Vigencia 2011

Informe de Gestión del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali

Dando cumplimiento al Artículo 6°. Literal k, del Decreto Nacional No. 4124 del 10 de diciembre del 2004, nos permitimos presentar el informe correspondiente al primer Semestre (Enero/ Junio) del año 2011:

PRIMER SEMESTRE

ENERO:

19 Enero Reunión Kardex y Archivo para proceso digitalización Histórias Laborales

20 Enero Reunión Equipo Técnico de Archivo (Salón Simón Bolívar Alcaldía)

31 Enero Reunión apoyo de la función archivística al personal se apoyo a Subdirección de Recurso Humano de la Alcaldía.

FEBRERO:

03 Febrero Acompañamiento a la Asesoría de Cultura Ciudadana para aclarar temas correspondientes con la función Archivística.

04 Febrero Mesa de trabajo con la Red Salud Norte ESE.

09 Febrero Acompañamiento con el Comité Evaluador de Documentos a la inauguración Archivo Central ESE Centro

10 Febrero Videoconferencia sobre Gestión Documental AGN-SENA

17 Febrero Capacitación al personal de la institución Educativa Antonio José Camacho (Carrera 16 No. 12-00 )

MARZO:

04 Marzo Capacitación a varias Instituciones Educativas de la Secretaria de Educación (Institución Educativa Pedro Antonio Molina, Institución Educativa Luz Ayde Guerrero, Institución Educativa Simón Rodríguez, Institución Educativa 10 de Mayo, Institución Educativa 20 de Julio, Institución Educativa Manuel María Mallarino, Institución Educativa Donald Rodrigo Tafur).

09 Marzo Capacitación al personal contratista de la Secretaria General (Archivo Central primer piso)

10 Marzo Reunión Equipo Técnico de Archivo (Secretaria de Salud Publica Oficina de Gestión Documental)

11 Marzo Capacitación en Archivística al personal de la Institución Educativa Liceo Departamental.

15 Marzo Capacitación en Archivística al personal de la Institución Educativa Pedro Antonio Molina

18 Marzo Mesa de Trabajo con Kardex, Informática y Telemática y Gestión Documental para afinar el aplicativo de digitalización de Histórias Laborales

23 Marzo Mesa de Trabajo con Departamento Administrativo de Planeación Municipal, Banco de Proyectos y Gestión Documental para el inicio del proceso de organización e inventario de la fichas del Banco de Proyectos

24 Marzo Reunión Equipo Técnico de Archivo: ajuste Tabla de Retención Documental.

30 Marzo Capacitación al personal de DESEPAZ en Archivística.

ABRIL:

01 Abril Reunión Consejo Departamental de Archivos: Informe de gestión y presentación nuevos miembros del Comité Evaluador de Documentos.

04 Abril Mesas de Trabajo con la Secretaría de Educación Municipal y con la Dirección de Control Interno para aclarar inquietudes frente a la aplicación de la Tabla de Retención Documental y administración de Archivos de Gestión

06 Abril Reunión comité Evaluador de Documentos: sustentación TRD ESE Oriente y EMRU.

08 Abril Reunión Comité Evaluador de Documentos Departamental

12 Abril Reunión con la Oficina de Posesiones del la Alcaldía para ajustar el proceso documental a fin de reducir la producción de copias

14 Abril Capacitación al Personal de la Personería Municipal en el ejercicio de la Función Archivística y las Responsabilidades del Comité de Archivo

19 Abril Reunión con la Dirección Jurídica y el Departamento Administrativo de Hacienda Municipal con el fin de mejorar el proceso de Recepción, Distribución y Trámite de las peticiones, quejas y reclamos

27 Abril Capacitación al personal de la Secretaria de Infraestructura Vial y Valorización en el ejercicio de la Función Archivística y las Responsabilidades del Comité de Archivo

MAYO:

02 Mayo Capacitación al personal de la Dirección de Control Interno en el ejercicio de la Función Archivística y las Responsabilidades del Comité de Archivo

