3. Implementacion de Audiencias Virtuales - Secretaria de Movilidad

Implementación de audiencias virtuales secretaría de movilidad

de Santiago de Cali - Secretaria de Movilidad

Nombre experiencia

Implementación de audiencias virtuales Secretaría de Movilidad de Santiago de Cali

De que se trata:

Se trata de implementar de manera eficaz, la realización de audiencias virtuales dentro del marco de la emergencia sanitaria, brindando los mecanismos y el acceso a toda la población, para la resolución de sus requerimientos impactando en los resultados pese a las limitaciones derivadas de la pandemia por el COVID 19 y el posterior estallido social.

Contacto: Líder Experiencia

Andrés Quimbayo Rojas

E-mail Líder

Andres.quimbayo@cali.gov.co

Problemática

La necesidad de la implementación de las audiencias virtuales se origina por la emergencia sanitaria, y se hace necesaria la implementación de los recursos tecnológicos para la atención de los requerimientos, cumplimiento de términos y expedición de actos administrativos a que haya lugar mediante la virtualidad. Tiene la finalidad la prestación, continuidad y cumplimiento de la necesidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad, logrando que se sientan identificados plenamente con el organismo.

Resultados Obtenidos

• Los Servicios de la Secretaría de Movilidad son más permanentes, confiables y programados.

• Se ha logrado un enfoque hacia el bien común de la organización y no solo al propio.

• Se ha proyectado la imagen institucional de la Secretaría de Movilidad como una entidad al servicio de la comunidad.

Impacto logrados y beneficiarios

Sin lugar a dudas la implementación de las audiencias virtuales fue una experiencia que llego para quedarse, cabe resaltar que esta experiencia fue pionera en la puesta en marcha una estrategia que fue ejemplo y permitió que los demás organismos del orden nacional se acogieran a ella, la buena práctica y resultados se ven reflejados en las cifras de audiencias virtuales atendidas así como el incremento de usuarios para esta modalidad, expedición de actos administrativos que dan solución de fondo a los procesos contravencionales y descongestión.

Los beneficiarios en esta implementación de las audiencias virtuales impactan de manera directa a todos los habitantes del territorio nacional, teniendo en consideración que toda persona que cuente con licencia conducción y circule por la ciudad de Santiago de Cali, puede incurrir en conductas constitutivas de infracción a las normas de tránsito, así como los propietarios de los vehículos

En que consiste la experiencia

Consiste en avanzar en los debidos procesos, la continuidad en el servicio, la descongestión de los canales, el acceso y mejora de la atención, la cual al ser ininterrumpida se transforma en oportuna y eficaz, se puede evidenciar el nivel de la satisfacción del usuario, quienes pese a las limitaciones por las medidas implementadas derivadas de la emergencia sanitaria( Pandemia por COVID 19 ), el paro y posterior protesta social (paro nacional), han conseguido realizar sus trámites, finiquitar procesos y dar solución de fondo a sus necesidades y requerimientos. Para poder llevar a cabo esta tarea contamos con un equipo de profesionales plenamente capacitados en las leyes y normas estipuladas para el cumplimiento certero de los requerimientos que se atienden en el día a día, logrando que se sienta plenamente el compromiso hacia la ciudadanía, usuarios y con el organismo.

Indicar cuando surgió la experiencia

Se inicio el 5 de octubre de 2020 con las primeras audiencias mediante el uso de las tecnologías de la información, siendo notoria la acogida por parte de los beneficiarios, al no tener que desplazarse hasta las instalaciones de la Secretaría, y aun desde cualquier lugar del Mundo.

Implementación de la experiencia

Fase inicial del Diagnóstico:

Desde el inicio de la emergencia sanitaria se identificó la necesidad de llevar a la oralidad los conocimientos adquiridos por los profesionales

Fase de Apertura:

La necesidad de la implementación de las audiencias virtuales, nace y se deriva de la emergencia sanitaria y posterior estallido social, a raíz de la emergencia por la pandemia de COVID 19 se hace necesaria la implementación de los recursos tecnológicos para la atención de los requerimientos,

cumplimiento de términos y expedición de actos administrativos a que haya lugar mediante la virtualidad.

Fase de Creación de Alianzas:

Con el Centro de Diagnostico Automotor del Valle, en el desarrollo del convenio interadministrativo se guardan en el Archivo Documental las evidencias de las actuaciones administrativas surtidas y las grabaciones en audio y video de cada una de las audiencias.

Fase de Expansión del Servicio:

La implementación de las nuevas tecnologías ha permitido impactar de manera directa a todos los habitantes del territorio nacional.

Fase de Selección:

Se hizo uso de los diferentes medios tecnológicos para la realización de los diferentes actos y procedimientos por un espacio de tiempo de seis meses

Teniendo como como finalidad la prestación, continuidad y cumplimiento de la necesidad del servicio, pese a la pandemia, el aislamiento preventivo, selectivo e inteligente y demás factores que impidieron la presencialidad, en el

ámbito laboral, así como elevar los niveles de satisfacción, eficiencia eficacia y oportunidad, logrando que se sientan

identificados plenamente con el organismo.

Atención en medio de la pandemia con prioridad en mujeres, jóvenes, población en situación de discapacidad, minorías

étnicas, personas adultas mayores, con comorbilidades, enfermedades inmunosupresoras, mujeres gestantes y lactantes

y aquellas que se ubican fuera del municipio de Santiago de Cali, ya que sin importar la ubicación o dispositivo de

conexión se pueden atender los requerimientos y dar solución casi que inmediata a los mismos.

Financiación y presupuesto

La experiencia de la realización de audiencias virtuales, se acoge al Plan de Desarrollo 2020-2023 y al presupuesto anual de inversiones aprobado para Santiago de Cali D.E