Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos-PFRA




Presentación

El Departamento Administrativo de Planeación Municipal, reconociendo la necesidad de la Alcaldía de Cali de contar con información de calidad recolectada de forma transversal entre las dependencias de la administración y que permitiera la toma de decisiones acertadas para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos propuestos por el Plan de desarrollo, elaboró en el año 2014 el diagnóstico y formulación del Plan Estadístico Territorial (PET), en el cual se identificaron las tareas mínimas que debería ejecutar la Alcaldía de Cali para optimizar su producción estadística, proponiendo como una de sus acciones de mejoramiento la implementación de la metodología del DANE para la formulación de un Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos (PFRA).

En el mes de Julio del año 2016 se inició la implementación de la metodología para la formulación del Plan de Fortalecimiento de Registros administrativos en la Alcaldía de Santiago de Cali como parte del convenio interadministrativo de cooperación No. 4132.0.27.2.005 entre el Departamento Nacional de Estadística – DANE y la Alcaldía de Santiago de Cali para la ejecución del Plan Estadístico Territorial. La implementación de esta metodología se desarrolló en cuatro fases: identificación y selección de los registros administrativos, diagnóstico del estado actual de los registros, definición de las acciones de fortalecimiento y por último la formulación del Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos priorizados por el Municipio de Santiago de Cali.


¿Qué es?

El Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos (PFRA) es un instrumento de planificación estadística que, posterior al ejercicio de diagnóstico, ofrece un análisis de la condición de la actividad estadística derivada de registros administrativos en la entidad y propone las estrategias para el mejoramiento de las actividades actuales, así como las acciones necesarias para elevar la completitud y calidad.


Objetivo

Organizar los procesos de producción y de gestión de la información estadística institucional, sectorial y territorial, derivada de registros administrativos con el fin de que se conformen los soportes de información apropiados para la formulación de políticas públicas, la planeación, la toma de decisiones, el seguimiento y evaluación a los planes de desarrollo y programas de gobierno. Así mismo, establecer los lineamientos para la estandarización de los procesos de producción de información basados en registros administrativos en términos de diseño, documentación e implementación.


Contexto

Para la producción estadística oficial, son tradicionalmente reconocidas y aceptadas como principales fuentes los censos de población y vivienda y las encuestas por muestreo. Sin embargo, de acuerdo a las investigaciones realizadas por el DANE en la formulación del Plan Estadístico Nacional, se reveló la importancia de los registros administrativos en la producción de las operaciones estadísticas dentro del país, por ser mecanismos a disposición de entidades públicas y privadas que permiten una captura de datos actualizada, verídica y a un bajo costo (DANE, 2014) Las recomendaciones internacionales promueven el uso de la información que contienen los registros administrativos por diferentes razones:

  • Razones de orden técnico: brindan una amplia cobertura temática y geográfica, una alta representatividad de su población objetivo y la posibilidad de constituirse en fuentes de mayor precisión y calidad estadística, así como de proporcionar una mayor oportunidad y reducción de carga para el informante.

  • Razones de orden económico: tienen un bajo costo, frente a los costos generados por los censos y las encuestas por muestreo.

  • Razones de orden institucional: promueven la calidad de la información que se producen, cualifica el conocimiento sobre el potencial estadístico de las fuentes administrativas y fortalece la coordinación e integración del Sistema Estadístico Nacional y su capacidad para producir información estadística.

Teniendo en cuenta que el municipio de Santiago de Cali específicamente no se hablaba de registros administrativos, fue necesario desarrollar una estrategia para la identificación de estos dentro de la Alcaldía, razón por la cual se utilizaron los trámites como los elementos más cercanos a la definición de registro administrativo.




Registros Administrativos que componen el PFRA

Los quince registros que fueron seleccionados para integrar el Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos abarcan las temáticas de medio ambiente, recaudo fiscal, uso del espacio público, actividades económicas, construcción y deporte. Estos quince registros se ubican dentro de ocho organismos de la Alcaldía de Santiago de Cali: el Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente (DAGMA), el Departamento Administrativo de Hacienda Municipal (DAHM), el Departamento Administrativo de Planeación Municipal (DAPM), la Secretaría de Cultura (SC), la Secretaría del Deporte y la Recreación (SDR), la Secretaría de Salud Pública (SSP), la Secretaría de Seguridad y Justicia (SSJ) y la Secretaría de Vivienda Social y Hábitat (SVSH).


