Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos del Municipio de Santiago de Cali aprobado por el Comité interno de Archivo mediante acta 4137.030.1.15. de Abril 13 de 2018.

¿Qué es un Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos?

Es un instrumento archivistico que establece los requisitos funcionales y no funcionales para el tratamiento de la información electrónica, digital y o digitalizada, asi como su incorporación al SGDEA de la entidad, orientado a procurar su preservación.

El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos del municipio de Santiago de Cali esta incorporado al SGDEA desde su etapa de diseño, modelación e implementación.

Índice de contenido

Introducción
Objetivo

Alcance

Definición

Implementación de un SGDEA

Alcance 

Implementación de un SGDEA

Requisitos funcionales y no funcionales del SGDEA 

   Requisitos Funcionales
   Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
   Controles y Seguridad
   Conservación y Eliminación
   Captura y Registro de Documentos
   Referenciación
   Búsqueda, Recuperación, Representación
   Administración
     Proceso de planeación
     Proceso de producción
     Proceso de gestión y trámite
     Proceso de organización
     Proceso de transferencia
     Proceso de disposición de documentos
     Proceso de preservación a largo plazo
     Proceso de valoración
   Flujos de Trabajo y Flujos Electrónicos
   Requerimientos de Preservación (OAIS)
   Metadatos
   Requisitos No Funcionales
CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
   Estructura Lógica
   Firma del Documento Electrónico
   Formato de Documento Electrónico
CARACTERISTICAS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
   Foliado electrónico
     Requisitos para la foliación.
Gestión de copias de documentos en ambientes electrónicos.
   Índice electrónico.
   Relación Expediente Híbrido
   Estructura XML
   Firma del Índice electrónico
   Ciclo Vital del Expediente Electrónico
Gestión
   Cierre y archivo del expediente electrónico
   Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CONSIDERACIONES GENERALES
ANEXOS

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos