Sistema de Gestión de Calidad 2021
Lo invitamos a realizar un recorrido por el desarrollo de cada uno de los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015, representados en productos institucionales correspondientes a la vigencia 2021. Para ver cada producto hacer clic en el documento de su interés.
4.
La identificación del contexto es el punto de partida para la planificación; abarca cuatro aspectos clave del sistema de gestión: conocimiento de la organización y de su contexto, comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad, y sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
4.1 La organización y su contexto
La Alcaldía de Santiago de Cali, para la actualización de la identificación de su contexto tuvo en cuenta los siguientes factores: I) para el contexto externo, los factores: político, económico, social, tecnológico, ambiental, y comunicación externa; II) para el contexto externo, los factores: estratégicos, procesos, personal, financiero, tecnológico, y comunicación interna; III) para el contexto del proceso, los factores: diseño del proceso, interacciones con otros procesos, comunicación entre los procesos, transversalidad, procedimientos asociados, y responsables del proceso.
A su vez, cada proceso identificó de acuerdo a la naturaleza de cada factor (interno o externo), las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, a partir de las cuales se generan diferentes acciones orientadas al cumplimiento de sus respectivos objetivos.
Contiene la descripción de las debilidades, oportunidades, fortalezas y las amenazas de la entidad, referente a los diferentes factores en los componentes externo e interno.
La descripción del contexto de cada proceso se ve reflejado en el mapa de riesgos por proceso, los cuales se pueden consultar en el link: https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/158588/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano---2021/
Así mismo, la entidad efectúa seguimiento cuatrimestral a su contexto como parte de la revisión de los riesgos asociados a los procesos, acorde a los lineamientos emitidos por la Subdirección de Gestión Organizacional, como coordinadora del sistema de gestión y control integrado de la entidad.
4.2 Las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
La Alcaldía de Santiago de Cali actualizó la identificación de sus partes interesadas, con el fin de proporcionar los servicios o productos que satisfagan los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios aplicables; y a su vez, realiza seguimiento y revisión de estas partes interesadas de forma periódica.
Este ejercicio se realizó teniendo en cuenta las siguientes variables: necesidades, expectativas, compromisos de la Alcaldía (¿a qué se compromete la entidad?), evidencias de cumplimiento (compromisos), riesgo(s) asociado(s) al cumplimiento del compromiso de la parte interesada, y el nombre del organismo que identificó la parte interesada.
Presenta la información sobre las partes interesadas identificadas por la entidad, sus necesidades, expectativas, compromisos adquiridos para satisfacer dichas necesidades y evidencias del cumplimiento a los compromisos adquiridos.
4.3 Establecimiento del alcance del Sistema de Gestión de Calidad.
La entidad ha determinado el alcance del sistema de gestión, teniendo en cuenta su contexto, los requisitos pertinentes de sus partes interesadas, los productos y servicios suministrados, y las actividades propias de su misionalidad.
Para determinar el alcance del sistema de gestión de calidad para la vigencia 2021 se tuvo en cuenta lo estipulado en las circulares con casos No. 7297 del 19 de enero de 2021 y No. 28517 del 8 de febrero de 2021, las reuniones efectuadas con los directivos y equipos de trabajo de los distintos organismos que manifestaron su interés en ser parte del alcance de las líneas de servicio certificadas bajo los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015 y los resultados de la auditoría interna No. 35 de evaluación al Sistema de Gestión de Calidad.
De acuerdo a lo anterior, se definió el siguiente alcance del sistema de gestión de calidad para el proceso de certificación bajo los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015 para la vigencia 2021:
Así mismo, se identificó la no aplicación del requisito 8.3 Diseño y Desarrollo; lo anterior dado que ninguna de las líneas de servicio para efectos del cumplimiento de su objetivo requiere diseños en su producto y/o servicio.
Por otra parte, se relaciona a continuación el alcance de otros organismos con certificación del sistema de gestión de calidad vigente.
