Vigencia 2013

Informe de Gestión del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali (Primer Semestre año 2013).

Dando cumplimiento al artículo 9º. Numeral 6, del Decreto Nacional No. 2578 del 13 de diciembre del 2012. Presento el siguiente informe correspondiente al primer semestre (Enero/Junio) del año 2013:

ENERO

3 Reunión Empresa Municipal de Renovación Urbana – Archivo General del Municipio

10 Reunión Comité Interno de Archivo

11 Sensibilización Personal de Archivo Central sobre Manejo y Organización

17 Reunión Equipo Técnico de Archivo de la Alcaldía

29 Capacitación Gestión Documental – Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad

FEBRERO

5 Sensibilización Personal de Archivo Central sobre Manejo y Organización

7 Reunión Equipo Técnico de Archivo de la Alcaldía

14 Reunión Comité Interno de Archivo

21 Visita al Archivo de Gestión Tributaria

21 Capacitación Gestión Documental – Subdirección de Tesorería de Rentas

26 Capacitación Gestión Documental – Subdirección de Ordenamiento Urbanístico

28 Mesa de Trabajo Archivo General – Secretaría de Vivienda Social

MARZO

3 – 9 Premio Plan de Incentivos – Mejor Equipo de Trabajo – Implementación ORFEO

12 Capacitación Gestión Documental – Departamento Administrativo de Medio Ambiente

14 Reunión Comité Interno de Archivo

19 Capacitación Gestión Documental – Subdirección Tesorería de Rentas

19 Mesa de Trabajo – Actualización Radicados de Orfeo

19 Visita al Archivo de Gestión Ordenamiento Urbanístico

20 Capacitación Gestión Documental – Secretaría General

20 Visita al Archivo de Gestión Tributaria que Administraba el Operador SICALI

21 Visita al Archivo de Gestión Secretaría de Deporte y Recreación

22 Capacitación Gestión Documental – Secretaría General

ABRIL

4 Capacitación Gestión Documental – Departamento Administrativo de Medio Ambiente

4 Reunión Equipo Técnico de Archivo de la Alcaldía

5 Visita al Archivo de Gestión reubicado en el CAB La Flora

5 Mesa de Trabajo Alcaldía de Santiago de Cali – CaliSalud en Liquidación

8 Mesa de Trabajo Subdirección de Impuestos y Rentas – Plan de Mejoramiento

9 Capacitación Equipo Técnico de Archivo – Actualización TRD Orfeo

10 Comité Gobierno en Linea Territorial

11 Reunión Comité Interno de Archivo y Comité de Archivo CaliSalud en Liquidación

16 Capacitación Gestión Documental – Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles

17 Mesa de Trabajo Seguridad de la Información – Archivo General – Informática y Telemática

18 Consolidación Mapa de Riesgos de Corrupción

24 Comité Gobierno en Linea Territorial

29 Visita al Archivo de Gestión Secretaría de Salud

29 Lineamientos Programa de Gestión Documental y Orfeo – Departamento Administrativo de Hacienda

30 Capacitación Gestión Documental – Subdirección de Recurso Humano

MAYO

2 Reunión Equipo Técnico de Archivo de la Alcaldía

7 Presentación Política Cero Papel – Equipo Técnico de Gestión

8 Comité Gobierno en Linea Territorial

9 Reunión Comité Interno de Archivo

10 Mesa de Trabajo EMSIRVA SP en Liquidación

14 Capacitación Gestión Documental – Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social

15 Comité Gobierno en Linea Territorial

16 Mesa de Trabajo universidad del Valle – Archivo General – Informática y Telemática

21 Reunión Equipo Técnico de Gestión

22 Comité Gobierno en Linea Territorial

28 Capacitación Gestión Documental – Subdirección de Catastro y Sistemas Hacienda

29 Medición Archivos de Gestión y Fondos Acumulados – CAB Villacolombia

31 Mesa de Trabajo – Archivo General – Subdirección Tesorería de Rentas

JUNIO

4 – 5 Visita Aprendices SENA – Atención al Ciudadano – Archivo General

