Sistema de Gestión de Calidad 2020
Te invitamos a recorrer la Calidad Por Cali, en la cual podrás encontrar los diferentes requisitos de la NTC ISO 9001:2015 representados en productos institucionales correspondientes a la vigencia 2020. Para ver cada producto hacer clic en el documento de su interés:
4. Contexto de la organización
Este capítulo es el punto de partida para la planificación; abarca cuatro aspectos clave del sistema de gestión: conocimiento de la organización y de su contexto, comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad, y sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
La entidad debe determinar, hacer seguimiento y revisión de las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de calidad.
Contiene la descripción de las oportunidades y las amenazas de la entidad, referente a los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, medioambientales y comunicación externa.
Contiene la descripción de las fortalezas y las debilidades de la entidad respecto de los factores estratégicos, financieros, comunicación interna, personal y tecnológico.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
La entidad debe proporcionar los productos que satisfagan los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios aplicables determinando sus partes interesadas y los requisitos pertinentes al Sistema de Gestión de Calidad realizando seguimiento y revisión de los mismos.
Da a conocer información sobre las partes interesadas identificadas por la entidad, sus necesidades, expectativas, compromisos adquiridos para satisfacer dichas necesidades y evidencias del cumplimiento a los compromisos adquiridos.
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad
La entidad debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema para establecer su alcance.
Define los productos y servicios a través de las líneas de servicio del quehacer misional de la entidad.
4.4 Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos
La entidad debe asegurar que se determinan los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos de producción y prestación de servicios, y los necesarios para la implementación eficaz del sistema.
El MOP se establece a partir de la identificación de los procesos y sus interacciones, y por la complejidad de la entidad se agrupan bajo la estructura de Macroprocesos / Procesos / Subprocesos.
Esta es una herramienta que permite conocer la manera en que se han establecido los requisitos de la norma técnica colombiana NTC ISO9001:2015 en cada uno de los procesos del MOP
5. Liderazgo
En este capítulo se presenta la importancia de la alta dirección, la cual debe estar motivada y decidida para plantearse la implementación del sistema de gestión de calidad como un objetivo estratégico en la entidad.
5.1 Liderazgo y compromiso
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso asumiendo un papel activo en promocionar y asegurar la comunicación y seguimiento del desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad.
Registro de la presentación dirigida a la comunidad y usuarios internos sobre el sistema de gestión de calidad, los beneficios del mismo, su articulación con el Plan de Desarrollo Municipal 2020 – 2023, historia del proceso de certificación en la entidad,
Registro del evento de diálogo en el marco de la rendición de cuentas del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional.
Registro de la reunión del Consejo Superior de Desarrollo Administrativo del 01 de julio de 2020 en la que se aprueba la política y los objetivos de calidad.
5.2 Política
La entidad debe establecer, implementar y mantener una política de calidad que sea apropiada al propósito y contexto, proporcionar un marco de referencia para el establecimiento de objetivos e incluir un compromiso con la mejora continua del sistema de gestión de calidad.
En este documento se establecen los lineamientos que operativizan la política de calidad, a través de los objetivos de calidad y su despliegue en los niveles y funciones pertinentes.
5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades
La alta dirección de la entidad debe asignar los roles, responsabilidades y autoridades respectivas para asegurar la eficacia del sistema de gestión de calidad.
Determina la estructura de la Administración Central y las funciones de sus organismos y dependencias, su funcionamiento y su gestión institucional.
Es la gráfica a través de la cual se puede conocer la estructura de la entidad.
Determina la creación del Comité Técnico de Gestión CTG y define los roles, responsabilidades para los sistemas de gestión y control integrados de la Administración Central Municipal de Santiago de Cali.
Determina las funciones y competencias para los empleos que conforman la planta global de personal de la Administración Central de la Alcaldía de Santiago de Cali definiendo criterios de eficiencia y eficacia.
