes de archivo del 02 al 26 de Diciembre 2019,  en 4 organismos de la Administración Municipal, a las cuales se les realizó una encuesta de satisfacción realizada a cada organismo.

Para el mes diciembre se hizo la organización de expedientes, por los Gestores Documentales en 1 organismos de la Administración Municipal. Observar gráfica.

Jornada de Eficiencia Administrativa y Organización de Puestos de Trabajo:

El día 06 de Diciembre de 2019, se realizó la reunión del Equipo Técnico de Archivo-ETA, donde se evidenciaron los avances del Departamento Administrativo de Control Interno, Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios y DAGMA la cual contó con  21 asistentes.

Resumen General Actividades Desarrolladas
en el II semestre 2019:

Para el periodo comprendido de Julio a Diciembre de 2019 se realizo la digitalización de 763.356 imágenes de archivo y 1.290.918 imágenes de apoyo, a los diferentes organismos de la Administración. (Ver Gráfica)

Meses	Imagenes de Archivo
Julio	344187
Agosto	266147
Septiembre	311125
Octubre	246517
Noviembre	193040
Diciembre	103641
Total	763356

Meses	Meta	Imagenes de Archivo	%
Julio	166666	165822	99%
Agosto	166666	84763	51%
Septiembre	166666	69875	42%
Octubre	166666	166665	100%
Noviembre	166666	180628	108%
Diciembre	166666	95603	57%

Para el periodo comprendido de Julio a Diciembre de 2019 se realizo el apoyo por los Gestores Documentales en los organismos de la Administración Municipal 51.245 Observar gráfica.

En el Segundo semestre del 2019, se realizaron 15 solicitudes de eliminación por los diferentes organismos.

Una vez recibidas se procedió a realizar visita en sitio para verificar los documentos físicos a eliminar Vs FUID.

De las 7 solicitudes fueron aprobadas para su eliminación que cumplieron los requisitos establecidos en el acuerdo  004 de 2019 y el Procedimiento establecido en la entidad.

1. Secretaria de seguridad y justicia
2. Subdirección de Catastro Municipal
3. Departamento Administrativo de Contratación Pública
4. Secretaría del Deporte y la Recreación
5. Subdirección de Tesorería Municipal
6. Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional
7. Secretaria de Cultura

De igual forma 8 no aplicaron para eliminar por cuanto no reunieron los requisitos establecidos en el Acuerdo 004 de 2019 y el Procedimiento establecido en la entidad.

1. Secretaria de Infraestructura
2. Departamento Administrativo de Hacienda  Municipal- Subdirección de Tesorería
3. Secretaría del Deporte y la Recreación
4. Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad
5. Secretaría de Cultura
6. Secretaría de Seguridad y Justicia
7. Secretaria de Gobierno
8. Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

La subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, realizo la divulgación y se sensibilizo frente a las 13 Políticas de Gestión Documental adoptadas en la entidad.

Finalmente y no menos importante se realizó la instalación del nuevo sistema de Gestión documental MiraVe “Modelo Integral de Respuesta Amable, Versátil y Eficaz”  desarrollado en java bajo el modelo BPM (Business Process Management) sobre un repositorio de información ECM (Enterprise Content Management) administrado por ORACLE, desarrollado a la medida, recogiendo las expectativas de los usuarios sobre su experiencia con el anterior sistema de gestión documental y sus oportunidades de mejora.