Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental avanza en las metas de 2022

La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental tiene un avance del 40% en la actualización de la Tabla de Retención Documental de la Entidad,donde 12 organismos vienen trabajado en las Series y Subseries, Cuadro de Clasificación Documental  y en la Tabla de Retención Documental.

Diana Patricia Moreno Cetina, quien lidera esta subdirección explicó que se han realizado 14 Mesas de trabajo para la revisión de los datos, la normatividad y los listados de Series y Subseries. En resumen se han revisado 7.709 metros cuadrados de documentos, que equivalen a 44.716 metros lineales.

“En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, se digitalizaron en el primer trimestre de este año, 427.962 documentos de los cuales 216.617 son de conservación total y 211.345 son de consulta frecuente”, explicó Diana Moreno.

Añadió que 128 servidores públicos y contratistas recibieron capacitación en el Sistema de Gestión Documental MIRAVÉ, que este año retomará su funcionamiento, con ajustes en seguridad, gestión de correspondencia, comunicaciones masivas y notificaciones automáticas, asegurando la  trazabilidad de la información. 

“Se han llevado a formato digital 428 mil documentos de consulta y conservación de organismos como, Hacienda, Educación Infraestructura, Movilidad, Seguridad y Justicia, entre otros. La Alcaldía tiene un total de 44.716 metros lineales de acervo documental, es decir el conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor histórico o cultural”, señaló la Subdirectora de Trámites, Servicios y Gestión Documental. 

Finalmente presentó los retos para 2022, donde se encuentra el uso y apropiación del lenguaje claro como principio en el ejercicio de interacción con el ciudadano y grupos de valor, así como la divulgación de los canales de acceso a trámites y servicios que se ofrecen a los ciudadanos.

María Cristina Bedoya Gómez