Vigencia 2020


En cumplimiento del Artículo 2.8.2.1.9. Numeral 6, del Decreto No.1080 de 2015, a continuación presentamos el respectivo Informe de Gestión correspondiente al Primer Semestre de 2020 sobre la gestión archivística adelantada en la Alcaldía de Santiago de Cali-Distrito Especial.

Enero

Se remitió Informe sobre Archivos y Estado de los Inventarios Documentales del segundo semestre 2019 al Departamento Administrativo de Control Interno, para ser tenido en cuenta en los procesos de auditoria, mediante Radicado No. 202041370300000044 del 03/ene/2020.

Se realizó análisis y monitoreo a los controles y acciones asociadas a éstos del Mapa de Riesgos y a los indicares del Proceso de Gestión Documental, evidenciado mediante Acta No. 4137.030.14.12.1 del 31/ene/2020.

El Archivo General del Municipio participó en la sesión ordinaria del Consejo Superior de Desarrollo Administrativo del 31 de enero de 2020, para someter a aprobación los siguientes documentos técnicos del Proceso de Gestión Documental:

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Sistema Integrado de Conservación
Banco Terminológico
Procedimiento de Reconstrucción de Expedientes

Así mismo se sometieron a aprobación las solicitudes de eliminación documental de los siguientes organismos:

Departamento Administrativo de Planeación
Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios

Los documentos técnicos mencionados y las solicitudes de eliminación fueron aprobados por el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo mediante Acta 4137.020.1.5.02 del 31/ene/2020.

Febrero

En éste mes se digitalizaron 7.892 Imágenes de Archivo y 15.321 Imágenes de Apoyo:

Se publicaron tres (3) notas en la Intranet de la Alcaldía: Lo que necesita saber sobre gestión documental (03/feb/2020), Aprobados Documentos del Programa de Gestión Documental (03/feb/2020) y Conozca la nueva Norma Técnica para la descripción archivística (11/feb/2020).

Marzo

En éste mes se digitalizaron 3.125 Imágenes de Archivo y 25.789 Imágenes de Apoyo:

Se emitió Circular con Rad. 202041370300004544 del 30/mar/2020 sobre Delegación Integrantes Equipo Técnico de Archivo.

Abril

En éste mes se digitalizaron 17.654 Imágenes de Archivo y 27.987 Imágenes de Apoyo:

Se realizó reunión mediante Acta No. 4137.030.14.1.2 del 21/abr/2020 para establecer cronograma de Capacitaciones, Escuelas y Equipo Técnico de Archivo.  Así mismo se realizó reunión mediante acta No. 4137.030.14.1.4 del 30/abr/2020 para definir los temas de las Capacitaciones en el PGD, los cuales estarán sujetos a los hallazgos detectados en las auditorias.

Se realizó reunión con Acta No. 4137.030.14.1.3 del 27/abr/2020 para definir la planificación de las jornadas de organización de puestos de trabajo.

Se publicaron tres (3) notas en la Intranet del Municipio: Lineamientos sobre el manejo temporal de modificaciones a los Sistemas de Gestión (15/abr/2020), Gustavo Rey, asume liderazgo del proceso Gestión Documental (17/abr/2020) y ¿Cómo deben firmarse los documentos desde el trabajo en casa desarrollados por los servidores? (17/abr/2020).

Se emitió circular con radicado No. 202041370300005244 del 07/abr/2020 con asunto Envío de Masivos a través de Orfeo.

Se realizó la socialización de la Modelación del Proceso de Gestión Documental, la cual cuenta con su respectiva acta No. 4137.030.14.12.2 del 27/abr/2020.

Mayo

En éste mes se digitalizaron 85.432 Imágenes de Archivo y 82.214 Imágenes de Apoyo:

Expedientes Organizados por los Gestores Documentales en los organismos de la Administración Municipal:

Se realizó análisis y monitoreo a los controles y a las acciones asociadas a estos del Mapa de Riesgos del Proceso de Gestión Documental, correspondiente al primer cuatrimestre de 2020, evidenciado mediante Acta No. 4137.030.14.12.3 del 05/may/2020.

Se llevó a cabo el monitoreo al Plan de Control, Políticas de Operación e Indicadores del Proceso de Gestión Documental, correspondiente al periodo enero – abril, la cual cuenta con su respectiva Acta No. 4137.030.14.12.4 del 13/may/2020.

Para el periodo del mes de mayo se realizaron las siguientes capacitaciones:

Resumen General de Actividades Desarrolladas en el I semestre 2020:

Para el periodo comprendido de marzo a junio de 2020 se realizó la digitalización de 151.757 expedientes de archivo y 173.516 expedientes de apoyo, para un total de 325.273 expedientes a los diferentes organismos de la Administración. (Ver Gráfica)

En el periodo comprendido de Mayo a junio de 2020, se realizó el apoyo por los Gestores Documentales en los organismos de la Administración Municipal, teniendo como resultado 1.532 carpetas y un total de 294.172 folios.