6. Planificación
Este capítulo aborda la planificación del sistema de gestión de calidad y los procesos, consiste en establecer el modo en que se llevarán a cabo las actividades para cumplir con: los requisitos del cliente, los requisitos de otras partes interesadas, los requisitos relativos al servicio, los objetivos de calidad, y los requisitos de la norma y de la entidad respecto al sistema de gestión de calidad.
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
La entidad debe determinar los riesgos y oportunidades que son necesarios abordar con el fin de asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr los resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir los no deseados y lograr la mejora.
Declaración de la dirección y las intenciones generales de la Alcaldía de Santiago de Cali con respecto a la gestión del riesgo.
Contiene las oportunidades identificadas por los procesos a partir del análisis del contexto institucional, así como los mecanismos a través de los cuales estas se operativizan.
Informe que contiene el seguimiento a los reportes efectuados por los líderes de proceso respecto a las herramientas de control (mapas de riesgos, indicadores de proceso, políticas de operación, y plan de control).
Informe que contiene el seguimiento a los reportes efectuados por los líderes de proceso respecto a las herramientas de control (mapas de riesgos, indicadores de proceso, políticas de operación, y plan de control).
Informe que contiene el seguimiento a los reportes efectuados por los líderes de proceso respecto a las herramientas de control (mapas de riesgos, indicadores de proceso, políticas de operación, y plan de control).
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
La entidad debe establecer objetivos de la calidad para las funciones, los niveles pertinentes y procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad los cuales deben ser coherentes con la política de calidad, medibles, tener en cuenta los requisitos aplicables, ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios aumentando la satisfacción del cliente, al tiempo de ser objeto de seguimiento, comunicación, actualización y documentación de los mismos.
Política de calidad:
La Alcaldía de Santiago de Cali se compromete a mejorar la satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, prestando servicios públicos y sociales de manera oportuna y eficaz, mediante la administración eficiente de los recursos financieros, el desarrollo de las competencias y el bienestar de los servidores públicos, la mejora continua de los procesos, el fortalecimiento de las infraestructuras física, tecnológica y de los sistemas de información y las comunicaciones y, la promoción de la participación ciudadana.
Objetivos de calidad:
Mejorar la satisfacción del cliente.
Mejorar la oportunidad en la prestación de servicios públicos y sociales.
Mejorar los ingresos tributarios.
Mejorar el desempeño laboral del talento humano.
Mejorar el desempeño de los procesos.
Mejorar la infraestructura física de la entidad.
Mejorar la infraestructura tecnológica y las comunicaciones.
Mejorar la participación ciudadana.
Documento en el que se observan los objetivos de calidad a los cuales le apunta la entidad y los indicadores por medio de los cuales, se cumple con estos objetivos.
6.3 Planificación de los cambios
La entidad debe determinar la necesidad de cambios en el sistema de gestión de calidad y llevarlos a cabo de manera planificada, considerando el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, la integridad del sistema de gestión de calidad, la disponibilidad de recursos junto con la asignación de responsabilidades y autoridades.
Contiene información recopilada relacionada con la descripción de la planificación de los cambios presentados por los procesos con la respectiva identificación del cambio.
7. Apoyo
Este capítulo presenta una visión general sobre las actividades de apoyo en el sistema de gestión de calidad, representa aquellas actividades que en sí mismas no intervienen en la prestación del servicio, pero que son necesarias para ello.
7.1 Recursos
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, la implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad considerando las capacidades y limitaciones de recursos internos y lo que necesita obtener de los proveedores externos.
Describe las necesidades de personal y define los planes y programas de gestión del talento humano, involucrando aspectos como estructura organizacional, planta de cargos, manual de funciones, sistema de remuneración, planes de bienestar e incentivos.
Este formato relaciona los distintos mantenimientos realizados en la entidad, la descripción, su ubicación, las actividades y tareas, además de la meta, el producto, los recursos y el seguimiento respectivo.
Este formato relaciona los distintos mantenimientos preventivos adelantados en la entidad, su descripción, localización, actividades, tareas, metas productos, recursos, el seguimiento al plan y el cumplimiento.