Secretaría de Salud Pública:
Ejercer la Rectoría en Salud Pública en el Municipio de Santiago de Cali, orientada a: análisis de situación de salud, planificación territorial de salud pública, adopción y adaptación de políticas públicas en salud; gestión del aseguramiento en salud; asistencia técnica, inspección de prestación de servicios en salud; vigilancia del comportamiento de eventos de interés en salud pública; acciones de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, de inspección, vigilancia y control de riesgos sanitarios del ambiente, participación social y gestión comunitaria en salud, así como la gestión del riesgo de salud pública en emergencias y desastres en salud.
4.4 Sistema de Gestión de Calidad
La Alcaldía de Santiago de Cali a la fecha tiene establecido según su mapa de procesos, versión 10, un total de 39 procesos, de los cuales, 6 son estratégicos, 18 misionales, 13 de apoyo, y 2 de seguimiento y evaluación.
Representación gráfica de los procesos de la entidad y su articulación.
5.
En este numeral se presenta la importancia de la alta dirección, la cual debe estar motivada y decidida para plantearse la implementación del sistema de gestión de calidad como un objetivo estratégico en la entidad.
5.1 Liderazgo y compromiso
La alta dirección de la entidad demuestra su liderazgo y compromiso asumiendo un papel activo en promocionar y asegurar la comunicación y seguimiento del desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad.
A continuación se relacionan algunas de las estrategias implementadas:
Rendición de cuentas: los mecanismos o espacios de diálogo son escenarios de encuentro entre los representantes de las entidades públicas que rinden cuentas y los interesados, con el fin de conversar, escuchar a sus interlocutores y crear condiciones para que estos puedan preguntar sobre la información institucional.
Registro del evento de diálogo en el marco de la rendición de cuentas del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional.
5.2 Política
La entidad ha establecido e implementado la siguiente política de calidad apropiada a su propósito y contexto, la cual proporciona un marco de referencia para el establecimiento de objetivos e incluye un compromiso con la mejora continua del sistema de gestión de calidad:
En este documento se establecen los lineamientos que operativizan la política de calidad, a través de los objetivos de calidad y su despliegue en los niveles y funciones pertinentes.
Registro de la reunión del Consejo Superior de Desarrollo Administrativo en la que se aprueba la política y los objetivos de calidad.
5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades
La alta dirección de la entidad ha asignado los roles, responsabilidades y autoridades respectivas para asegurar la eficacia del sistema de gestión de calidad.
Determina la estructura de la Administración Central y las funciones de sus organismos y dependencias, su funcionamiento y su gestión institucional.
Representación gráfica de la estructura organizacional de la entidad.
Decreto que adopta el manual específico de funciones y competencias laborales para los empleos que conforman la planta global de personal de la Administración Central de la Alcaldía de Santiago de Cali.
Dicho manual ha tenido actualizaciones en el tiempo de acuerdo a las modificaciones en la estructura de la entidad, y estos se pueden consultar en el link: http://https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/45542/manual_de_funciones/
6.
La planificación es parte de la gestión de la calidad orientada a establecer los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para lograr los objetivos de calidad.
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades
La entidad ha determinado los riesgos y oportunidades que son necesarios abordar con el fin de asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr los resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir los no deseados y lograr la mejora.
Gestión Integral del Riesgo III Cuatrimestre 2021
Informe que contiene el seguimiento a los reportes efectuados por los líderes de proceso respecto a las herramientas de control (mapas de riesgos, indicadores de proceso, políticas de operación, y plan de control).
Declaración de la alta dirección y las intenciones generales de la entidad con respecto a la gestión del riesgo.
Contiene las oportunidades identificadas por los procesos a partir del análisis del contexto institucional, así como los mecanismos a través de los cuales estas se operativizan.
Informe que contiene el seguimiento a los reportes efectuados por los líderes de proceso respecto a los instrumentos de control (mapas de riesgos, indicadores de proceso, políticas de operación, y plan de control).
