Vigencia 2021
En cumplimiento del Artículo 2.8.2.1.9. Numeral 6, del Decreto No.1080 de 2015, a continuación, presentamos el respectivo Informe de Gestión correspondiente al Primer Semestre de 2021 sobre la gestión Archivística adelantada en la Alcaldía de Santiago de Cali.
Informe de Gestión Documental
Desde el Programa de Gestión Documental se han realizado las siguientes actividades.
Expedientes Organizados
Durante el primer semestre de 2021 los expedientes organizados por los Gestores Documentales en los Organismos de la Administración Municipal, gestionaron un total de 365 carpetas equivalentes a 49.323 folios, detallados en el siguiente cuadro mensualizado por organización y volúmenes.
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Mes |
Organismo |
Series |
Carpetas |
Folios |
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Febrero |
Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional- oficina de Jurídica- Piso 14 |
Procesos de las series o Subseries Acción de Tutelas, Ejecutivos Laborales, Nulidad y Restablecimiento del Derecho, Ordinarios laborales, Reparaciones Directas, Ejecutivos, Acciones Populares, Conciliaciones Extrajudiciales, Restablecimiento del Derecho y Acciones de cumplimiento |
88 |
11.197 |
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Marzo |
Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional- oficina de Jurídica- Piso 14 |
Procesos de las series o Subseries Acción de Tutelas, Ejecutivos Laborales, Nulidad y Restablecimiento del Derecho, Ordinarios laborales, Reparaciones Directas, Ejecutivos, Acciones Populares, Conciliaciones Extrajudiciales, Restablecimiento del Derecho y Acciones de cumplimiento |
108 |
18.899 |
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Abril |
Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional- oficina de Jurídica- Piso 14 |
Procesos de las series o Subseries Acción de Tutelas, Ejecutivos Laborales, Nulidad y Restablecimiento del Derecho, Ordinarios laborales, Reparaciones Directas, Ejecutivos, Acciones Populares, Conciliaciones Extrajudiciales, Restablecimiento del Derecho y Acciones de cumplimiento. |
73 |
4.500 |
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Mayo |
Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional- Talento Humano- Piso 14 |
Programas Actualización y Verificación SIGEP (Tabla de Retención Documental del año 2016). Programas - Programas de Administración del empleo Público( TRD vigencia 2019) |
57 |
5.827 |
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Junio |
Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional- oficina jurídica- Piso 14 |
Procesos de las series o Subseries Acción de Tutelas, Ejecutivos Laborales, Nulidad y Restablecimiento del Derecho, Ordinarios laborales, Reparaciones Directas, Ejecutivos, Acciones Populares, Conciliaciones Extrajudiciales, Restablecimiento del Derecho y Acciones de cumplimiento. |
39 |
8.900 |
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Total Expedientes Organizados |
365 |
49.323 |
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Eliminaciones Documentales
Mediante Circular No. 4137.030.14.1.0919.001906 del 16/mar/2021, por la cual se suspende temporalmente la eliminación de documentos.
En cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 62 del Decreto Extraordinario 411.0.20.0516 de 2016, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental se permite informar a todos los organismos y Jefes de Unidad de Apoyo a la Gestión, que por recomendación del Archivo General de la Nación se suspende todo proceso de eliminación documental y transferencias documentales en la entidad, hasta que se realice la actualización, convalidación y adopción de Tablas de Retención Documental (TRD).
Publicaciones
En el siguiente cuadro se observan las publicaciones realizadas durante el primer semestre 2021.