03 Mayo Capacitación al personal de la Secretaria de Educación Institución Educativa Santo Tomas (calle 34 No. 3N-15)

10,11 Mayo Capacitación a los Servidores públicos del Departamento Administrativo de Hacienda (sala de capacitación piso 15)

12 Mayo Reunión mensual Equipo Técnico de Archivo (Salón Simón Bolívar 2 piso)

13 Mayo Reunión con los servidores públicos de la Secretaria de Deporte y Recreación tema Tabla de Retención Documental.

20 Mayo Reunión con funcionarios de la Personería Municipal tema revisión Tablas de Retención Documental (Biblioteca de la Personería).

20 Mayo Mesa de Trabajo con Departamento Administrativo de Planeación Municipal, Banco de Proyectos y Gestión Documental seguimiento del proceso de organización e inventario de la fichas del Banco de Proyectos

25 Mayo Capacitación en Archivística al personal de la Institución Educativa Liceo Departamental.

26 Mayo Reunión personal de la ESES tema Fondos Acumulados (Archivo Central ESE Ladera Cra 50 calle 18)

27 Mayo Reunión para concretar modelos de documentos y recomendaciones acerca de la norma fundamental (Archivo Central primer piso)

JUNIO:

03 Junio Capacitación al personal de la Secretaria de Educación Institución Educativa Santo Tomas (calle 34 No. 3 N 15)

08 Junio Capacitación personal de la Secretaria de Educación Institución Educativa Rodrigo Lloreda Caicedo (Calle 38 A No. 47A- 45 Mariano Ramos)

09 Junio Reunión Equipo Técnico de Archivo (Salón Simón Bolívar)

10 Junio Reunión Comité Control Interno aprobación e implementación del sistema MECI, SISTEDA y SGC

15 Junio Capacitación al personal de la Secretaria de Infraestructura Vial y Valorización en el ejercicio de la Función Archivística y las Responsabilidades del Comité de Archivo

16 Junio Capacitación al personal del Departamento Administrativo de Hacienda (Salón de capacitaciones piso 15 de la Torre Alcaldía).

20 Junio Visita Instituto Popular de Cultura IPC para orientar el proceso de organización, Inventario y Digitalización de documentos históricos

21 Junio Reunión con Departamento Administrativo de Planeación para el soporte documental de la Infraestructura de Datos Espaciales de Santiago de Cali

22 Junio Asesoría en Tablas de Retención Documental a la Institución Educativa Pedro Antonio Molina (Oficina Q.A.P).

23 Junio Reunión especial Equipo Técnico de Archivo para la valoración de información y construcción de la Taba de Valoración Documental (Salón del Piano Sociedad de Mejoras Publicas de Cali de 8:00 am a 5:00 pm)

24 Junio Capacitación abogados de la Secretaria de Educación en gestión Documental.

29 Junio Acto entrega de Acuerdos donde se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Empresa Municipal de Renovación Urbana - EMRU y la Empresa Social del Estado ESE Oriente (Salón Simón Bolívar 2 piso).

29 Junio Capacitación al personal del Departamento Administrativo de Hacienda (Salón de capacitaciones piso 15 de la Torre Alcaldía).

ASESORIAS EN GESTION DOCUMENTAL:

26 Enero: EMRU – Personería Municipal

31 Enero: ESE Centro.

21 Febrero: EMRU

14 Marzo: Seguridad Atlas

16 Marzo: Subdirección de Tesorería de Rentas

22 Marzo: Personería Municipal.

20 Abril: Sainc S.A.

17 Mayo: Seguridad Atlas

10 Junio: Personería Municipal.

20 Junio: Alcaldía del Dovio – Valle.

30 Junio: CaliSalud EPS-S en Liquidación

SEGUNDO SEMESTRE

JULIO:

01 Julio Capacitación en gestión documental personal Institución Educativa Villa del Sur.

07 Julio Mesa de Trabajo con CaliSalud EPS en Liquidación, preparatorio para radicar Tablas de Valoración Documental de la entidad y Tablas de Retención Documental del proceso liquidatorio

11 Julio Capacitación en gestión documental personal Institución Educativa Santa Librada.

13 Julio Capacitación en gestión documental personal de la Secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar Social.

