Aplicación en tablas de retención documental, tratamiento de fondos acumulados y servicios de la gestión documental, fueron algunas de las temáticas abordadas durante las dos jornadas de capacitación que recibieron 32 funcionarios de la cartera de vivienda, cuya función está relacionada con el servicio de atención al usuario.

Asegura Rodrigo Figueroa, integrante del comité de archivo de la alcaldía, que aunque el tema parezca pesado y aburrido se constituye en el principal insumo de la Administración Municipal y por ende de los ciudadanos en temas que deben ser abordados desde el ámbito jurídico. “Un manejo adecuado de la documentación nos permite acceder de manera oportuna y ágil a la información, lo que se constituye en la herramienta más importante para la defensa de los intereses del municipio”, asegura el funcionario.

Durante la capacitación el secretario de vivienda social, ingeniero Juan Diego Flórez González, anunció el inicio del proceso de digitalización de los expedientes radicados en la dependencia con el fin de evitar que el deterioro de los archivos se convierta en un obstáculo para procesos como el de titulación de predios.

“Con la aplicación de la iniciativa gana la ciudad y gana la institución. No sólo disminuimos tiempos de estudio, también de trámite lo que podría hacer más eficiente y eficaz nuestra función”, reiteró el titular de la cartera quien además insistió en la importancia del compromiso que los funcionarios le den a su trabajo para que dicha labor se vea reflejada en la satisfacción del cliente.

Para Victoria Hurtado, integrante del archivo gestión de la Secretaría de Vivienda, “la capacitación pone en evidencia la importancia de llevar controles estrictos de la documentación que ingresa y sale de la dependencia para evitar que se pierda, como históricamente ha sucedido en la administración, los documentos que soportan la gestión”, reiteró.

Por su parte Deisy Carbonell, coordinadora del área de gestión documental, asegura que desde elementos tan simples como el uso adecuado del papel hasta la clasificación de los documentos de acuerdo a su importancia y temática pueden marcar la diferencia en el tratamiento de la información. De esta forma la Secretaría de Vivienda Social se fortalece internamente para lograr así brindar una atención más eficiente de las demandas que tiene la ciudad. 
Lina María Castaño Toro /limacastor@hotmail.com