6 Reunión Equipo Técnico de Archivo de la Alcaldía

7 Mesa de Trabajo Proyecto Colciencias

7 Visita al Archivo de Gestión Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles

11 Mesa de Trabajo Archivo General – Directores Centros de Atención Local Integrada CALI's

12 Preparación Proyecto Colciencias – Universidad ICESI

14 Capacitación Archivistica para el Fortalecimiento del Control Interno Contable

14 Comité de Archivo EMSIRVA SP en Liquidación

19 Preparación Proyecto Colciencias – Universidad ICESI

26 Capacitación Gestión Documental – Subdirección de Catastro

27 Reunión Comité Técnico Operativo

27 Mesa de Trabajo METROCALI – Archivo General – Informática y Telemática

28 Reunión Consejo Departamental de Archivos

Del 29 de Mayo al 28 de Junio de 2013 se realizó la Actualización de la Información Archivistica – Archivos de Gestión y fondos Acumulados

JULIO

03 al 05 Seminario “Transparencia del Estado: Gestión, Preservación y Acceso a los Documentos Públicos”

04 julio Reunión Equipo Técnico de Archivo (apoyo al Comité Archivo de la Alcaldía)

04 julio Visita realizada a los depósitos de la Empresa de Energía de Bogotá

11 julio Reunión Comité Interno de Archivo

16 julio Capacitación en archivística (Departamento Administrativo de Planeación)

22 julio Preparación proyecto (Colciencias-Icesi)

24 julio Preparación proyecto Colciencias (Marco Lógico)

29 julio Implementación ORFEO (Metro Cali)

30 julio Escuela en gestión documental (Capacitación servidores públicos de la Alcaldía de Santiago de Cali).

31 julio Comité Gelt (Revisión Política de la Seguridad de la información, actualización del normograma).

AGOSTO

01 agosto Reunión Equipo Técnico de Archivo (apoyo al Comité Archivo de la Alcaldía)

02 agosto Sustentación POAI 2014 (Verificación matriz de indicadores, evaluación fichas EBI Proyectos de Inversión)

06 agosto Mesa de trabajo custodia de medios magnéticos (Departamento Administrativo de Hacienda)

06 agosto Implementación ORFEO Metrocali SA (Codificación de la entidad, revisión de Series y Subseries, codificación de las Series y Subseries, administración de los Tipos Documentales)

08 agosto Reunión Comité Interno de Archivo.

08 agosto Reunión Comité Interno de Archivo –Calisalud EPS en Liquidación

08 agosto Inducción y reinducción personal Secretaria General (Misión y visión, Principios y valores, modelo operativo por procesos, procesos misionales)

08 agosto Armonización Tabla de Retención Documental Metrocali (Revisión del proceso de homologación de las Tablas Retención Documental, verificación de las tareas y compromisos adquiridos, proceso de socialización y resistencia al cambio, interconectividad con aplicativo ARANDA.

09 agosto Implementación sistema de desarrollo administrativo (Conformación del comité de desarrollo administrativo, modelo integral de planeación y gestión, armonización de los comité de alta gerencia.)

13 agosto Escuela en gestión documental (Capacitación servidores Secretaria de vivienda públicos de la Alcaldía de Santiago de Cali).

14 agosto Asesoría Centro de Diagnostico Automor

14. agosto Comité Gobierno en Línea (Revisión de Indicadores, Ajuste Comités Operativos)

15 agosto Reunión verificación de indicadores Programa de Gestión Documental, Mapa de Riesgos, Anticorrupción, Plan de Desarrollo, Plan Indicativo

15 agosto Mesa de Trabajo Calisalud EPS en Liquidación

21 agosto Reunión Comité Gelt (Revisión del Normograma)

22 agosto Reunión Comité Interno de Archivo (Empresa Emsirva ESP en Liquidación)

27 agosto Escuela de gestión documental (Capacitación servidores públicos de la Alcaldía de Santiago de Cali).

