Trámites y servicios serían más eficaces si las entidades comparten información

Trámites y servicios serían más eficaces si las entidades comparten información


Quien lo creyera, la cédula de ciudadanía se exige al usuario en 115 trámites y servicios; el certificado de existencia y representación legal, en 74 y el Registro Único Nacional de Transito, 56, entre otros.

Ante ese panorama y a pesar que existen normas que tratan de que los trámites sean menos engorrosos, aún falta mucho por hacer. La solución es la  interoperabilidad, es decir la colaboración entre entidades para que intercambien información y conocimiento, con el fin de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras organizaciones estatales.

Según el informe de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali denominado “Identificación de espacios de intercambio de información  de la entidad: interoperabilidad”, es necesario establecer un convenio interadministrativo con la Registraduría Nacional del Estado Civil, ya que en 115 trámites y/o servicios se requiere presentar la cedula de ciudadanía y/o la tarjeta de identidad.

El documento también describe que el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, es requerido para 74 trámites y/o servicios, para lo cual es necesario crear un usuario en la página de Registro Único Empresarial (RUE) que permita a la Alcaldía, consultar el mencionado documento.

Referente a la inscripción en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), se evidenció que se solicita en 56 trámites y/o servicios; sin embargo, esta consulta se puede realizar desde la página del RUNT con un usuario asignado. 

En cuanto al Seguro Obligatorio de Accidente de Tránsito (SOAT), son 30 trámites que solicitan este documento; igualmente, se puede verificar a través de la página virtual del RUNT. 

Agrega este importante estudio sobre racionalización de trámites que, actualmente el certificado de tradición y libertad de inmuebles se solicita en 28 trámites y/o servicios. Para facilitar su gestión, la Alcaldía de Santiago de Cali estableció el convenio (VUR) Ventanilla Única de Registro, con catorce (14) usuarios que permiten consultar el certificado, optimizando el tiempo de los ciudadanos.

Otras de las entidades que necesitan compartir información son las notarías, especialmente en lo relacionado con la escritura pública y el registro civil de nacimiento, los cuales son requisitos para acceder a 20 trámites y/o servicios. 

El informe realizado por la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental (anexo a este contenido), señala que después de realizar el estudio dentro de la última fase de la racionalización de trámites, interoperabilidad, es necesario establecer y mantener convenios con:

La Registraduría Nacional del Estado Civil y Migración Colombia para la autenticación electrónica, lo cual tendría impacto positivo en los costos de acceso al trámite y/o servicio, como también en el tema de gestión documental ya que reduce el número de folios en los expedientes.

De acuerdo con los 28 trámites que tienen como requisito el certificado de tradición y libertad de inmuebles y la sumatoria de las 315.938 solicitudes en 2018 para estos trámites, se precisa mantener vigente el convenio de Ventanilla Única de Registro Inmobiliario (VUR).

Es necesario para la entidad establecer un convenio de intercambio de información con la Superintendencia de Notariado y Registro, ente que rige todas las notarías y que por ende tiene acceso a la información que requiere la Alcaldía de Santiago de Cali. 

La plataforma integradora debe garantizar la interoperabilidad interna, ya que se enlazaran sistemas de información, lo cual permitirá que los organismos también consulten información con sus pares. 

El insumo para el informe referido es el formato de encadenamiento consolidado de la entidad, el cual fue procesado por medio de una herramienta ofimática, que permitió cruzar, cuantificar y consolidar información en tablas y gráficas, las cuales fueron posteriormente analizadas para las recomendaciones y conclusiones.

Esta investigación, que hace parte de la estrategia de racionalización de trámites,  tiene como finalidad construir una gestión pública moderna y transparente, mediante el fortalecimiento tecnológico, para que el ciudadano acceda a los servicios públicos de forma ágil y efectiva, generando ahorros en costos, tiempos y evitando exigencias injustificadas. 

Finalmente, cabe destacar que la Alcaldía de Santiago de Cali ha iniciado procesos de interrelación con algunas entidades, no obstante, se requiere de procesos administrativos y tecnológicos para hacer posible la interoperabilidad.

Nombre:
Diagnostico de interoperabilidad noviembre 2019.pdf 1.00Mb 05/12/2019
Descripción:

Trámites y servicios serían más eficaces si las entidades comparten información


Elizabeth Muñoz Garzón

 


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Fecha de publicación 03/12/2019
Última modificación 05/12/2019

Versión 7.0.1

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