Actividades realizadas de marzo a junio por el grupo de Apoyo del Archivo Central del Municipio de Santiago de Cali (Observar Grafica)

Se realizaron 6 asesorías entre los meses de marzo a junio, sobre temas relacionados con Gestión Documental a los diferentes organismos vía virtual.

En el Primer Semestre del 2020, se realizaron 3 solicitudes de eliminación por los diferentes organismos así:

Oficina de Comunicaciones_ Secretaria de Gobierno
Institución Educativa José Holguín Garcés- Secretaria de Educación
Despacho- Secretaria de Gobierno.

Una vez recibidas se procedió a realizar visita en sitio para verificar los documentos físicos a Eliminar vs FUID.

Ninguna de las 3 solicitudes aplicó para eliminar por cuanto no reunieron los requisitos establecidos en el Acuerdo 004 de 2019 y el Procedimiento establecido en la entidad.

Informe de Gestión Vigencia 2020 – Segundo Semestre

Cada mapa de riesgo debe ser monitoreado mensualmente una vez sea validado, dicha actividad se sintetiza en el siguiente cuadro:

 Expedientes Organizados de julio a diciembre de 2020

Durante el segundo semestre de 2020 los expedientes organizados por los Gestores Documentales en los Organismos de la Administración Municipal, se organizaron un total de 5.970 carpetas equivalentes a 525.864 folios, detallados en el siguiente cuadro mensualizado por organización y volúmenes.

 Eliminaciones documentales de julio a diciembre de 2020

En el siguiente cuadro se registran las solicitudes de los Organismos a los que se les realizó visita para verificar la pertinencia de eliminación documental durante el segundo semestre 2020.

Nota: las eliminaciones fueron suspendidas en razón a que no está formulado el respectivo procedimiento y no se registra en TRD la serie Actas de Eliminación.

Publicaciones de julio a diciembre de 2020

En el siguiente cuadro se relacionan las notas relacionadas con temas de gestión documental y publicadas durante el segundo semestre 2020.

 

Fecha

Noticia

Enlace

Julio 6 de 2020

Mañana, nueva jornada de capacitación en Gestión Documental

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/ma%C3%B1ana-nueva-jornada-de-capacitaci%C3%B3n-en-gesti%C3%B3n-documental

agosto 8 de 2020

Verificación y seguimiento al uso de formatos documentales en la Secretaría de Turismo

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/verificaci%C3%B3n-y-seguimiento-al-uso-de-formatos-documentales-en-la-secretar%C3%ADa-de-turismo

Oct 10 de 2020

Lineamientos sobre el uso de plantillas

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/lineamientos-sobre-uso-de-plantillas-en-la-producci%C3%B3n-documental

Oct 7 de 2020

La innovación llega al Programa de Gestión

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/la-innovaci%C3%B3n-llega-al-programa-de-gesti%C3%B3n-documental

Oct 7 de 2020

Digitalización de documentos: herramienta que minimiza el riesgo de contagio

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/digitalizaci%C3%B3n-de-documentos-herramienta-que-minimiza-el-riesgo-de-contagio

Oct 2 de 2020

Nuevos formatos para la elaboración de actas y listados de asistencia

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/nuevos-formatos-para-la-elaboraci%C3%B3n-de-actas-y-listados-de-asistencia

Oct 16 de 2020

III Foro de Gestión Documental “Medidas de cuidado y control documental en tiempos de pandemia”

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/iii-foro-de-gesti%C3%B3n-documental-%E2%80%9Cmedidas-de-cuidado-y-control-documental-en-tiempos-de

Nov 6 de 2020

¿Cuándo se niega al ciudadano el acceso a la información pública?

http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/%C2%BFcu%C3%A1ndo-se-niega-al-ciudadano-el-acceso-la-informaci%C3%B3n-p%C3%Bablica

 Dic 2 de 2020

Estrategia de equipos transversales ahora cuenta con un micrositio

 http://intranet2.cali.gov.co/?q=noticias&page=4

Se elaboraron las siguientes Circulares desde el 25 de agosto de 2020, hasta el 7 de diciembre de 2020. Clasificadas en el siguiente cuadro.

Delegación integrantes del Equipo Técnico de Archivo de julio a diciembre de 2020

La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental emitió la Circular No. 4137.030.14.42.187.001049 de fecha 09 de septiembre de 2020 se solicitó a los Organismos, para que informaran sobre su representante en el equipo técnico de archivo - E.T.A. y los datos generales para consolidar los miembros de dicho equipo. En respuesta a esta Circular fueron asignados 51 delegados en representación de los Organismos y reparticiones administrativas-.