27 agosto Socialización de la política y objetivos de calidad, mecí y mapa de riesgos (Funcionarios Secretaria General Área de Archivo)

28 agosto Seguimientos aprendices SENA (Seguimiento de compromiso, Presentación Proyecto final)

29 agosto Reunión Comité Técnico Operativo (Verificación implementación estrategia gobierno en línea, configuración fuente código de barras para usuarios Orfeo).

SEPTIEMBRE

03 septiembre Instalación auditoria 33, 34, 35, y 36 (Definición de metodología de trabajo)

03 septiembre Capacitación en gestión documental (Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles)

4 septiembre Auditoria interna (Oficina Archivo General –Programa de Gestión

05 septiembre Reunión Equipo Técnico de Archivo (apoyo al Comité Archivo de la Alcaldía)

09 septiembre Mesa de trabajo (Personal de la Subdirección de Rentas)

09 septiembre primera presentación Proyecto de Acuerdo para el Archivo General del Municipio

10 septiembre Seminario Cero Papel

11 septiembre Reunión Comité Gelt – Política Editorial

12 septiembre Reunión Comité Interno de Archivo

13 septiembre Visita archivos modulares custodia archivos CaliSalud EPS en Liquidación (Zona Industrial arroyohondo)

16 septiembre Reingeniería Programa de Gestión Documental

17 septiembre Escuela de gestión documental (Capacitación servidores públicos de Dirección de Desarrollo Administrativo)

18 septiembre Comité Gobierno en Línea (Socialización de la política editorial, actualización de instancias por dependencias.

19 septiembre Mesa de trabajo Proceso de Contratación para Digitalizar las Historias Laborales

24 septiembre Escuela en gestión documental (Capacitación servidores públicos de la Alcaldía de Santiago de Cali).

26 septiembre Reunión Comité Técnico Operativo Certificación Servidor Público Digital – Implementación Ley 1581 de 2012

26 septiembre Revisión y ajustes Tabla de Retención Documental (Departamento Administrativo de Hacienda)

30 septiembre Reunión Comité Interno de Archivo (Empresa Emsirva en Liquidación)

OCTUBRE

01 octubre Reunión reingeniería del programa de gestión documental

02 octubre Comité Gobierno en Línea (Caracterización del usuario – Desarrollo de herramientas informáticas)

03 octubre Reunión Equipo Técnico de Archivo

07 octubre Seminario - Taller “ Los Mensajes y la Protección de los Datos – Sistemas de Gestion Documental ” - ESAP

09 octubre Comité Gobierno en Línea (Política Cero Papel y Eficiencia Administrativa, Armonización del Manual 3,1)

10 octubre Reunión Comité Interno de Archivo

11 octubre Mesa de trabajo ajuste al proceso de atención al ciudadano

15 octubre Escuela de gestión documental (Capacitación a servidores públicos de la Alcaldía)

16 octubre escuela de gestión documental (Dirección de Desarrollo Administrativo)

17 octubre Comité interno de Emsirva EPS

22 octubre Reunión reingeniería proceso de programa de gestión documental

23 octubre Asesoría en elaboración de Tablas de Retención Documental (Centro Diagnostico automotor del valle)

23 octubre Reunión proceso Orfeo (Dirección de Desarrollo Administrativo)

23 octubre Mesa de trabajo (Empresa Emsirva EPS en Liquidación)

23 octubre Asesoría en Tablas de Retención Documental (Centro Diagnostico Automotor)

24 octubre Comité Gobierno en Línea. (Implementación sistema Orfeo)

24 octubre Ajuste Tabla de Retención Documental (Departamento Administrativo de Hacienda)

28 octubre Organización Contratos (Secretaria General)

