Memoria Institucional y Gestión de Lecciones Aprendidas

1. Gestión de Lecciones Aprendidas

La Secretaría de Salud Pública Distrital de Cali, en cumplimiento de los lineamientos de la Función Pública y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), establece el proceso de lecciones aprendidas como un eje transversal para la toma de decisiones. Este ejercicio técnico permite documentar las experiencias derivadas de la ejecución de políticas, planes y proyectos, transformando la información empírica en conocimiento institucional. A través de este análisis, se garantiza la optimización de los procesos y la mitigación de riesgos en la prestación de los servicios de salud.

En el marco de la mejora continua y bajo los parámetros de la NTC-ISO 9001, se ha implementado un sistema de registro que identifica las brechas entre los resultados esperados y los obtenidos. Este análisis sistemático permite que la entidad no solo corrija desviaciones operativas, sino que institucionalice las mejores prácticas. La gestión del conocimiento aquí plasmada asegura que el capital intelectual de la Secretaría se preserve, evitando la duplicidad de errores y fortaleciendo la eficiencia administrativa en favor del ciudadano.

La implementación de estas lecciones ha permitido robustecer la vigilancia en salud pública y la gestión del riesgo financiero y operativo. La evidencia técnica recolectada en territorio se ha traducido en ajustes normativos internos y en la actualización de protocolos de atención, asegurando que la respuesta institucional sea coherente con la dinámica social de Cali. Este enfoque garantiza que la administración pública actúe bajo principios de economía, celeridad y eficacia, optimizando el uso de los recursos públicos asignados.

Finalmente, el proceso de transferencia de lecciones aprendidas fomenta una cultura organizacional basada en la transparencia y la rendición de cuentas. Al poner a disposición de las partes interesadas estos hallazgos, la Secretaría de Salud cumple con los estándares de Gobierno Digital y acceso a la información. Este documento constituye un insumo fundamental para la planificación estratégica de futuros periodos, asegurando una transición de conocimiento que garantice la sostenibilidad de los programas de salud pública en el Distrito.

Herramientas de Captura (Tácito a Explícito)

Para evitar la fuga del conocimiento, utiliza estos mecanismos prácticos:

• Entrevistas de Retiro de "Expertos": Si un funcionario clave se va, graba una sesión donde explique los nudos críticos de su proceso.
• Lecciones Aprendidas: Al finalizar cada jornada de vacunación, auditoría o programa, documentar: ¿Qué salió mal? ¿Cómo lo solucionamos? ¿Qué no debemos repetir?
• Mapas de Conocimiento: Identificar quién sabe qué dentro de la Secretaría para crear un directorio de "referentes técnicos".

2. Memoria Institucional

Es el conjunto de saberes, activos intelectuales, datos e historias que la entidad logra documentar y preservar a lo largo del tiempo. Es el "patrimonio intelectual" de la organización.

• El objetivo: Que el conocimiento sea de la entidad y no de las personas.
• Formatos: No son solo archivos; incluye lecciones aprendidas, buenas prácticas, bases de datos y manuales explicados.

La Memoria Institucional es la herramienta principal para mitigar la Fuga del Conocimiento.

¿Relación estrecha o diferencia?

Tienen una relación estrecha y crítica. Se pueden entender como las dos caras de la gestión del conocimiento:

2024

2025