Se optimizará gestión documental de la Secretaría de Educación con nuevas instalaciones del archivo

Por primera vez la Secretaría de Educación a través de la subsecretaría Administrativa, viene realizando la adecuación de las nuevas instalaciones del archivo central y de historias laborales del organismo municipal, dado que el volumen de documentos generados desborda los espacios, pues esta Secretaría triplica en personal y necesidades archivísticas al mismo ente territorial caleño.

Este proyecto avalado y apoyado desde el despacho de la jefe de la cartera educativa, Luz Elena Azcárate, se ejecuta en su primera etapa gracias a un proceso administrativo y de presupuestar aproximadamente $470 millones  recursos  provenientes del Sistema General de Participación.

La idea es dar respuesta a la falta de espacios en las áreas de la Secretaría, para conservar el archivo activo durante los primeros cinco años, el cual debe pasar luego al archivo central.

Así pues, dicho volumen de generación de documentos requería hacer esta intervención que le apunta también al mejoramiento de los espacios laborales para los funcionarios que desempeñan sus funciones en la mencionada área administrativa. Es por ello que en el nuevo archivo de la Secretaría de Educación, habrá nuevos puestos de trabajo para cerca de 40 personas, que podrán disfrutar de mejores espacios y bienestar laboral.

Así mismo se busca con este proyecto alcanzar un orden y clasificación de la historia documental del sector educativo oficial de la capital vallecaucana,  propiciando así una organización de los documentos oficiales que dan cuenta de la historia de la gestión de esta dependencia.

De esta manera, se espera tener  centralizados todos los documentos, clasificándolos y a futuro digitalizarlos para facilitar la gestión del organismo y mejorar las condiciones laborales de quienes allí realizan su trabajo.

De otra parte, Omar Romo, líder de gestión documental del mencionado organismo aseguró “Modernizar el archivo de la Secretaría de Educación se articula a los lineamientos que emite el Comité de Archivo del Municipio de Cali, además bajo la Ley 594 nuestros documentos deben estar en físico y digitalizados. Por ello estamos depurando los expedientes para adelantar los procedimientos de clasificación y eliminación, siguiendo también la tabla de retención documental que nos rige. Por ello como parte de las acciones de mejora, logramos digitalizar las resoluciones de los años 2014, 2015 y 2016, además de publicarlas en el portal oficial del ente territorial”.

El archivo de la Secretaría de Educación cuenta con cerca de 10.000 carpetas del archivo general y aproximadamente 12.000 expedientes de historias laborales de casi 8.000 funcionarios y la de los pensionados dado que por norma, las historias laborales se deben conservar cerca de 85 años.

María Cristina Bedoya Gómez