28 octubre Jornada de inducción aspirante Sena Técnico en Organización de Archivos de Gestión

29 octubre Organización Contratos (Secretaria General)

29 octubre Escuela de gestión documental (Secretaria de Gobierno)

29 octubre Ajustes tabla de retención documental (Subdirección de Tesorería de Rentas)

29 octubre Aplicación de las tablas de retención documental y usabilidad del Orfeo expedientes tributarios

30 octubre Implementación del sistema Orfeo (Dirección de Desarrollo Administrativo)

31 octubre Comité Técnico Operativo Extraordinario-Orfeo, código, de barras, mejoras del sistema, Política de Orfeo

NOVIEMBRE

05 noviembre Comité Gobierno en Línea (Avances manual 3,1, oportunidades de mejora, MinTics - Cintel)

05 noviembre Visita depósitos de archivo (Dirección Jurídica)

06 al 08 noviembre Asistencia XXI seminario sistema nacional de archivos “Preservación a Largo Plazo de Documentos Electrónicos de Archivo”

07 noviembre Reunión Equipo Técnico de Archivo (apoyo al Comité Archivo de la Alcaldía)

12 noviembre Escuela de Gestión Documental (Servidores Públicos de la Alcaldía)

12 noviembre Mesa de trabajo (Red de Salud Sur Oriente)

13 noviembre TQC ingeniería (Construcción y/o verificación objetivos Modelación Proceso Gestión Documental)

14 noviembre Reunión Comité Interno de Archivo

14 noviembre Reunión sistema de calidad y gestión documental (ESE NORTE)

15 noviembre Escuela de gestión documental (Capacitación para los servidores públicos de la Secretaria de Educación)

18. noviembre Escuela de gestión documental (Capacitación para los servidores públicos de la Secretaria de Educación)

18. noviembre Análisis de causa auditorias 2013 (Verificación de las oportunidades de mejora, compresión de la herramienta de los cinco porque, verificación)

18. noviembre Capacitación administración y manejos de los archivos y el Orfeo.

19 noviembre Reingeniería del Programa de Gestión Documental

21 noviembre TQC ingeniería (construcción de indicadores y/o verificación objetivos Modelación Proceso Gestión Documental)

25 noviembre Escuela de gestión documental (Capacitación para los servidores públicos de la Secretaria de Educación)

27 noviembre Asistencia capacitación en producción de información estadística.

28 noviembre Revisión Tablas de Retención Documental (Secretaria General, Departamento del Medio Ambiente DAGMA)

28 y 29 noviembre TQC ingeniería modelación objetivo planeación institucional

DICIEMBRE

4 diciembre Reunión Comité Gobierno en Línea (Seguimiento avances Cintel)

5 diciembre Reunión Equipo Técnico de Archivo

5 diciembre Asesoría en Tablas de Retención Documental al Centro de Diagnostico Automotor

6 diciembre Mesa de trabajo (Empresa Calisalud EPS en Liquidación)

12 diciembre Reunión Comité Interno de Archivo

12 diciembre Reunión Comité Archivo (EMSIRVA EN LIQUIDACION)

17 diciembre Reunión reingeniería del programa de gestión documental

18 diciembre Comité gobierno en linea (Tratamiento de Habeas Data Ley 1581 de 2012. Desarrollo de la Factura Única. Evaluación Anual)

19 diciembre Asesoría para revisión y ajustes de Tabla de Retención Documental de las instituciones Educativas del Municipio de Santiago de Cali.

26 diciembre mesa de trabajo Subdirección de Ordenamiento Urbanístico – Tratamiento de expedientes en el sistema Orfeo

27 diciembre mesa de trabajo CaliSalud EPS en Liquidación proceso de entrega de documentos al Municipio de Santiago de Cali

30 diciembre Comité Interno de Archivo Emsirva ESP en Liquidación

De esta forma el Consejo Municipal de Archivos contribuye a la política archivística en nuestra región.