OFICINA ASESORA DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO
Informe de Gestión 2008 y proyecciones para el 2009

Relaciones Públicas: Fortalecimiento de las relaciones entre las personas -  entidades.
Protocolo: Es el orden dado a un evento o un procedimiento. Estética del poder

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Esta Oficina Asesora adscrita al Despacho y a la Secretaría General tiene bajo su responsabilidad el manejo de la Agenda Diaria del Señor Alcalde, labor que desarrolla de la mano de la Asistente Privada, Dra. Nhora Mondragón.

Además, presta el apoyo necesario para el buen desarrollo de los eventos que se programan desde cualquiera de las dependencias municipales, procurando preservar en cada uno de ellos, la unidad de criterio e imagen institucional.

Adicional a este trabajo, que se constituye en todo un quehacer diario, la Oficina ha liderado proyectos encaminados a fortalecer la imagen corporativa de la Alcaldía de Santiago de Cali basándose siempre en dos principios: la responsabilidad social empresarial y la recuperación del civismo y el fortalecimiento de la Caleñidad.

En este sentido, además de dar cumplimiento a los temas organizativos y aplicar las reglas de protocolo previstas por los manuales, la labor de la Oficina ha ido más allá de los asuntos cosméticos y se ha concentrado en desarrollar esfuerzos encaminados a difundir una imagen corporativa que trasmita valores como transparencia, sensibilidad social, eficacia administrativa y promoción de la inclusión.  

INFORME DE GESTIÓN 2008

CONVENIOS DE RSE
Buscando una contribución activa y voluntaria de entidades caleñas al mejoramiento social, económico y ambiental de la ciudad, se efectuaron acercamientos con 80 personas naturales y jurídicas a las que se les planteó el desarrollo de proyectos de Responsabilidad Social Empresarial- RSE. Del total de contactos efectuados, se lograron establecer 37 acuerdos de voluntades o apoyos directos.

Gracias a este trabajo, se consiguieron aproximadamente mil millones de pesos representados en presentaciones artísticas de compañías de la calidad de Swing Latino- Tigo, apoyo técnico, publicidad, apoyo logístico de eventos, etc.

Entre las firmas con las que hemos logrado convenios de RSE se encuentran Tigo, Comfenalco, la Asociación de Autos Antiguos, Expocali S. A., Emcali, Transportes Recreativos, Nacional de Chocolates, entre otras entidades.

CUMPLEAÑOS DE CALI
Pensando en el fortalecimiento de la imagen de Gobierno y unificando los criterios del mismo, se realizó una celebración de los 472 años de Cali en la que, no sólo se tuvieron en cuenta los actos protocolarios tradicionales, a los que asisten un limitado grupo de ciudadanos, sino que se desarrollaron una serie de eventos encaminados a fortalecer el concepto de ciudad desde la Caleñidad.

En este sentido, se desarrolló una programación que tuvo en cuenta diferentes grupos poblacionales y diversos sectores de la ciudad. Para los adultos mayores, por ejemplo, se realizó una visita cultural guiada. En las comunas 1, 5, 6, 7, 20 y 21, en la Colina de San Antonio y Los Cristales, se realizaron presentaciones artísticas

Además, se llevó a cabo un desfile de modas en la Plazoleta del CAM, lugar donde también se realizó el Festival del Pandebono que acogió a miles de caleños que acudieron en familia a degustar uno de los manjares de nuestra región. En cada evento desarrollado, se trabajó el concepto de la Caleñidad y el civismo. Se estima una participación de cerca de 15 mil personas.

DESFILE DE AUTOS CLÁSICOS
El Desfile de Autos Clásicos fue uno de los eventos feriales que más público aglutinó. En  él participaron 195 automotores que rodaron por las calles del sur de Cali, siendo una gran oportunidad para que caleños y turistas apreciaran la belleza de unos autos, que gracias a sus dueños, se niegan a dejar este mundo moderno y persisten en exhibir sus cualidades y bellezas.

Este evento ferial fue el marco propicio para lanzar la campaña Apasiónate por Cali, la cual tendrá su desarrollo en el 2009 bajo una alianza con la Asociación Autos Antiguos.

PRIMER CONGRESO REGIONAL PARA LA EDUCACIÓN
Reunió a cerca de 600 docentes quienes se actualizaron en las normas técnicas de la calidad en la Educación (Primer semestre de 2008). Este evento permitió que Cali fuera seleccionada como sede del Congreso Internacional del mismo tema.

RECONOCIMIENTOS
Hemos cumplido con las normas y procedimientos establecidos para tal fin en el Manual de Protocolo, Honores, Distinciones, Símbolos y Usos de la Alcaldía de Santiago de Cali (Decreto No. 057 de 2003), despertando el sentido de pertenencia por las tradiciones propias, símbolos patrios y los actos públicos del Municipio en particular.


Las condecoraciones oficiales, distinciones y reconocimientos se han entregado ajustándonos a la norma, destacando los méritos ciudadanos o empresariales de quienes han servido a la comunidad.

La inspiración para elaborar cada decreto ha estado enmarcada dentro de los lineamientos del Plan de Desarrollo resaltando la imagen institucional. Durante el 2008, fueron entregados 139 reconocimientos.

APOYO A EVENTOS
Tanto para dependencias municipales, como para entidades privadas y organizaciones comunitarias se ha prestado apoyo para la programación y desarrollo de eventos administrativos, cívicos y sociales.