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Fecha |
Noticia |
Enlace |
|---|---|---|
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Ene/2021 |
La Secretaria de Turismo cuenta con sus inventarios documentales |
http://intranet2.cali.gov.co/?q=user/login&destination=node/6525 |
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Mar/2021 |
Así va el seguimiento a los inventarios documentales |
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Se capacitó a personal de archivo para hacer visitas a territorios |
http://intranet2.cali.gov.co/?q=user/login&destination=node/6726 |
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Tu información veraz ¡es muy importante!, en las visitas de control de inventarios Documentales. Marzo 2021 |
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Iniciarán seguimiento a inventarios documentales marzo |
http://intranet2.cali.gov.co/?q=user/login&destination=node/6679 |
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Abr/2021 |
Los instrumentos de Gestión de la Información deben publicarse para mayor transparencia |
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En mayo capacitación y actualización sobre tablas de Retención Documental |
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Secretaria de Turismo evidencio inventarios documentales y aplicación de formatos |
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Alcaldía da lineamientos de Eficiencia Administrativa y Cero Papel |
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Instituciones Educativas se destacan por su compromiso con la Gestión Documental |
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La política de Cero papel es tareas de todos |
http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/la-pol%C3%ADtica-de-cero-papel-es-tarea-de-todos |
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Prestadores de servicio realizan curso de Inducción en el primer semestre de 2021. |
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May/2021 |
Alcaldía de Cali adopta Sistema Integrado de Conservación documental |
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Los instrumentos de gestión de la información deben publicarse para mayor transparencia |
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En mayo, capacitación y actualización sobre Tablas de Retención Documental |
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Están disponibles nuevos formatos de encuestas de satisfacción del ciudadano |
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Alcaldía de Cali adopta Sistema integrado de Conservación Documental |
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Jun/ 2021 |
653.598 documentos se han digitalizado en la vigencia 2021 |
http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/653598-documentos-se-han-digitalizado-en-la-vigencia-2021 |
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Desarrollo Institucional recibió buena calificación en su rendición de cuentas |
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Mañana Miércoles Capacitación en Gestión Documental |
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Esta semana habrá soporte técnico para ajuste de la TRD |
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Estas son las recomendaciones por cambio temporal del sistema MiraVé por Orfeo |
Delegación Integrantes del Equipo Técnico de Archivo
Se envió Circular No. 4137.030.22.2.0085.000226 de fecha 20/ene/2021, Divulgación Requisitos mínimos que deben cumplir quienes ejerzan como Delegados del Equipo Técnico de Archivo - ETA.
Circular No. 4137.030.22.2.0233.000374 de fecha 20/ene/2021, para Designación y Actualización Delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) del Municipio 2021
Circular No. 4137.030.14.1.1581.002764 de fecha 12/abr/2021, Reiteración Funciones, actividades o tareas de los Delegados del Equipo Técnico de Archivo – ETA.
Como resultado de la Circular fueron asignados 69 delegados Representantes de cada Organismo.
Capacitaciones
Mediante Circular No. 4137.030.22.2.0278.003118 fecha 20/abr/2021 Inicio actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD y divulgación cronograma.
De acuerdo al Cronograma de Trabajo se programaron 29 de capacitaciones.
Se dio inicio a las capacitaciones de la Escuela de Gestión Documental mediante circular No. 4137.030.22.2.1729.002918 de fecha 14/abr/2021.
Con relación a las Jornadas de Organización de Puestos de Trabajo se viene realizando acercamientos con los diferentes organismos de la Administración Distrital de la siguiente manera:
Con el Equipo Técnico de Archivo (ETA) de la Alcaldía de Santiago de Cali, se llevó a cabo las siguientes reuniones:
Se realizó reunión para tratar temas de Gestión Documental (Seguimiento al Inventario Documental) el 18/feb/2021 con la participación de 3 asistentes.
Se realizó reunión con los jefes de unidades de apoyo a la gestión y delegados del Equipo Técnico de Archivo-ETA, para divulgar procedimientos MAGT04.03.18.P07 de los Centros de Documentación de Correspondencia, el 05/abr/2021 con 92 asistentes
Se realizó reunión de divulgación sobre la actualización de las tablas de Retención Documental- TRD, el 22/abr/2021 con la participación de 88 asistentes.