Los riesgos asociados a cada uno de los 39 procesos definidos en el Modelo de Operación por Procesos se encuentran publicados en el botón de transparencia en el siguiente enlace:
https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/158588/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano---2021/
Descripción: contiene los riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad de la Información identificados por los procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Seguimiento y Evaluación de la Alcaldía de Santiago de Cali.
6.2 Objetivos de la calidad y planificación
La entidad estableció los siguientes objetivos de calidad, a partir de los cuales se asegura el cumplimiento de la política de calidad:
Los objetivos de la calidad se despliegan en los procesos pertinentes para asegurar su operación.
Documento en el que se observan los objetivos de calidad a los cuales le apunta la entidad y los indicadores por medio de los cuales, se cumple con estos objetivos.
6.3 Planificación de los cambios
Este numeral plantea la necesidad de que la entidad se asegure de que se planifique, introduzca e implemente de manera controlada cualquier cambio propuesto en el sistema de gestión de la calidad.
Documento: Instructivo para la planificación de los cambios
Descripción: Documento en el que se establece la metodología para planificar, implementar y controlar los cambios internos o externos que puedan generarse sobre el sistema de gestión de calidad con el fin de mitigar las afectaciones potenciales que impacten la operación de los procesos y la prestación del servicio.
7.
Este numeral presenta una visión general sobre las actividades de apoyo en un sistema de gestión de la calidad. Se centra en cinco (5) aspectos fundamentales: recursos, competencia, toma de conciencia, comunicación e información documentada.
7.1.2 Personas
El objetivo es garantizar contar con los recursos humanos de la entidad necesarios para la operación y el control de sus procesos. Esto involucra sus cargas laborales, sus competencias para realizar funciones y los roles a desempeñar en el sistema de gestión de la calidad.
Describe las necesidades de personal y define los planes y programas de gestión del talento humano, involucrando aspectos como estructura organizacional, planta de cargos, manual de funciones, sistema de remuneración, planes de bienestar e incentivos.
7.1.3 Infraestructura
El objetivo es garantizar que la entidad cuente con las instalaciones, equipos y servicios necesarios para suministrar de forma regular los productos y servicios conformes a sus grupos de interés.
Este formato relaciona los distintos mantenimientos preventivos adelantados en la entidad, su descripción, localización, actividades, tareas, metas productos, recursos, el seguimiento al plan y el cumplimiento.
Este formato relaciona los distintos mantenimientos realizados en la entidad, la descripción, su ubicación, las actividades y tareas, además de la meta, el producto, los recursos y el seguimiento respectivo.
7.2 Competencia
Este numeral indica que la entidad debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad, asegurar que sean competentes basándose en educación, formación y experiencia, tomar acciones para adquirir la necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas, conservando la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.
En la entidad uno de los mecanismos para fortalecer las capacidades, competencias y habilidades de los servidores públicos es a través del Plan Institucional de Capacitación el cual da respuesta a las necesidades institucionales identificadas.
Describe las acciones de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias y el mejoramiento de los procesos institucionales.
7.4 Comunicación
Este requisito plantea que se deben determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de calidad, que incluya qué comunicar, cuándo comunicar, a quién comunicar, cómo comunicar y a quién comunicar.
En la entidad, se tiene establecido el Plan de Comunicación Organizacional e Informativa- PCOI, como herramienta para la identificación y análisis de las necesidades comunicacionales de las partes interesadas y los intereses de la Entidad frente a sus públicos
Documento que evidencia la identificación y análisis de las necesidades comunicacionales de las partes interesadas y los intereses de la Entidad frente a sus públicos.
Así mismo, desde el proceso Comunicación Pública se cuenta con diferentes documentos que soportan el cumplimiento de este requisito, y se pueden consultar en el link: https://www.cali.gov.co/gobierno/publicaciones/115866/documentos_corporativos/
7.5 Información Documentada
El objetivo es asegurar que la entidad controle su información documentada en cumplimiento de lo establecido por la norma técnica de calidad así como la que la entidad ha considerado necesaria para la eficacia de su sistema de gestión.
