Archivos de JAC: de Bienestar Social a Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana
Dada las funciones en la estructura de la Alcaldía de Santiago de Cali, la Secretaría de Bienestar Social transfirió 34 cajas con 345 carpetas debidamente foliadas y organizadas a la Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana, las cuales contienen la historia de las Juntas de Acción Comunal (JAC), periodo 2013 al 2020, pertenecientes a las comunas 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 y 20, para su custodia.
Lo anterior, porque el Decreto 516 de 2016 delega las funciones de fortalecer las capacidades operativas, administrativas y de gestión de las Juntas de Acción Comunal y las Juntas Administradoras Locales a la Subsecretaría de Promoción y Fortalecimiento de la Participación, dependencia adscrita a la Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana.
De esta forma, también se cumple con la Ley 594 de 2000 donde se estipula que el archivo se debe cuidar y salvaguardar, por ello se entregó la documentación en físico y en formato digital para que la historia de las JAC se conserve y en el momento cuando un ciudadano o funcionario necesite consultarla, lo haga preferiblemente de manera digital, para evitar el deterioro de los archivos físicos o la perdida de alguno de sus folios.
Esta gestión se realizó en, aproximadamente, un año y la ejecutó el Equipo de Técnico de Archivo (ETA) de la Secretaría de Bienestar Social, según a Tabla de Retención Documental, el cual contó con el acompañamiento y apoyo de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, que además de capacitar constantemente a los funcionarios de los organismos de la alcaldía, tuvo a su cargo, a través del Archivo Central, la digitalización de todos los documentos mencionados, logrando además cumplir con la Directiva presidencial 04 sobre la reducción del uso del papel en la entidad.
Al respecto, Dabeiba Campos, delegada al ETA por la Secretaría de Bienestar Social dijo que, “la tarea no fue fácil, estuvimos por lo menos un año inventariando, clasificando, organizando, foliando y encarpetando los archivos, teniendo en cuenta que nuestra responsabilidad y deber es custodiar los archivos del municipio”.
Y agrego que, “agradezco a la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental todo su apoyo para lograr esta gestión y además las capacitaciones virtuales y presenciales que nos brindaron porque han sido muy valiosas para nuestro equipo en el momento de hacer las cosas bien de principio a fin”.
Finalmente, Campos informó que, pronto iniciarán la misma tarea con los archivos de las Juntas de Acción Comunal de las comunas 1 a la 12, para que la historia y gestión de todos estos organismos cumplan con las directrices del Proceso de Gestión Documental, bajo custodia permanente del Municipio de Santiago de Cali.
María Cristina Bedoya Gómez