Aplicativo para trámites de cuentas de cobro -

Secretaria de infraestructura

Nombre experiencia

Aplicativo para trámites de cuentas de cobro

De que se trata:

Garantizar al contratista el estado en línea de su cuenta de cobro y hacer más dinámico y expedito el proceso de elaboración de las cuentas de cobras

Contacto: Líder Experiencia

BETY NOBOA PRADO

E-mail Líder

bety.noboa@cali.gov.co

Problemática

No existe una trazabilidad para las cuentas de cobro de los contratistas, existe desorganización en los documentos soporte de las cuentas. No hay control de tiempos para el personal asignados para su revisión y aprobación. Se genera aglomeración del personal de contratistas para radicar su cuenta y un gasto excesivo de papel para imprimir. Se generan múltiples quejas y reclamos por parte de los contratistas ante el secretario de Despacho y el desgaste administrativo para el personal que recepciona las cuentas físicas y finalmente un sinnúmero de devoluciones por parte de Hacienda Pública y las demás en los pagos a los contratistas.

Logros Obtenidos

Permitir agilizar el proceso de trámite de cuentas de cobro de los Contratistas de la Secretaría de Infraestructura a través de la implementación de una herramienta tecnológica.

Impacto y Beneficiarios

800 contratistas de la Secretaría de Infraestructura y Talleres del Municipio presentando sus cuentas de cobro en línea, se optimiza el tiempo de entrega y ahorro de papel, Proceso de revisión de 800 cuentas de cobro de contratistas realizada en orden de llegada y controlado por la aplicación, queda la trazabilidad el tiempo en el sistema, disminución de errores y devoluciones de cuentas de cobro de los contratistas por parte del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.

En que consiste la experiencia

Implementar herramienta WEB que permita el acceso de los Contratistas en un perfil específico para radicar los soportes de su cuenta, garantizando al contratista el estado en línea en línea de tiempo de su cuenta de cobro y notificar a través de correo electrónico el estado de la revisión de la cuenta de cobro

Indicar cuando surgió la experiencia

Desde la pandemia y estado de Emergencia Sanitaria con relación a la contabilización y radicación de cuentas por pagar a proveedores y acreedores fiñaneros, bienes y servicios: La Secretaría de Infraestructura ha desarrollado el aplicativo “trámite de cuentas por pagar a contratistas” con el fin de facilitar el proceso y habilitar el registro virtual de la documentación requerida para gestionar el pago de cuotas de los contratos que finalizan en el mes de abril de 2020.

Implementación de la experiencia

Fase inicial del Diagnóstico:

Se hace perentorio la necesidad de implementar una herramienta tecnología para agilizar el proceso de tramite de cuentas de cobro del personal contratista.

Fase de Promoción:

Al interior de la Secretaría de Infraestructura se socializó la necesidad de implementación de un aplicativo que mejorara el proceso de elaboración de las cuentas de cobro del personal contratista.

Fase de Selección:

Se realiza un análisis que arroja como resultado una serie de devoluciones por parte del Departamento de Hacienda Municipal y un atraso o demora en el pago al personal contratista.

Fase de Alianzas:

Financiación y presupuesto

La implementación de la presente experiencias se acoge a los lineamientos y recursos aprobados en el Plan de Desarrollo 2020 – 2023 y al Presupuesto Anual de Inversión aprobado por el Concejo Municipal de Santiago de Cali y sancionado por el Sr. Alcalde.