Préstamo de parques y/o escenarios deportivos para realización de espectáculos de las artes escénicas

1) Carta de solicitud. (Original y fotocopia)

Anotaciones adicionales: La solicitud debe señalar la información del evento a realizar, la fecha, la hora y el número de días de realización del espectáculo; el nombre del productor, administrador o responsable del espectáculo. 

Adicional su domicilio, correo electrónico y número telefónico; tipo de actividad a realizar; aforo; escenario solicitado y horas requeridas para el montaje y desmontaje. Formulada con antelación no inferior a cuarenta y cinco (45) días hábiles a la fecha de realización de la actividad, evento o espectáculo (Decreto 513 de 2017 Art. 9).

2) Plan tipo de emergencia para la prevención y mitigación de riesgos. (Original)

Anotaciones adicionales: El responsable del espectáculo deberá poner a disposición el plan de emergencia y/o contingencia requerido para el espectáculo

Deberá ser entregado a la Secretaría de Gestión del Riesgo de Emergencias y Desastres.

3) Compromiso de entrega de instalaciones. (Original)

Anotaciones adicionales: El responsable del espectáculo tiene el compromiso de entregar las instalaciones al término del evento, en las mismas condiciones en que fueron recibidas por parte del municipio o distrito.

4) Plan de protección de las estructuras ecológicas. (Original)

Anotaciones adicionales: El responsable del espectáculo deberá presentar el plan de protección de las estructuras ecológicas que cumplen una finalidad ambiental pasiva y paisajística o que sirven como corredores verdes urbanos, como los humedales, las rondas de ríos y canales y las reservas forestales; según la clasificación del parque.

Deberá ser entregado al Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente (DAGMA).

Excepción: En el caso de parques.

Verificaciones de la institución

1) RESERVA Y/O AUTORIZACIÓN (Decreto 513 de 2017 Art. 11, 12 y 13): Conceptuar la viabilidad y disponibilidad del escenario, enviando Oficio de respuesta de la solicitud; En el caso de ser viable contendrá la reserva del escenario, el listado de documentos requeridos para la elaboración del contrato y citación a mesa de trabajo del evento.

2) LIQUIDACIÓN DEL COSTO (Decreto 513 de 2017 Art. 4,6 y 8): Calcular el costo por servicios si es viable la reserva del escenario, otorgando descuentos o exoneración, así DESCUENTOS 1) Después del segundo día de ocupación hasta un máximo de cinco (05) días, para: • 2 días (5%) • 3 días (10%) • 4 días (15%) • 5 días (20%) 2) Para eventos sin cobro de boletería tiene descuento diario del 30% EXONERACIÓN Previo análisis para Clubes, Ligas deportivas y Personas Jurídicas de Derecho Público.

3) SOLICITAR LA ELABORACIÓN DEL CONTRACTO: constatando el estado de cuenta del solicitante y anexando los documentos aportados.

4) PÓLIZA, PAGO Y MULTAS (Decreto 513 de 2017 Art. 7, 9, 10 y 14): Deberá 1) Constituir a favor del municipio las pólizas a que haya lugar 2) Realizar el pago total anticipado del alquiler a favor del municipio en las cuentas que se habiliten para dicho fin 3) Entregar el escenario en el tiempo y plazo acordado, si por demora de entrega o cancelación del evento previamente reservado y/o autorizado, el municipio sancionara al solicitante por el 50% del valor de la liquidación del costo.