Este documento especifica las actividades a realizar en materia de seguridad y salud en el trabajo, define los responsables, recursos y periodos de ejecución a través de un cronograma de actividades.
7.2 Competencia
La entidad debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad, asegurar que sean competentes basándose en educación, formación y experiencia, tomar acciones para adquirir la necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas, conservando la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.
Describe las acciones de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias y el mejoramiento de los procesos institucionales.
7.3 Toma de conciencia
La entidad debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de la política de calidad, los objetivos de calidad pertinentes, su contribución a la eficacia, los beneficios de mejora del desempeño, y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad.
Registro de las diferentes piezas gráficas divulgadas respecto a la política y los objetivos de calidad en la entidad.
7.4 Comunicación
La entidad debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de calidad, que incluyan qué comunicar, cuándo comunicar, a quién comunicar, cómo comunicar y a quién comunicar.
Documento que evidencia la identificación y análisis de las necesidades comunicacionales de las partes interesadas y los intereses de la Entidad frente a sus públicos.
7.5 Información Documentada
La entidad debe asegurar que se controle y mantenga la información documentada necesaria para cumplir con la norma, esta información puede estar en cualquier formato, medio y puede provenir de cualquier fuente de los organismos para lograr los resultados alcanzados en la eficacia del sistema de gestión de calidad en la Alcaldía.
Modelo de operación por procesos:
Contiene la información documentada de cada uno de los 39 procesos identificados en el MOP, a su vez el listado de los documentos y registros internos y externos de la entidad y la trazabilidad para su identificación.
https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/112843/modelo_de_operacion_por_procesos/
8. Operación
Este capítulo presenta los requisitos relativos a los procesos que suministran el producto o servicio, y las interrelaciones correspondientes con clientes y proveedores.
8.1 Planificación operacional
La entidad debe planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para el suministro de productos y servicios y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, al tiempo debe tener en cuenta los riesgos y oportunidades, los objetivos de calidad, los posibles cambios que se puedan presentar, los requisitos para la prestación del servicio y los requisitos tanto legales como normativos.
Botón de Transparencia y acceso a la información pública:
En este apartado se evidencian los planes de cara al ciudadano definidos en el Plan de Desarrollo Municipal “Cali unida por la vida”.
https://www.cali.gov.co/gobierno/publicaciones/115433/transparencia_y_acceso_a_la_informacion_publica/
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
La entidad debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo que asegure que sus productos y servicios cumplan los requisitos y que defina las características de los productos y servicios.
Para la vigencia 2020 no se dio aplicabilidad a este requisito en razón a las líneas de servicio que hicieron parte en su momento del alcance establecido para certificación.
8.4 Control de los procesos y servicios suministrados externamente
La entidad debe controlar los procesos, productos y servicios que suministra un proveedor externo.
Circulares Departamento Administrativo de Contratación Pública: https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/d/1Id1bkid06ybVZIMyDIXcB8oc_rdiwi3mU855FCYSlQo/htmlview
Insumo que permite conocer el desempeño de los proveedores de la Entidad y determina las lecciones aprendidas en el proceso de selección y de implementación del contrato.
8.5 Producción y provisión del servicio
La entidad debe establecer los controles para suministrar productos y prestar servicios que aseguren que se logren los resultados previstos, reduciendo el potencial de salidas no conformes.
Modelo de Operación por procesos (formato Plan de Control):
Contiene la información documentada que la entidad determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de calidad, y la requerida por la norma.
https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/112843/modelo_de_operacion_por_procesos/
Tablero de control
Descripción: Este documento contiene información referente al desempeño de los indicadores de proceso de la Alcaldía de Santiago de Cali. Link:
https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/loader.php?lServicio=Tools2&lTipo=descargas&lFuncion=descargar&idFile=48151
Mapas de Riesgos Institucional:
El mapa de riesgos institucional contiene los riesgos de mayor criticidad frente al logro de los objetivos e integra los riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad de la Información.
https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/151523/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-2020--la-llave-para-un-buen-gobierno-un-compromiso-de-corazon-/
Descripción escrita resumida de las tareas y/o actividades utilizadas para minimizar la variación en el proceso; permite definir las actividades de control pertinentes, quién es el responsable de su ejecución.