Se realizó una reunión el 29/abr/2021, para tratar el acuerdo 04/2019 con la participación de 94 asistentes.
Se realizó reunión el 05/may/2021, para resolver dudas del Diagnóstico Integral de Archivos-EUD, con la participación de 60 asistentes.
Se realizan capacitaciones del Sistema de Gestión Documental MIRAVÉ a los diferentes organismos de la administración Distrital.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN E INDICADORES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Se divulgan las políticas del Proceso de Gestión Documental en las capacitaciones, indicando las responsabilidades de los servidores públicos desde cada nivel, su implementación y seguimiento.
Mediante acta No. 4137.030.14.12.99 del 09/may/2021, se realizó monitoreo al Plan de Control, Políticas de Operación e indicadores del proceso de Gestión Documental correspondiente al primer cuatrimestre de 2021, con la que se evidencia el monitoreo y seguimiento que se realizó a cada una de las 13 Políticas de Operación.
Política No. 2. El nivel directivo de la entidad fomentará el uso y apropiación de la documentación electrónica y digital mediante el uso de la firma mecánica en las comunicaciones internas para reducir el uso indiscriminado de papel y aumentar la capacidad de intercambio de información.
Mediante radicado No. 202141370300022954 del 26/mar/2021, se solicitó información al Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, sobre los usuarios por organismos que han implementado de la Firma Mecánica. A la fecha no se tienen respuesta
Indicadores del proceso de Gestión Documental:
En el periodo de enero a abril del 2021 se realizó revisión, análisis y control de los indicadores del proceso de gestión documental:
Porcentaje de Archivos de gestión inventariados
Nivel de Implementación de los centros de documentación y correspondencia en la administración central de Cali
Cumplimiento en la programación de la digitalización de documentos de conservación total y de consulta frecuente
El indicador Porcentaje de Documentos Tipificados por serie en el sistema de Gestión Documental Orfeo fue revisado en el mes de mayo, se determinó solicitar su eliminación puesto que su medición no aplica con la implementación del nuevo sistema MiraVé, decisión tomada en conjunto con la subdirectora de Trámites, Servicio y Gestión Documental, el profesional especializado y el equipo necesario.
Dichos indicadores fueron analizados según su periodicidad de evaluación y control, pero también según a la contratación de personal del proceso, los cuales arrojaron los siguientes resultados:
El proceso de Gestión Documental cuenta con cuatro (4) indicadores de eficacia:
Proceso Eficacia Indicador Tipificación:
Esta información se recolecta a través de una encuesta aplicada a los delegados del Equipo Técnico de Archivo de cada organismo, con el fin de Identificar plenamente el nivel de implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia de la Alcaldía de Santiago de Cali 2021.
La meta esperada de digitalización hasta el mes de mayo era de 500.000 imágenes y se ha superado con un total de 741.477 hasta la fecha, teniendo en cuenta así está la programación alineada con el plan de desarrollo de Santiago de Cali 2021 de un total de 1.200.000 imágenes a digitalizar en el periodo. Con una efectividad del 148.2%.
Indicador Porcentaje de documentos tipificados por serie en el Sistema de Gestión Documental Orfeo
El indicador de Gestión del proceso de Gestión Documental será enviado a Eliminación del proceso de Gestión documental, teniendo en cuenta que ese indicador está dirigido al anterior sistema de gestión documental de la entidad y no permite dar información relevante para la toma de decisiones del proceso por el momento.
Seguimiento inventarios documentales
Verificar semestralmente el estado de Inventarios Documentales y el estado de los archivos de gestión como también la medición de los archivos.
Se consolidó el primer informe año 2021, dando cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación y las directrices impartidas desde la subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental. El cual incluye el Seguimiento a los Archivos, estado de los inventarios documentales y la medición en metros lineales, teniendo en cuenta el Organigrama de la Alcaldía de Santiago de Cali: (9) Departamentos Administrativos y (15) Secretarías.