Con corte al 21 de diciembre de 2020, se realizaron 7 reuniones con el Equipo Técnico de Archivo E.T.A. y se trataron los siguientes temas:

Gestión Documental
Socialización Circular Divulgación de las Funciones, Actividades y Tareas de los Delegados del E.T.A.
Divulgación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) y Presentación del Micro-sitio del Archivo General del Municipio.
Socializar los Formatos que se utilizan en el Proceso de Gestión Documental y política de Cero Papel
Listados de Asistencia Virtual Micro-sitio

Capacitaciones de julio a diciembre de 2020

De acuerdo al cronograma de trabajo se dio cumplimiento a la realización de las 7 Escuelas de Gestión Documental de manera virtual, a la que asisten Servidores Públicos y Contratistas de la Alcaldía de Santiago de Cali; la Tercer Escuela fue realizada el 29 de julio de 2020 y contó con la participación de 271 asistentes, la Cuarta Escuela fue el 26 de agosto de 2020 con la participación de 132 asistentes, la Quinta Escuela tuvo la participación de 246 asistentes y se agendó el 24 de septiembre de 2020, la sexta Escuela programada el 26 de noviembre tuvo la participación de 122 asistentes y finalmente la séptima Escuela se hizo el 30 de noviembre con la participación de 193 asistentes.

Con relación a las Jornadas de Organización de Puestos de Trabajo a continuación se registra el organismo y las personas participantes.

Políticas de operación e indicadores del proceso de GD de julio a diciembre de 2020

Se hizo modificación al formato de recolección de datos a implementar en el segundo seguimiento de Inventarios.

Se actualizó el Formato de Acta de Reunión y de igual manera el Listado de Asistencia

Se implementó la herramienta del Micrositio

Seguimiento inventarios documentales de julio a diciembre de 2020

Verificar semestralmente el estado de Inventarios Documentales y el estado de los archivos de gestión como también la medición de los archivos.

Se están programando con el ETA los seguimientos de los inventarios a los Organismos pendientes por realizar.

 Seguimiento a la implementación de los formatos de gestión docuemental

Se realizó Seguimiento a los formatos de Gestión Documental a 41 Organismos, donde se facilita el control, la Organización y la Conservación de los documentos de archivo, en los siguientes Formatos: 1- Plantilla de Aseo, Limpieza, Fumigación y Desinfección. 2- Control de Ingreso de Expedientes a Series Complejas y/o Índice Documental a Series Simples. 3- Control de Préstamo Documental.

III Foro de gestión documental “Medidas de Cuidado y Control Documental en Tiempos de Pandemia”

Este Foro se realizó de modo virtual el 30 de octubre de 2020 con la participación de los siguientes Invitados Especiales:

Rodrigo Marlos Mejía (Historiador)

Nayibe Eliana Valencia Parada (Epidemióloga)

Carlos Andrés Pino (Enlace Territorial del Archivo General de la Nación

Yenni Marcela Gasca (Licenciada en Ciencias Sociales)

Se contó con la asistencia de 483 entre Organismos de la Alcaldía de Santiago de Cali, como también de Las Alcaldías de Palmira, Jamundí, San Estanislao, San Antero, Necoclí Antioquia, Timbío, Sotará Cauca, Pupiales, Samaná, Padilla Cauca, Arboledas Norte de Santander, Alcalá, Acacia Meta, Murillo Tolima, la Gobernación del Valle y Boyacá, Contraloría General de Santiago de Cali, Departamento Administrativo de Control Disciplinario Interno,

Entidades externas como: Hospitales de Riosucio Caldas, Susana López de Valencia ESE Popayán, Fundación Hospital San Pedro en Pasto Nariño, Organización Clínica Bonnannoda Prevenir Barranquilla, Empresa Social del Estado Hospital Nivel 1 El Bordo

SENA Regional Cauca, Berlinas del Fonce Bogotá, Cámara de Comercio de Cali, Univalle, Universidad Cooperativa de Colombia, Fundación Universitaria San Martín, ICBF, Competence Consulting SAS Bogotá, Partner del Pacifico S.A. Cali, Departamento Administrativo de la Función Pública, Intralac Malaga España, Cali 2,  Universidad del Tolima, Sociedad de Activos Especiales SAS Bogotá, ESPY Empresa Oficial de Servicios Públicos de Yumbo, Indeportes Cauca, Casa de Justicia Siloé, Escuela Nacional del Deporte, Colgas de Occidente, Cooperativa La Boyana de Transportadores, KOSTKA Bolívar, Corpoboyacá, Challenger, Colgas S.A.S. Nueva Licorera de Boyacá, Fundación THALITAKUMI, NorteSantandereana de Gas, VEREIN FUR KOMMUNALE ARCHIVPFLEGE IM LANDKREIS REGENSBURG E.V.

Imagenes digitalizadas de julio a diciembre de 2020

En el segundo semestre de 2020 se digitalizaron un total de 2.355.052 imágenes desagradas en Archivo por 993.095 y Apoyo 1.361.957 el cual se resume en el siguiente cuadro mensualizado y en volúmenes:

Julio

En este mes se digitalizaron 165.822 Imágenes de Archivo y 232.608 Imágenes de Apoyo:

Agosto

En este mes se digitalizaron 286.543 Imágenes de Archivo y 302.543 Imágenes de Apoyo:

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Fecha de publicación 11/05/2004
Última modificación 01/09/2021

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