REGISTRO ADMINISTRATIVO ORGANISMO SUBDIRECCIÓN
-
SUBSECRETARÍA
1. Registro del aprovechamiento forestal de árboles aislados DAGMA Gestión de calidad ambiental
2. Registros de extensión de horarios y operación de equipos en horarios restringidos DAGMA Gestión de calidad ambiental
3. Registro de la declaración privada del impuesto de industria y comercio DAHM Impuestos y Rentas
4. Registro de inscripción o cancelación de obras físicas en los predios con propiedad horizontal y no propiedad horizontal DAHM Catastro
5. Registro de contribuyentes al régimen simplificado del Impuesto de Industria y Comercio DAHM Impuestos y Rentas
6. Registro de bienes de uso público intervenidos DAPM. Espacio público y ordenamiento urbanístico
7. Registro de intervención y ocupación del espacio público para la provisión de servicios públicos y TICS DAPM. Espacio público y ordenamiento urbanístico.
8. Registro de uso del suelo DAPM Espacio público y ordenamiento urbanístico
9. Registro de delineamiento urbano con línea de demarcación DAPM Espacio público y ordenamiento urbanístico
10. Registro de espectáculos públicos de las artes escénicas en escenarios no habilitados DAPM Espacio público y ordenamiento urbanístico
11. Registro de intervenciones físicas a los bienes de interés cultural. SC Patrimonios, Bibliotecas e infraestructura cultural
12. Registro de reconocimiento de clubes deportivos y promotores. SDR Fomento
13. Registro de concepto Sanitario. SSP. Salud Ambiental / UESA (Unidades ejecutoras de salud ambiental)
14. Registro para adelantar actividades de construcción y enajenación de inmuebles destinados a vivienda. SVSH. Gestión de Suelo y Oferta de vivienda
15. Registro de legalización de predios. SVSH. Mejoramiento Integral y legalización.

Cómo está compuesto el PFRA

Considerando los resultados del diagnóstico de calidad realizado a los registros seleccionados y después de ubicar estos hallazgos dentro de las fases de una operación estadística, es decir, de determinar con precisión las falencias de los registros administrativos en el diseño, producción, análisis y difusión de la información estadística captada por los registros administrativos, fue posible hallar las problemáticas claves, identificar los objetivos estratégicos y proponer las acciones de fortalecimiento.

De acuerdo a esto el Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos quedó integrado en tres componentes de acuerdo a cada una de las temáticas en que se enfoca cada propósito, que a su vez se desagregan en siete objetivos con veintiún acciones de fortalecimiento.


1.Capacidad estadística

Hace referencia a la habilidad de un proceso o toda la entidad para cumplir con la especificación de los productos y actividades que debe realizar. Se enfoca en aspectos relacionados con los insumos y capacidades necesarias para cumplir con los resultados y obligaciones de la entidad que se traducen en la disponibilidad de información estadística de calidad.

Nombre: Capacidad estadística

Peso: 90kb

Descripición: Este documento contiene la imagen en pdf del componente Capacidad estadística del PFRA


2.Fortalecimiento técnico y tecnológico

Hace referencia a aspectos técnicos de las operaciones estadísticas basadas en registros administrativos compuestas por las fases de: detección y análisis de requerimientos, diseño y documentación, producción (recolección, almacenamiento y procesamiento), análisis, difusión y acceso. Además, contempla aspectos de la calidad en las bases de datos, su respectiva documentación y la tecnología requerida.

Nombre:Fortalecimiento técnico y tecnológico

Peso: 90kb

Descripición:Este documento contiene la imagen en pdf del componente Fortalecimiento técnico y tecnológico del PFRA


3.Coordinación institucional

Se trata de aspectos relacionados con las condiciones internas de la institución, entre las que se encuentran los aspectos operativos de la entidad usualmente relacionados con el modelo de operación por procesos (MOP), la cultura organizacional, la distribución de responsabilidades, la planeación y la evaluación, el diálogo interinstitucional, liderazgo, la gestión de los recursos, la generación de lineamientos para la estandarización de la información y en general los instrumentos con que cuenta la organización para coordinar y regular su actividad estadística.

Nombre:Coordinación institucional

Peso: 90kb

Descripición:Este documento contiene la imagen en pdf del componente Coordinación institucional del PFRA


Implementación del PFRA – 2017

Componente: 1.Capacidad Estadística

Producto-Meta: 15 Fichas Técnicas de DAR
Estado: Alcanzado

En el mes de Agosto de 2017, se alcanzó el objetivo de identificar las necesidades de información de los quince Registros Administrativos (RA) seleccionados, meta que fue alcanzada gracias al uso del Formulario de Detección y Análisis de Requisitos de Datos y Necesidades de Información (FDAR) en cada RA. Para diligenciar este instrumento se hizo uso de la información recopilada en el ejercicio de diagnóstico realizado en el año 2016 a cada RA seleccionado y se complementaron los datos con entrevistas realizadas a los servidores públicos y contratistas responsables de cada uno de los registros.