8.7 Control de las salidas no conformes
La entidad debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes se identifican y se controlan, dichas salidas se deben tratar a través de corrección, separación, contención o devolución de provisión de productos y servicios, información al cliente o autorización para ser aceptada bajo concesión.
9. Evaluación del desempeño
Este capítulo se sitúa en las etapas finales del ciclo PHVA, específicamente en el Verificar; hace énfasis en la importancia de la información en el sistema de gestión de calidad para poder evaluar la eficacia de su quehacer y fortalecer los resultados.
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
La entidad debe determinar qué necesita seguimiento y medición, los métodos de análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos, su periodicidad, evaluación del desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad y debe conservar la información documentada como evidencia.
Tablero de control:
El tablero de control presenta el análisis del comportamiento de los indicadores de los procesos de la Alcaldía de Santiago de Cali, basado en la información contenida en las fichas técnicas de seguimiento reportada por los diferentes procesos de la Entidad.
https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/loader.php?lServicio=Tools2&lTipo=descargas&lFuncion=descargar&idFile=48151
Seguimiento al Plan de Acción del Municipio:
Instrumento de programación y control de la ejecución anual de los proyectos de cada organismo con el fin de cumplir con las metas del Plan de Desarrollo. Contiene los cuadros de formulación:Seguimientos al plan de acción: Cuadro 1S: “Seguimiento a la relación de los proyectos de competencia del organismo frente al plan de desarrollo”, Cuadro 2S: “Seguimiento de los indicadores del organismo (trámites y servicios)”
https://www.cali.gov.co/planeacion/publicaciones/143491/seguimiento-plan-accion-municipio/
Evaluación del Plan de Desarrollo del Municipio
Contiene los diferentes informes de Evaluación al Plan de Desarrollo Municipal referentes al avance que se logra anualmente basado en el análisis de los resultados obtenidos a través los indicadores indicadores de producto que permiten medir el cumplimiento del mismo:
https://www.cali.gov.co/documentos/1375/evaluacion-del-plan-de-desarrollo-2016-2019/
Este documento contiene información referente al desempeño de los indicadores de proceso de la Alcaldía de Santiago de Cali.
9.2 Auditoría interna
La entidad debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema la calidad es conforme con los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de calidad, los requisitos de la norma y si esta se implementa y mantiene eficazmente.
Contiene los hallazgos, recomendaciones y conclusiones correspondientes a la Auditoría No. 26 de Evaluación al Sistema de Gestión de Calidad bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
9.3 Revisión por la dirección
La alta dirección de la entidad debe revisar el sistema de gestión de calidad a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.
Se describen las actividades que se realizan concernientes al Sistema de Gestión de Calidad y el avance de las mismas a la fecha, con el fin de presentar información completa a la alta dirección, que permita realizar análisis de resultados y toma de decis
10. Mejora
En este capítulo se presentan los requisitos generales de actuación para cualquier tipo de no conformidad en el sistema.
10.2 No conformidad y acción correctiva
La entidad debe reaccionar ante la no conformidad, tomar acciones para controlarla y corregirla, evaluar las necesidades de acciones para eliminar las causas mediante revisión y análisis.
Informe Auditoria Externa 2019
10.3 Mejora continua
La entidad debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad considerando los resultados en términos de análisis y evaluación, las salidas de revisión por la dirección para determinar si hay oportunidades y necesidades como parte de la mejora continua.
Herramienta que consolida las acciones derivadas de la Auditoría Interna de evaluación al sistema de gestión de calidad. Comprende la descripción del hallazgo, su causa, la acción de mejora, las actividades, el tiempo de ejecución, etc.
Fecha de publicación 26/07/2020
Última modificación 25/03/2021