Se modernizan 21 años de gestión documental en la Secretaría del Deporte y la Recreación

La Secretaría del Deporte y la Recreación logro digitalizar 21 años de historia, modernizando la gestión documental de la administración del ente que rige el deporte en Santiago de Cali.

Con una ardua labor del equipo de trabajo de gestión documental, más de mil documentos que reposaban en caja, desde 1996, fueron recuperados y digitalizados por la Secretaría del Deporte y la Recreación, convirtiéndose en un importante logro para este organismo administrativo.

Silvio López Ferro, actual secretario del Deporte y la Recreación de Cali, manifestó su entusiasmo al ver consolidado, después de más de veinte años, un archivo que forma parte de la memoria histórica de la administración municipal.

“No es fácil lograr ordenar este archivo, pero con compromiso, hemos visto los resultados, demostrando que somos una administración donde se evidencia el orden y la transparencia de este proceso. Estamos felices y, hoy, podemos decir que tenemos el 99 % del material digitalizado”.

Este logro histórico, después de veinte años, fue posible en la administración del alcalde Maurice Armitage, en el inicio del tercer año de su mandato, en una apuesta por mantener el control y adecuado orden de los contratos, resoluciones y demás documentos requeridos en el área de gestión documental.

Rodolfo Machado, uno de los pioneros de esta iniciativa que cambió el proceso de archivo de la secretaría del Deporte y la Recreación, se refirió al importante logro.

“Empezamos hace un año. Nos encontramos un archivo desorganizado. Allí inicio nuestra labor. Al día de hoy, el organismo cuenta con la recopilación de material documental producido desde el año 1996 hasta el 2018”.

Actualmente, el área de gestión documental tiene un equipo de trabajo de 20 personas que velan por la organización y adecuada distribución de la documentación.

Julián Enrique, antiguo funcionario de gestión documental, comentó: “Es de admirar la gestión que está realizando el Secretario. Este era un proceso que venía bastante atrasado y fue complicado cumplir con la actualización en años anteriores. En esta administración se amplió el equipo de trabajo y así el concepto documental, rescatando que no es solo un lugar donde se llega a dejar papel”.

Al año 2017, la entidad contó con cuatro millones de folios debidamente sistematizados, a los cuales se garantizará el acceso y respuesta inmediata de los solicitantes. Con este gran avance informativo, cada uno de los interesados puede solicitar y acceder a sus carpetas en menos de cinco minutos, apostándole a contar con una dirección en la nube que permita localizar la información desde cualquier navegador.

Para este proceso, se creó una sábana en el programa Excel avanzado, que permitió localizar el punto exacto donde se encuentra ubicada cada una de las carpetas de archivo activo y de vigencias pasadas.

“Es nuestra apuesta cumplir con el cronograma y lograr que con un clic podamos conocer el origen y ubicación especifica de los documentos”, puntualizó Silvio López.

Adriana Mosquera M.