Sistema de Gestión de Calidad 2018

Estamos transformando el servicio público para entregar productos y servicios con calidad, cumpliendo con las expectativas del ciudadano y de nuestros grupos de interés. Prueba de ello es la certificación que nos entregó el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec), gracias al trabajo de nuestro talento humano y al respaldo total del alcalde Maurice Armitage y el nivel directivo de la alcaldía de Santiago de Cali.

Por tal razón, y como motivo de orgullo institucional el Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional a través de la Subdirección de Gestión Organizacional y con el apoyo de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental y la Secretaría de Gobierno a través de la Oficina de Comunicaciones trabajaron articuladamente para incorporar en las plantillas de documentos y registros de la entidad el sello que nos identifica como entidad que brinda productos y servicios con calidad para la ciudadanía y demás partes interesadas.

A continuación podrá descargar con un clic las plantillas de documentos y registros de la entidad.

Manual de Calidad

Es un documento que nos explica cómo se ha construido el Sistema de Gestión de la Calidad en la Alcaldía Municipal de Santiago de Cali, conforme a los requisitos de la norma técnica colombiana NTC ISO9001:2015; también nos permite comprender la razón de ser del SGC a través de la Política de Calidad y cómo esta se hace realidad en nuestra entidad a través de los Objetivos de la Calidad; así mismo detalla cómo se han establecido los procesos a través del Modelo de Operación por Procesos MOP, como se planifican, como se operan y como se mejoran, teniendo siempre como lineamiento la mejora continua a traves del ciclo PHVA. Para lograr una mayor comprension del Manual de Calidad, este contiene los siguientes anexos:

 

Anexo 1 Estructura Organizacional: Como su nombre lo indica, nos presenta la manera en que la entidad se encuentra organizada en cuanto a sus roles y responsabilidad. La estructura organizacional esta soportada en el Decreto 0516 de 2016 de Reforma Administrativa.

 

Anexo 2 Contexto Institucional: El contexto institucional es el análisis de amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas que se ha realizado para toda la entidad; el contexto permite conocer qué situaciones amenazan el desempeño institucional y las debilidades internas que la afectan; así mismo, ayuda a identificar qué situación de oportunidad de pueden aprovechar y cuales las fortalezas internas que la entidad debe potencializar.

 

Anexo 3 Matriz de Oportunidades: Esta matriz recoge las oportunidades identificadas en el contexto institucional y muestra su articulación con los proyectos del Plan de Desarrollo 2016 - 2019.

 

Anexo 4 Matriz de partes interesadas: Como su nombre lo indica, esta matriz nos permite conocer quienes son las partes interesadas de nuestra entidad, que requieren, cuales son sus expectativas y como la entidad se compromete a suplir dichas necesidades y expectativas.

 

Anexo 5 Matriz de articulación de procesos y requisitos de Norma ISO 9001:2015:  Esta es una herramienta que permite conocer la manera en que se han establecido los requisitos de la norma técnica colombiana NTC ISO9001:2015 en cada uno de los procesos del MOP.

 

Anexo 6 Mapa de Procesos: Es la representación gráfica de nuestro modelo de trabajo, es decir de la  manera en que hemos decidido operar, esto es nuestro Modelo de Operacion por procesos.

 

 

Política de calidad 

Este documento es una política institucional, y ella representa las intenciones que tiene la Alta Dirección frente al Sistema de Gestión de la calidad; con ésta, se demuestra el liderazgo y el compromiso del Sr Alcalde y todo el nivel directivo. Esta politica de calidad, relaciona el siguiente anexo:

Matriz de Articulación y Despliegue estratégico de la Política de Calidad y los Objetivos de la Calidad: Como lo expresa su nombre, esta matriz tiene como propósito articular la política de calidad y los objetivos de calidad, con los procesos, las metas y proyectos del Plan de Desarrollo; esto para garantizar que el SGC se mantiene articulado con la estrategia de la entidad. De otra parte, conforme se cumplan las metas de estos proyectos, se podrá evidenciar el cumplimiento de los Objetivos de la Calidad y así mismo de la Política de calidad.

 

Planificación de los Cambios

Para determinar las transformaciones en el Sistema de Gestión de Calidad y asegurar su planificación e implementación de una manera controlada, la entidad estableció un procedimiento Planificación de los Cambios MEDE01.05.02.18.P15 donde se identifica la necesidad del cambio, definiendo el propósito, realizando análisis de dicho cambio, identificando y tratando los riesgos asociados, se realiza una evaluación de la pertinencia de los cambios, se verifica la disponibilidad de recursos, se asignan los responsables de implementar los cambios y  se comunica  dejando evidencia documentada de lo realizado.

 

Infraestructura

La Alta dirección a través del proceso Administración de Bienes  Muebles, Inmuebles y Automotores determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para asegurar la operación eficaz de la entidad, como edificios, espacios de trabajo, servicios públicos, redes, herramientas, equipos, sistemas, servicios de salud, tecnologías de la información y comunicación, etc.

 

Conocimientos de la Organización

En esta publicación encontrará el Manual para la Gestión del Conocimiento, dicho manual aplica a todos los procesos que hacen parte del Modelo de Operación por Procesos de la Alcaldía de Santiago de Cali. Contempla el desarrollo en las etapas de Identificación y valoración, Administración, Transferencia y Verificación de la Transferencia del conocimiento.

De igual manera el formato de la Matriz del Conocimiento de Gestión de Calidad.

 

Toma de Conciencia

La entidad a través de los procesos Planeación Institucional y Gestión y Desarrollo Humano desarrolla jornadas de inducción, re inducción y sensibilización con el propósito de que el personal entienda sus responsabilidades y autoridad dentro del Sistema de Gestion de la Calidad y de cómo sus acciones contribuyen a la eficacia de éste y al cumplimiento de la política de calidad, los objetivos institucionales y de la calidad y las implicaciones del incumplimiento de dichos requisitos.

 

Comunicación

El Plan de Comunicación Organizacional e Informativa - PCOI, aplica para todos los procesos de la entidad desde la identificación y análisis de las necesidades comunicacionales de las partes interesadas y los intereses de la Entidad frente a sus públicos, incluyendo la planeación e implementación de estrategias de comunicación hasta su divulgación.

 

Planificación de la Operación

 

Auditoría Interna de Calidad

La Alcaldía de Cali a través de las Subdirección de Gestión Organizacional realizó la auditoría interna al Sistema de Gestión de Calidad con los criterios soportados bajo la Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015, requisito fundamental para evaluar dicho sistema.

 

Informe de Revisión por la Dirección

La revisión por la dirección es un requisito imprescindible que deben cumplir las empresas públicas o privadas, interesadas en implantar un sistema de gestión de la calidad basado en la ISO 9001:2015. Se trata de una revisión, llevada a acabo por el Sr. Alcalde y el Gabinete de Gobierno, que consiste en un análisis de los resultados del sistema de gestión de la calidad y en la toma de decisiones orientada a promover la mejora continua del sistema y de la organización. A continuación encontrará en Informe de Revisión por la Dirección 2018.