La información documentada del sistema de gestión y control integrado de la entidad se encuentra dispuesta en el sistema de información Daruma como Listado Maestro de Documentos Vigentes (LMDV) y puede ser consultada mediante el siguiente enlace: https://sig.cali.gov.co/app.php/portal/tab/1
Contiene los criterios básicos para la elaboración, redacción e identificación de los documentos para la implementación y operación del sistema de gestión y control integrado.
Contiene las instrucciones necesarias para el correcto diligenciamiento de los documentos de caracterización de los procesos del Modelo de Operación por Procesos.
8.
Este capítulo proporciona información sobre los requisitos relativos a los procesos que suministran los productos y servicios de la entidad, y sus interrelaciones correspondientes con clientes y proveedores.
8.1 Planificación y control operacional.
El numeral indica que la entidad debe planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para el suministro de productos y servicios y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, al tiempo debe tener en cuenta los riesgos y oportunidades, los objetivos de calidad, los posibles cambios que se puedan presentar, los requisitos para la prestación del servicio y los requisitos tanto legales como normativos.
Documento que integra los planes institucionales y estratégicos de la entidad.
Botón de Transparencia - Planeación
Descripción: En este apartado se evidencian los planes de cara al ciudadano definidos en el Plan de Desarrollo Municipal “Cali unida por la vida”.
Políticas de operación
Como mecanismo de control operacional en la entidad se encuentran las políticas de operación por proceso, las cuales establecen las guías de acción que permiten la implementación a las estrategias de ejecución de la entidad pública, definiendo los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente definidos.
Las políticas de operación de los procesos se encuentran documentadas en la modelación de los respectivos procesos, los cuales pueden ser consultados en el sistema de información Daruma.
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
Este numeral señala que la entidad debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo que asegure que sus productos y servicios cumplan los requisitos y que defina las características de los productos y servicios.
Para la vigencia 2021 no se dio aplicabilidad a este requisito en razón a las líneas de servicio que hicieron parte en su momento del alcance establecido para certificación.
8.4 Control de los procesos y servicios suministrados externamente
Este requisito plantea que la entidad debe controlar los procesos, productos y servicios que suministra un proveedor externo.
De acuerdo a lo anterior, desde el Departamento Administrativo de Contratación Pública se establecen políticas y mecanismos que facilitan la implementación y seguimiento a algunos de los apartados señalados en la norma técnica de calidad.
Documento que presenta el balance de las estrategias pedagógicas desarrolladas por la Subdirección Gestión del Conocimiento y la Innovación para la difusión y promoción de la política pública de contratación en la Administración Central.
Con el propósito de asegurar una gestión eficaz de la relación con el proveedor, se establecen criterios para su evaluación, selección, seguimiento y reevaluación.
Este documento presenta los resultados reportados por los organismos de la Administración Central Distrital del procedimiento de revaluación de proveedores con corte al 31 de diciembre de 2020.
8.5 Producción y provisión del servicio
Este numeral señala que la entidad debe establecer los controles para suministrar productos y prestar servicios que aseguren que se logren los resultados previstos, reduciendo el potencial de salidas no conformes.
En la entidad, como parte de los documentos de caracterización de los procesos, se tiene el Plan de Control, en el cual se describen los puntos de control de la operación del proceso o del subproceso, con el fin de lograr el cumplimiento del objetivo del mismo. Los puntos de control se identifican en los procedimientos y se consideran como aquellas tareas que permiten ver posibles desviaciones que impiden el correcto desarrollo del proceso.
Los planes de control de cada proceso pueden ser consultados en el sistema de información Daruma.
Otra herramienta adoptada por la entidad en la que se establecen controles, corresponde al Mapa de riesgos institucional, en el cual se integran los diferentes tipos de riesgos definidos por la entidad.