Finalmente, se elaboró para cada uno de los 15 RA, la Ficha Técnica que resume las características más relevantes del registro y contiene los objetivos de la operación estadística de acuerdo a sus requerimientos y variables capturadas.

Producto-Meta: 15 RA con funcionarios fortalecidos en el diseño temático y estadístico

Estado: En proceso

En el año 2017 se tiene planeado realizar la primera jornada de fortalecimiento en el diseño temático y estadístico de los servidores públicos y contratistas responsables de los 15 registros administrativos seleccionados. Este trabajo de fortalecimiento se realizará con la Escuela de Estadística de la Universidad del Valle, entre los meses de septiembre y octubre en las instalaciones de la universidad. Las capacitaciones tendrán una intensidad horaria de 40 horas presenciales, para ello los funcionarios asistirán una vez por semana a la universidad y recibirán formación y acompañamiento de profesores y monitores de maestría, en el diseño de cada una de sus operaciones siguiendo los lineamientos de documentación establecidos en la entidad, así como los estándares nacionales e internacionales en términos de la documentación metodológica de operaciones.


Componente: 2.Fortalecimiento técnico y tecnológico

Producto-Meta: 15 RA con instrumentos de captura, manuales e instructivos diseñados

Estado: En proceso

Adicional al proceso de capacitación que recibirán los servidores públicos y contratistas en las jornadas de fortalecimiento desarrolladas por parte de la Escuela de Estadística de la Universidad del Valle, el Departamento Administrativo de Planeación Municipal pondrá a disposición del proceso de implementación del PFRA, capital humano profesional que acompañará a los funcionarios en las jornadas de capacitación y en jornadas extras a estos espacios de formación, para resolver las dudas de los funcionarios y brindarles apoyo en la consolidación del documento de diseño temático y estadístico, el cual se espera tener terminado para cada uno de los RA a finales del mes de noviembre del año 2017.


Componente: 3.Coordinación institucional

Producto-Meta: Documento de lineamientos para el diseño de una operación estadística elaborado

Estado: Alcanzado

Se elaboraron tres guías donde se establecen los lineamientos para el diseño de una operación estadística de acuerdo a las recomendaciones nacionales e internacionales de documentación y estandarización de la información estadística. Estas guías comprenden las siguientes temáticas:

  • Guia uno: Diseño de una operación estadística - Diseño Temático y Estadístico
  • Guía dos: Diseño de ejecución y sistemas
  • Guía tres: Diseño de una operación estadística - Diseño de métodos para el control de calidad

Producto-Meta: Inventario de RA elaborado y actualizado

Estado: Alcanzado

Para el mes de agosto de 2017, se elaboró y actualizó el inventario de RA de la Alcaldía de Santiago de Cali, en el cual se relacionan los organismos responsables de los registros, la subsecretaría o subdirección a la cual pertenece, el servidor público o contratista encargado del registro y sus datos de contacto (teléfono y correo electrónico).

Producto-Meta:Guía para la elaboración de la estructura funcional elaborada

Estado: En proceso

Se desarrolló la plantilla para el diseño de la estructura funcional de las operaciones estadísticas basadas en registros administrativos, la cual será puesta a prueba dentro de las jornadas de capacitación que recibirán los funcionarios responsables de los RA para posteriormente entre los meses de noviembre y diciembre culminar su proceso de documentación y aprobación por el SGC, con el objetivo de que los registros administrativos puedan usarlo para estandarizar su documentación.

Acción 3.2.4: Brindar la guía para la elaboración del Plan de Trabajo del RA

Producto-Meta:Guía para la elaboración de Plan de Trabajo elaborada

Estado: En proceso

Se desarrolló la plantilla para el diseño del Plan de Trabajo de las operaciones estadísticas basadas en registros administrativos, la cual será puesta a prueba dentro de las jornadas de capacitación que recibirán los funcionarios responsables de los RA para posteriormente entre los meses de noviembre y diciembre culminar su proceso de documentación y aprobación por el SGC, con el objetivo de que los registros administrativos puedan usarlo para estandarizar su documentación.



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Fecha de publicación 15/08/2017
Última modificación 13/05/2019

Versión 7.0.1

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