Vigencia 2016

Dando cumplimiento al artículo 2.8.2.1.9. Numeral 6, del Decreto No. 1080 del 26 de  mayo del 2015,. Presento el siguiente informe correspondiente al primer semestre del año 2016.

Informe de Gestión del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali (Primer Semestre año 2016).

ENERO

28 enero Reunión Comité Interno de Archivo – Aprobación ajuste Tabla de Retención Documental.

FEBRERO

04 febrero Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
11 febrero jornada de Inducción en Gestión Documental (Dirección de Control Interno)
12 febrero Revisión de requerimientos funcionales para el aplicativo de Gestión Documental.
15,16 febrero Capacitación en Gestión Documental (Subdirección de Tesorería)
18 febrero Proceso de implementación del Programa de Gestión Documental (Dirección de Control Disciplinario Interno)
19, 22, 23, 24, 25 febrero Capacitación en Gestión Documental (Subdirección de Tesorería de Rentas)
25 febrero sustentación de los proyectos de Aprendizaje en Equipo sobre Documento Electrónico y la Implementación del Sistema Integrado de Conservación y Preservación
29 febrero Capacitación en Gestión Documental (Dirección Jurídica)

MARZO

01 marzo Capacitación en Gestión Documental y Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Secretaria del Deporte y Recreación)
03 marzo Reunión Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía.
05 marzo Capacitación en Gestión Documental (Oficina de Atención al Ciudadano)
07 marzo Capacitación del Sistema de Gestión Documental ORFEO (Secretaría de Infraestructura y Valorización).
07 marzo Participación de la Mesa Tecnológica de la Alcaldía – Inclusión del tema de Documento Electrónico y Eficiencia Administrativa.
08 marzo Divulgación de las Políticas Eficiencia Administrativa Cero papel y aplicación del Programa de Gestión Documental desde el puesto de trabajo (Dirección de Control  Interno Disciplinario)
10 marzo Capacitación sobre el Proceso de Gestión Documental y divulgación de las Políticas Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Secretaría de Educación-Institución Educativa Santa Librada)
11 marzo Reunión Comité Interno de Archivo – Presentación del Plan Institucional de Archivos PINAR
11 marzo Capacitación elaboración y ajustes Tablas de Retención (Biblioteca Departamental)
17, 18 marzo Capacitación en Gestión Documental (Subdirección de Catastro)
30 marzo Capacitación ajustes Tabla de Retención Documental ( Secretaría del Deporte y Recreación)
31 marzo Mesa de trabajo (Dirección de Desarrollo Administrativo - Proceso Historias Laborales)

ABRIL

01 abril Capacitación en Gestión Documental ( Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad)
05 abril Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Dirección Jurídica)
06 abril Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Dirección de Control Interno)
07 abril Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
07 abril Mesa de trabajo implementación de notificación web para Derechos de Petición de difícil notificación.
08 abril Capacitación Organización de Archivo (Subdirección de Bienes inmuebles y Recurso Físico – Parque Automotor)
11 abril Capacitación con lideres de procesos (Subdirección de Finanzas Pública)
12,13 abril Capacitación en Gestión Documental (Dirección de Desarrollo Administrativo)
14 abril Reunión Comité Interno de Archivo.
14 abril Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Gobierno Convivencia y Seguridad Ciudadana)
14 abril Asesoría sobre el del plan Institucional de Archivo PINAR (Centro Diagnóstico Automotor).
20 abril Capacitación en Gestión Documental ( Asesoría de Comunicaciones)
21, 22 abril Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Gobierno)
22 abril Asesoría y capacitación en ajustes de Tablas de Retención Documental (Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero)
26 abril Asesoría sobre la implementación Centro de Documentación (Dirección Jurídica).
27 abril Asesoría sobre el procedimiento para eliminación de documentos (Secretaría de Vivienda Social)
29 abril Asesoría en conformación de expedientes y acompañamiento en el proceso de gestión documental.