Se dio inicio con el cronograma de las visitas y se coordinó con cada uno de los Delegados del Equipo Técnico de Archivo. A continuación, se consolida la información obtenida de los depósitos de archivo en el seguimiento a los inventarios y la respectiva medición en metros lineales.
Cabe resaltar que al momento de la realización de las visitas se presentaron algunas dificultades por motivos de emergencia sanitaria COVID-19 y problemas de orden público, por lo tanto, quedaron pendientes las siguientes visitas que se relacionan a continuación:
Las visitas realizadas a los 24 organismos de la Administración Distrital dieron como resultado los siguientes metros lineales:
En este sentido se identificaron 39 Archivos, de los cuales 24 (61.53%) son Archivos de Gestión, 11 (28.20%) son Fondos Acumulados, 4 (10.25%) Archivos de Derechos Humanos-DD.HH, donde 17 (43.58%) se encuentran inventariados, 5 (20.83%) no tienen inventario, 2 (5.12%) se encuentran en inventario parcial.
Se realizó Seguimiento a los formatos de Gestión Documental a 14 Organismos, donde se facilita el control, la Organización y la Conservación de los documentos de archivo, en los siguientes Formatos: 1- Plantilla de Aseo, Limpieza, Fumigación y Desinfección. 2- Control de Ingreso de Expedientes a Series Complejas y/o Índice Documental a Series Simples. 3- Control de Préstamo Documental. La cual Se puede observar en la siguiente tabla:
Formato Control de Ingreso de Documentos a Expediente
La tabla refleja la cantidad de expedientes que (SI) cumplen o (NO) cumplen el diligenciamiento y uso correcto del Formato de Control de Ingreso de Documentos a Expediente, teniendo en cuenta que se toma una muestra de 30 carpetas.
Imágenes digitalizadas de enero a junio de 2021
En el primer semestre de 2021, se digitalizaron un total de 461.783 imágenes de Conservación Total y Consulta frecuente 432.509, el cual se resume en el siguiente cuadro mensualizado y en volúmenes:
Sistema integrado de conservación
Por medio del Decreto No. 4112.010.20.02.23.2021 del 27 de abril por medio del cual se Adopta el Sistema Integrado SIC- en la Alcaldía Santiago de Cali.
Artículo Primero: ADOPCIÓN: Adoptar el Sistema Integrado de Conservación- SIC, aprobado por el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo, mediante Acta N°. 4137.020.1.5.02 del 31 de enero de 2020.
Componentes:
Capacitación y Sensibilización
Inspección y Mantenimiento de Instalaciones de Archivo
Saneamiento Ambiental y Control de Plagas
Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales y de Limpieza
Almacenamiento y Re-almacenamiento
Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
Intervención de Primeros Auxilios para los Documentos
Se inició el diseño y elaboración de un formato para la implementación del seguimiento al Sistema Integrado de Conservación.
Plan de Preservación a Largo Plazo - PPDLP
Con relación al Plan de Preservación a Largo Plazo - PPDLP, se diseñó un formato el cual permite medir el cumplimiento y la madurez del Sistema de Digitalización a Largo Plazo SDLP. Dicho formato se encuentra para la aprobación de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental.
El formato está basado en 3 documentos:
El documento metodológico Sistema Integrado de Conservación - SIC
Decreto 4112.010.20.0223 del 27 de abril de 2021 que adopta el sistema integrado de conservación
Los lineamientos de preservación digital Biblioteca Nacional de Colombia y los controles recomendados, se basan en la ISO 27002.
El libro excel tiene 3 hojas evaluación
Elementos: se extrae del documento metodológico SIC
Procedimientos: se extrae del documento metodológico SIC de tecnología que soportan el Plan de Preservación a Largo Plazo (MAGT04.03.18.P03.DM01)
Controles: se extraen de la ISO 27002.
Cada hoja tienen asociadas tablas dinámicas con el informe resumen
