ORFEO GPL es una herramienta de Gestión Documental y de Procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el  almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Orfeo permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.

Algunas Características
• Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.
• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc.).
• Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención)
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.).
• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia y su parametrización para otros modelos.
• Generación de reportes de gestión.
• Recepción automática de documentos para radicación vía fax.

Procesos Archivísticos

Se  busca con ORFEO automatizar  el programa de gestión documental el  cual esta determinado por los siguientes procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
• Producción de documentos.
• Recepción de documentos.
• Distribución de documentos
• Trámite de documentos.
• Organización de documentos.
• Consulta de documentos.
• Conservación de documentos.
• Disposición final de documentos.

Con Orfeo se siguen los lineamientos previstos en la Ley General de Archivos en su programa de Gestión documental y la ley 594 de 2000 Artículo 22.

/Claudia Salas Martínez csalas@cali.gov.co