MAYO

02 mayo Comité de Gobierno en Linea.
03 mayo Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Gobierno)
04 mayo Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Secretaría de Infraestructura y Valorización).
04 mayo Reunión con la EMRU paras la estructuración de un proyecto para la construcción o adecuación de un inmueble para el Archivo General del Municipio
05 mayo Reunión Equipo Técnico de Archivo ( Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
05 mayo Asesoría en Gestión Documental (Empresa Social del Estado ESE Norte)
06 mayo Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Departamento Administrativo del Medio Ambiente DAGMA)
10 mayo Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Vivienda Social)
11 mayo Capacitación en Gestión Documental (Asesoría de Participación Ciudadana)
12 mayo Reunión Comité Interno de Archivo. Presentación del Programa de Gestión Documental y Cuadros de Control de Acceso.
12 mayo Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Vivienda Social)
17,18,19 y 20 mayo Revisión del modelamiento del Proceso de Gestión Documental, Mapa de Riesgos y de Riesgos de Corrupción, Indicadores y Producto no Conforme
24, 25, 26 mayo Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social)
27 mayo Capacitación sobre el proceso de gestión documental (Teatro Municipal de Cali)

JUNIO

01 junio Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social)
02 junio Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía).
02 junio Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Asesoría de Participación Ciudadana)
07 junio Capacitación en Gestión Documental (Dirección de Desarrollo Administrativo)
08, 09 junio Capacitación en Gestión Documental (Secretaría de Cultura y Turismo)
09 junio Reunión Comité Interno de Archivo.
14 junio Capacitación sobre Gestión Documental (Dirección de Control Disciplinario Interno).
16, 21, 23 junio Ajuste de la Tabla de Retención Documental (Secretaría del Deporte y Recreación).
21 junio Divulgación de Eficiencia Administrativa y Cero Papel (Teatro Municipal)
21 junio Asesoría en organización de Archivo (Teatro Municipal)
27 junio Capacitación en Gestión Documental (Departamento Administrativo de Planeación)

Informe de Gestión del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali (Segundo Semestre año 2016).

JULIO

01 y 05 julio Ajuste Tabla de Retención Documental Secretaría de Tránsito y Transporte
07 julio Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
06 y 08 julio Ajuste Tabla de Retención Documental Secretaria de Gobierno Convivencia y Seguridad
14 julio Reunión Comité Interno de Archivo, aprobación del Indice de Información Clasificada y Reservada
13 y 15 julio Ajuste Tabla de Retención Documental Dirección de Desarrollo Administrativo
18 y 19 julio Ajuste Tabla de Retención Documental Secretaria de Vivienda Social
21 y 25 julio ajuste Tabla de Retención Documental Secretaria de Gobierno Convivencia y Seguridiad
27 julio Ajuste Tabla de Retención Documental Dirección Jurídica
28 julio Mesa de Trabajo Revisión Tabla de Retención Documental Secretaría para la Gestión del Riesgo de Emergencias y Desastres

AGOSTO

11 agosto Reunión Comité Interno de Archivo
12 agosto Capacitación en ORFEO Secretaría de Educación - Inspección y Vigilancia
16 agosto Ajuste Tabla de Retención Documental Dirección de Control Disciplinario Interno
24 agosto Reunión sobre módulos de capacitación Herramienta ORFEO
17 y 18 agosto Capacitación sobre Gestión Documental Atendiendo las Auditorias 57 y 62 Secretaría de Transito y Transporte
19 agosto Capacitación frente hallazgos Auditoría 62 (Dirección de Control Interno)
29 agosto Ajuste Tabla de Retención Documental Secretaría de Infraestructura y Valorización