Contiene los riesgos de mayor criticidad (zona residual extrema y alta) frente al logro de los objetivos institucionales e integra los riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad de la Información.
8.7 Control de las salidas no conformes
Este requisito plantea como objetivo la necesidad de evitar la entrega o uso no intencional de salidas no conformes, lo anterior, en todas las etapas de la producción o prestación del servicio.
Instructivo control de salidas no conformes
Documento que establece la metodología para asegurar que las salidas no conformes identificadas durante y posterior a la provisión de los productos o servicios de la entidad, se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada.
9.
Este capítulo se sitúa en las etapas finales del ciclo PHVA, específicamente en el Verificar; hace énfasis en la importancia de la información en el sistema de gestión de calidad para poder evaluar la eficacia de su quehacer y fortalecer los resultados.
En este se desarrolla lo relacionado con el seguimiento, medición, análisis y evaluación del sistema de gestión de calidad, la auditoría interna y la revisión por la dirección.
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Este numeral señala que la entidad debe determinar qué necesita seguimiento y medición, los métodos de análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos, su periodicidad, evaluación del desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad y debe conservar la información documentada como evidencia.
Tablero de control
El tablero de control presenta el análisis del comportamiento de los indicadores de los procesos de la Alcaldía de Santiago de Cali, basado en la información contenida en las fichas técnicas de seguimiento reportada por los diferentes procesos de la Entid
El tablero de control presenta el análisis del comportamiento de los indicadores de los procesos de la Alcaldía de Santiago de Cali, basado en la información contenida en las fichas técnicas de seguimiento reportada por los diferentes procesos de la Entid
El tablero de control presenta el análisis del comportamiento de los indicadores de los procesos de la Alcaldía de Santiago de Cali, basado en la información contenida en las fichas técnicas de seguimiento reportada por los diferentes procesos de la Entid
También, como parte de los mecanismos de seguimiento, medición y análisis, la entidad efectúa seguimiento al Plan de Acción del Distrito, instrumento de programación y control de la ejecución anual de los proyectos de cada organismo con el fin de cumplir con las metas del Plan de Desarrollo. La información se puede consultar en el link:
https://www.cali.gov.co/planeacion/publicaciones/143491/seguimiento-plan-accion-municipio/
La entidad debe determinar qué necesita seguimiento y medición, los métodos de análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos, su periodicidad, evaluación del desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad y debe conservar la información documentada como evidencia.
9.2 Auditoría Interna
Este requisito plantea que la entidad debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de calidad, los requisitos de la norma y si esta se implementa y mantiene eficazmente.
En la entidad, esta actividad es liderada por el Departamento Administrativo de Control Interno. Dicho organismo, como parte de su planificación establece el Programa Anual de Auditoría Interna, documento que presenta las auditorías internas a desarrollarse durante la anualidad. Esta información se puede consultar en el link: https://www.cali.gov.co/cinterno/publicaciones/38346/programa_anual_de_auditora/
9.3 Revisión por la dirección
Este numeral establece que la alta dirección de la entidad debe revisar el sistema de gestión de calidad a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.
Documento que presenta información sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad de la entidad
10.
En este capítulo se presentan los requisitos generales de actuación para cualquier tipo de no conformidad en el sistema.
10.2 No conformidades y acciones correctivas
La entidad debe reaccionar ante la no conformidad, tomar acciones para controlarla y corregirla, evaluar las necesidades de acciones para eliminar las causas mediante revisión y análisis.
Contiene la descripción de las fortalezas, debilidades y hallazgos identificados en la auditoría de seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad.
Contiene los hallazgos (conformidades, oportunidades de mejora y no conformidades) identificadas en la auditoría interna.
10.3 Mejora continua
La entidad debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad considerando los resultados en términos de análisis y evaluación, las salidas de revisión por la dirección para determinar si hay oportunidades y necesidades como parte de la mejora continua.
Fecha de publicación 22/02/2021
Última modificación 11/04/2023