En lo corrido del 2008, asesoramos la realización de cerca de 80 eventos entre los que se encuentran el Concierto del 20 de Julio, la Marcha por la Libertad de los Secuestrados, la celebración del Grito de Independencia de nuestra ciudad y las inauguraciones del Alumbrado Navideño y de la Feria de Cali.

RELACIONES PÚBLICAS
Entre los actores sociales, económicos, políticos e institucionales con los cuales interactúa la Oficina, se ha promovido una imagen transparente y sensible de la Administración, presentando una Alcaldía renovada y renovadora.

Además, se ha logrado trabajar en red con áreas de RRPP de los sectores oficial y privado.

TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN
Se han desarrollado instrumentos de gestión y control aplicables a las interventorías de los contratos asignados. De esta manera, se han unificado criterios para el manejo de los distintos servicios, logrando una mayor transparencia en la gestión.

VISITA DE EMBAJADORES
Se organizaron los encuentros del Señor Alcalde con las siguientes misiones diplomáticas: Embajador de Israel, Embajador de la India, Misión Económica de Francia, Embajador de Perú, Embajador de la República Islámica de Irán y Embajador de Alemania.

En estos encuentros se realizó un intercambio de información sobre actividades comerciales y  posibles acuerdos, además, se presentaron credenciales.


PROYECCIONES PARA EL 2009

NUEVOS ACUERDOS DE RSE
Continuar con el trabajo de consecución de acuerdos de voluntades enmarcadas en la Responsabilidad Social Empresarial. Convertir, de esta manera, a las RRPP en un instrumento captador de recursos físicos, financieros y humanos, y canalizarlos entre las diferentes dependencias.

RUEDA DE NEGOCIOS
De la mano de la Cámara de Comercio de Cali, la Universidad Icesi, la ANDI y Proexport se va a realizar una rueda de negocios encaminada a impulsar el desarrollo económico de la ciudad- región.

En este espacio serán presentados ante los industriales y empresarios, los diferentes proyectos de la Administración Municipal, precisando la manera como las entidades pueden vincularse contribuyendo al mejoramiento de la capital vallecaucana (RSE)

MEDALLA DE LA CALEÑIDAD
Atendiendo lo establecido en el Acuerdo 0156 de 2005 por medio del cual se creó la Cátedra de la Caleñidad y al Decreto Reglamentario 115 de 2006,  se tiene proyectado crear la Medalla de la Caleñidad la cual será entregada cada 25 de julio, en el marco de la celebración del cumpleaños de nuestra ciudad.

Con la medalla se entregará el Premio a la Caleñidad como un estímulo a los ciudadanos e instituciones que con sus actos hayan contribuido en la creación de un ambiente que favorezca el amor por la ciudad.

APASIÓNATE POR CALI
Esta campaña, lanzada en diciembre durante el Desfile de Autos Clásicos y la cual cuenta con el apoyo de la Asociación de Autos Antiguos, convoca a los ciudadanos a participar activamente enviando piropos y mensajes de la Cali que sueñan, a través de los medios de comunicación y de la página web www.apasiónateporcali.com.

Mensualmente, con la participación de un jurado selecto, se escogerán los dos mejores piropos del mes, los cuales recibirán un premio especial. Los piropos seleccionados, se exhibirán en la Plazoleta de Avianca, espacio al que se le hará un proceso de recuperación con el auspicio de las empresas patrocinadoras de la campaña.

473 AÑOS DE CALI
Continuando con el trabajo realizado el año pasado, en esta ocasión se van a mantener los eventos masivos, donde los ciudadanos puedan apreciar la belleza cultural y artística de nuestra ciudad.

SUEÑOS EN ARENA
En alianza con entidades privadas se tiene proyectado traer a la ciudad a un experto en elaborar figuras en arena quien realizará, en un espacio público, una exposición abierta a la cual podrán asistir todos los caleños. La actividad tendrá programada un componente lúdico y participativo.

EMBANDERAMIENTO DE LA CIUDAD
Por imagen de nuestra ciudad, se hace necesario realizar el embanderamiento de los sitios más destacados de la capital vallecaucana tales como edificios públicos, monumentos, entradas a la ciudad y los principales parques.

La idea al respecto, es conseguir una alianza con una entidad privada para mantener siempre bien presentada a nuestra ciudad en este tema.

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROTOCOLO
El actual Manual de Protocolo (Decreto 057 de 2003) cuenta con algunos componentes que son necesarios actualizar debido a los cambios que se han realizado en los últimos años en el tema.

Consideramos muy importante, desarrollar un texto ajustado a la realidad y con un componente práctico que permita la aplicación de las normas ahí establecidas, por todas y cada una de las dependencias municipales.

RENOVACIÓN DE LA MEDALLERÍA
Frente al tema anterior, es igualmente necesario actualizar el diseño de las medallas que entrega actualmente la Administración Municipal, logrando consolidar una imagen institucional única y moderna.

PROTOCOLO EN LÍNEA
La proyección de la Oficina  es generar un completo sistema de Comunicación que incluirá un componente especial dentro de la página web de la Alcaldía y productos informáticos precisos, tales como bases de datos, multimedia, videos cortos y otros, para uso a través de internet.

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
Continuar con el desarrollo de instrumentos que permitan la organización y el control de las actividades que están bajo la responsabilidad de la Oficina. En este sentido, vamos a diseñar un formato que permita obtener un informe de las delegaciones realizadas a los servidores y un instructivo para la organización de eventos de la Administración Municipal.