Informe de Archivo Gestión Documental

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Cuando hablamos de aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD) estamos involucrando los procesos de un Programa de Gestión Documental que son 8.

1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones.
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, que pueden ser adoptados y adaptados por cada Entidad, sin perjuicio de aquellos que se deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones especificas.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. El sistema oficial de recepción y radicación de comunicaciones oficiales es el Orfeo, como estrategia de fortalecimiento, control y seguimiento automatizado.

3. DISTRIBUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En el desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normativa vigente en el País, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Al dar contestación a una comunicación oficial a nuestros usuarios externos e internos se sugiere aplicar una redacción clara, que enlace el requerimiento del solicitante, no ser tan telegráficos o suscintos y ser claro y puntual al contestar.

5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la Clasificación, Ordenación y Descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos:
- Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
- Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respetivas series en el orden previamente acordado, teniendo en cuenta que cada proceso tiene momentos claros y específicos.
- Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene el usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de ese propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios propios y de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y solo se permitirá cuando la información no tenga carácter reservado conforme a la constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del archivo de gestión, central o histórico. Sin ninguna distinción, cuando el solicitante requiere retirar una unidad documental deberá firmar como responsable de los documentos que retira, quedando constancia de las condiciones en que se encuentran, de igual manera al regresarlos se debe verificar nuevamente la integridad de los mismos e informar si se adicionaron nuevos registros.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos y elementos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas, debido a que cada tipo de soporte requiere una temperatura y humedad especificos para su permanencia en el tiempo.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la administración pública el diligenciamiento de la columna disposición final, implica que a cada serie o subserie se le aplique previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o selección de algunas muestras representativas.

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