SEPTIEMBRE

01 septiembre Reunión Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
05 y 08 septiembre Ajuste Tabla de Retención Documental Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente DAGMA
08 septiembre Reunión Comité Interno de Archivo, aprobación del Programa de Gestión Documental
09 Septiembre Capacitación de Gestión Documental Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social- Adulto Mayor
12 septiembre Inducción estudiantes en Practica Laboral Colegio El Amparo
22 y 27 septiembre Ajuste Tablas de Retención Documental Secretaría de Educación Municipal

OCTUBRE

07 octubre Reunión Mensual Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
3 y 10 octubre Ajustes Tablas de Retención Documental Subdirección de Impuestos y Rentas, Subdirección de Tesorería Municipal
13 octubre Reunión Comité Interno de Archivo,
18 octubre Ajustes Tablas de Retención Documental Despacho de Hacienda, Subdirección de Catastro Municipal
20 y 25 octubre Ajustes de Tablas de Retención Documental Subdirección de Finanzas Publicas, Contaduría General del Municipio

NOVIEMBRE

01 noviembre entrega de lineamientos de gestión documental para la aplicación de la Reforma Administrativa del Decreto 411.0.20.0516 de 2016 al Comité Técnico Transversal de Reforma Administrativa
02, 03 y 04 noviembre participación del XXIV Seminario del Sistema Nacional de Archivos
03 noviembre Reunión Mensual Equipo Técnico de Archivo Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
08 noviembre Ajustes Tablas de Retención Documental Departamento Administrativo de Planeación Municipal – Despacho Subdirección de Espacio publico y Ordenamiento Urbanístico)
10 noviembre Reunión Comité Interno de Archivo
10 noviembre Ajustes Tabla de Retención Documental teniendo en cuenta el Decreto 0516 del 28 de septiembre de 2016 Departamento Administrativo de Planeación – Subdirección de Planificación del Territorio y Subdirección de Desarrollo Integral
11 noviembre Capacitación en Tablas de Retención Documental, Organización de Expedientes, Manejo de cajas de Archivo, Inventarios Documentales Secretaría de Educación-Instituciones Educativas
21 y 23 noviembre Capacitación en la Herramienta ORFEO a personal de las dependencias que actuarán como multiplicadores de conocimiento
22 noviembre Revisión Decreto Municipal 0283 del 2015 frente al Decreto único Reglamentario 1081 de 2015 Sobre la motivación de los costos de reproducción de información pública.
24 noviembre Foro Gestión Documental en Instituciones de Salud - Ponencia “La Gestión Documental en las Entidades de Salud Entre el Ser y el Deber Ser”
24 y 29 noviembre Ajustes Tablas de Retención Documental Secretaria de Cultura- Unidad Administrativa Especial Teatro Municipal, Unidad Administrativa Especial Estudios de Grabación Takeshima
28, 29 y 30 noviembre Capacitación en la Herramienta ORFEO a personal de las dependencias que actuarán como multiplicadores de conocimiento
30 noviembre Ajustes Tabla de Retención Documental Departamento Administrativo de Planeación- Planificación Territorio y Desarrollo Integral

DICIEMBRE

01 diciembre Capacitación en la Herramienta ORFEO a personal de las dependencias que actuarán como multiplicadores de conocimiento
01 y 06 diciembre Ajustes Tablas de Retención Documental Secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar Social
02 diciembre Reunión Mensual Equipo Técnico de Archivo (Apoyo al Comité Interno de Archivo de la Alcaldía)
12 y 14 diciembre Ajustes de Tablas de Retención Documental Secretaria de Salud Publica
15 diciembre Reunión Comité Interno de Archivo, aprobación del Registro de Activos de Información
16 diciembre Aprobación de la caracterización del Proceso de Gestión Documental actualizado con la normativa exigida por la ley 1712 de 2014 y el Decreto 1080 de 2015
22 diciembre Mesa de Trabajo Secretaría de Salud Pública
22 diciembre Mesa de Trabajo sobre avances y responsables en el proceso de Archivo de radicados Secretaria de Vivienda, Proyecto Plan Jarillón