Refrendación de documentos académicos

¿Necesitas apostillar un documento académico para estudiar, trabajar o realizar un trámite en otro país!

Si tus documentos fueron expedidos por una institución educativa del Distrito de Santiago de Cali, antes de realizar la apostilla ante la Cancillería debes adelantar el trámite de legalización de documentos académicos ante la Secretaría de Educación Distrital de Cali.

¡Ahora es más fácil, virtual y gratuito!

La Secretaría de Educación Distrital informa que el trámite de legalización de documentos con fines de apostilla es totalmente virtual y gratuito.

Ya no necesitas comprar, pagar ni cargar estampillas municipales para realizar este trámite.

La medida hace parte de las acciones de simplificación y racionalización de trámites de la Administración Distrital y facilita el acceso de la ciudadanía al servicio.

¿Qué documentos puedes legalizar?

Puedes solicitar la legalización de:
•    Certificados académicos, diplomas y actas de grado de educación formal.
•    Certificados de aptitud ocupacional, correspondientes a programas técnicos laborales por competencias y/o certificados de conocimientos académicos.
•    Mallas curriculares y/o contenidos programáticos de programas de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH).
•    Certificados de valoraciones o calificaciones de programas de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano.

Antes de iniciar el trámite, ten en cuenta

Los documentos que vas a legalizar deben:
•    Estar debidamente firmados por el rector(a) y secretario(a) académico(a), cuando corresponda a educación formal.
•    En el caso de instituciones de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH), estar firmados por el director(a) o rector(a).
•    Contar con firma autógrafa, es decir, realizada a mano alzada. No se acepta firma digitalizada.
•    Ser cargados en formato PDF, a color y por ambas caras, cuando corresponda.

Ya no se requieren estampillas municipales

Para realizar el trámite de legalización/refrendación ante la Secretaría de Educación Distrital no debes adquirir, pagar ni cargar estampillas municipales, incluida la estampilla Pro-Desarrollo.
El trámite de legalización es gratuito.
Tampoco será necesario presentar para este procedimiento la verificación de estampillas adheridas al respaldo de los documentos.
Importante: la eliminación de las estampillas municipales corresponde a las disposiciones vigentes del Distrito. Las estampillas de carácter departamental tienen un régimen independiente. Para efectos de este trámite virtual, consulta las instrucciones vigentes de la Secretaría de Educación

¿Cómo realizar el trámite?

Paso 1. Ingresa al portal de la Alcaldía
Ingresa a www.cali.gov.co
Paso 2. Accede a PQRSD
Selecciona el botón “PQRSD” y posteriormente:
“Peticiones a la Secretaría de Educación Distrital”
Paso 3. Ingresa al Sistema de Atención al Ciudadano
Regístrate o ingresa con tu usuario y contraseña.
Si aún no tienes cuenta, realiza previamente el registro.
Paso 4. Selecciona el trámite
En el menú selecciona:
“Legalizaciones” → “Crear legalización”
Paso 5. Verifica tus datos
Comprueba que tus nombres y apellidos estén escritos exactamente como aparecen en el documento que vas a legalizar.
Importante: si los datos registrados no coinciden con los del documento, la Cancillería podría rechazar posteriormente la apostilla.
Paso 6. Carga el documento
Carga el documento que deseas legalizar en formato PDF, a color y por ambas caras.
En el caso de diplomas u otros documentos de tamaño superior a carta o A4, puedes tomar fotografías claras de cada cara y convertirlas posteriormente en un único archivo PDF.
Paso 7. Soporte de pago
No debes realizar ningún pago por concepto de estampillas municipales.
El trámite de legalización es gratuito. Si la plataforma solicita temporalmente un soporte en este campo, sigue las instrucciones vigentes indicadas por el aplicativo.
Paso 8. Revisa y radica
Verifica que toda la información y los documentos estén correctos y selecciona “Agregar”.
El sistema generará un número de radicado y te permitirá consultar el estado de la solicitud.

¿Cuánto tarda?

El plazo máximo establecido para el trámite de legalización es de quince (15) días hábiles.
Puedes consultar el avance de tu solicitud en:
Legalizaciones → Legalizaciones radicadas
Allí podrás verificar si el trámite se encuentra abierto, aprobado o rechazado.

¿Cómo recibes el resultado?

Una vez aprobada la legalización, recibirás en el correo electrónico registrado la notificación de finalización del trámite y el certificado de legalización en formato PDF.
También podrás descargarlo directamente desde el sistema.

¿Y después de la legalización?

Una vez obtengas la legalización aprobada, debes continuar con el trámite de apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores – Cancillería de Colombia.
La apostilla se realiza directamente ante la Cancillería.
Consulta el trámite de apostilla en línea en el portal de la Cancillería.

Atención durante la contingencia

Debido a la contingencia ocasionada por el terremoto y a los estudios técnicos que se adelantan en las edificaciones institucionales, la atención relacionada con el trámite de legalización de documentos académicos con fines de apostilla se está realizando de manera virtual.
Por esta razón, se recomienda realizar el trámite a través del Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) y evitar desplazamientos a las sedes institucionales.

¿Tienes dudas?

Las inquietudes relacionadas con el trámite pueden ser dirigidas al correo:
diana.pardo@cali.edu.co
La Secretaría de Educación Distrital continuará brindando orientación a la ciudadanía a través de los canales virtuales habilitados.
En resumen
Legalización de documentos académicos con fines de apostilla
Virtual
Gratuito
Sin pago de estampillas municipales
Documentos en PDF
Hasta 15 días hábiles
Después de la legalización, continúa con la apostilla ante la Cancillería

Alcaldía de Santiago de Cali – Secretaría de Educación Distrital