El Sistema de Gestión Documental Orfeo, reemplazó a partir de julio de 2011, al Sistema  de Quejas, Atención y Peticiones (QAP), según el Decreto  654 de 2011, expedido por la Administración municipal de Santiago de Cali, dijo el ingeniero Renielio Rodríguez, Asesor de Informática y Telemática de la Alcaldía de Cali.
 
Inicialmente, el Decreto 538 de 2001 acogió al Sistema Unificado de Recepción de Quejas, Atención y Peticiones (Sistema QAP), para garantizar permanentemente la recepción, información, orientación y trámite oportuno de quejas, derechos de petición y reclamos de la comunidad.
 
Hoy, el Sistema QAP es reemplazado por el Sistema Orfeo, un sistema que realiza un seguimiento efectivo al Proceso Gestión Documental, responsable de la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe, desde su origen hasta su destino final, esto con el objeto de facilitar su utilización y conservación; es uno de los tres procesos que conforman el Macroproceso de Apoyo denominado Gestión Tecnológica y de la Información.

Entre los beneficios económicos y ecológicos que da el Proceso Gestión Documental es el ahorro de papel y costos, porque la distribución de normativas, procesos, procedimientos, formatos, etcétera, se hace vía electrónica e inmediata asegurando la correcta consulta o distribución.

Orfeo es una herramienta que permite la gestión de los documentos, manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros de tiempo, costos y recursos, tales como, tintas para impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos. Este sistema será direccionado en la Alcaldía de Cali, por la Secretaría General.

El Decreto 654 de 2011, que modifica al Decreto 538 de 2011, indica que la administración municipal acoge como aplicativo al Sistema de Gestión Documental Orfeo,  el cual fue implementado inicialmente en Colombia, por la Superintendencia de Servicios Públicos y está licenciado como software libre, bajo licencia de GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre.
/Elizabeth Muñoz Garzón