15 Julio Capacitación en gestión documental personal Institución Educativa Donald Rodrigo Tafur.

19 Julio Reunión Comité Evaluador de Documentos del Consejo Municipal de Archivos.

22 - 27 Julio Capacitación en gestión documental personal de la Secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar Social.

AGOSTO:

03 Agosto Reunión con el Consejo Departamental de Archivos para el fortalecimiento del Comité Departamental de Archivos

09 Agosto Capacitación en gestión documental personal de la Contraloría Municipal de Cali.

10 Agosto Capacitación en gestión documental personal Institución Educativa INEM.

11 Agosto Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Archivo de la Alcaldía).

11 Agosto Reunión con la Dirección Jurídica de la Alcaldía para el fortalecimiento de la Gestión Documental dentro del proceso de Defensa de lo Público

12 Agosto Capacitación en gestión documental y aplicación de Tablas de Retención Documental al personal de la Empresa de Renovación Urbana – EMRU.

16 Agosto Mesa de Trabajo con la Dirección de Control Interno para aclarar dudas sobre la conformación y administración de los expedientes de Auditoria Interna.

17 Agosto Capacitación en gestión documental personal Institución Educativa 7 de Agosto.

18 Agosto Instalación del Comité Preparatorio para la Celebración del Día Nacional de los Archivos

29 Agosto Sensibilización y autodiagnóstico del proceso de evaluación de Competencias Laborales personal de la Alcaldía.

SEPTIEMBRE:

07 Septiembre Plan de Mejoramiento Proceso de Evaluación de Competencias Laborales.

12 Septiembre Inducción e Inscripción en el Proceso de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales para Evaluadores.

13 Septiembre Mesa de Trabajo con el Departamento Administrativo de Planeación para aclarar inquietudes sobre la utilización de la Serie Invitaciones y Licitaciones Públicas

14 Septiembre Inducción e Inscripción en el Proceso de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales para personal de la Alcaldía.

19 - 21- 26 Septiembre Capacitación en medición y prevención en los archivos (ficha Programa de Aprendizaje en Equipo - PAE).

OCTUBRE:

03 - 05 - 10 Octubre Capacitación en Atención al Cliente (ficha Programa de Aprendizaje en Equipo - PAE).

06 y 07 Octubre Se realizó el “2 Encuentro de Gestión Documental Octubre, Mes de los Archivos en Colombia”, con participación en la organización de la Alcaldía de Santiago de Cali.

20 Octubre Mesa de trabajo con el Grupo Jurídico del Departamento Administrativo de Hacienda para aclarar el manejo documental de los documentos bancarios.

26 Octubre Reunión con la Dirección de Control Interno para evaluar el Mapa de Riesgos del Proceso de Gestión Documental

NOVIEMBRE:

04 Noviembre Capacitación a los Rectores de las Instituciones Educativas del Valle del Cauca

12 Noviembre Mesa de Trabajo CaliSalud EPS en Liquidación para la devolución de las Tablas de Retención y Valoración Documental

15 Noviembre Asesoría para construcción de la Tabla de Retención Documental del Centro Médico Imbanaco.

16 Noviembre Asesoría y capacitación en gestión documental personal Institución Educativa Marice Sinisterra.

23 al 25 Noviembre Participación Seminario del Sistema Nacional de Archivos “Archivos y Derechos Humanos” realizado en Bogotá D.C.

DICIEMBRE:

01 Diciembre Reunión Comité Archivo Alcaldía de Santiago de Cali.

15 Diciembre Premiación mejores Equipos de Trabajo ganando el 2 lugar el proyecto “Organización y Digitalización de los archivos de Gestión y Fondos Acumulados Municipio de Santiago de Cali”.

De esta forma el Consejo Municipal de Archivos y su Comité Evaluador de Documentos contribuyen a la política archivística en nuestra región.