Plan Institucional de Archivos - PINAR


 

 

 

 

1. INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos –PINAR-, es un instrumento de planificación en materia de gestión documental a corto, mediano y largo plazo orientado para servir de apoyo a la administración municipal de Santiago de Cali, en la función archivística a partir de las necesidades identificadas para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental alineados con la visión estratégica de la Entidad. La Alcaldía de Santiago de Cali en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos” como una de sus estrategias fundamentales, desarrolla el Plan Institucional de Archivos de la entidad – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos elaborado en 2015, análisis de necesidades efectuado con la metodología DOFA, así como los diferentes planes de mejoramiento generados para dar respuesta a la Dirección de Control Interno.

De igual forma se identificaron los aspectos críticos de la gestión documental en la entidad teniendo como referente cuatro ejes articuladores que se priorizan acorde con las necesidades a satisfacer estableciéndose objetivos a desarrollar.
Del mismo modo se presenta la priorización de necesidades y el mapa de ruta para el seguimiento y control de su ejecución buscando mejorar la gestión documental de la entidad. Finalmente, es importante señalar que las entidades públicas sin la planeación de su función archivística le es difícil cumplir con el mandato Constitucional de garantizar la transparencia, la participación ciudadana sin mejorar la gestión de sus documentos, la organización de sus archivos y sin el establecimiento de sistemas de seguridad de recuperación de la información en formatos físicos y electrónicos.

 

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO

2.1. Misión del Municipio de Santiago de Cali
El Municipio de Santiago de Cali, como ente territorial, genera las condiciones necesarias para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales,  a través de la planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la administración efectiva de los recursos, propiciando la participación ciudadana en la gestión pública, el ejercicio de los derechos y deberes constitucionales y la convivencia pacífica de sus habitantes, con el fin de mejorar su calidad de vida.

2.2 Visión del Municipio de Santiago de Cali
Transformar a Cali en un municipio donde los derechos de la gente sean lo primero; en una gran metrópoli internacional competitiva, la Capital del Pacífico Latinoamericano. También, a convertir a Cali en un municipio – región feliz, que enaltece la vida por medio de la confianza, unido, saludable y en paz, que revive la tolerancia y la convivencia pacífica, eje de ejemplo de desarrollo nacional, regional y local, que aprovecha sus recursos naturales de manera sostenible, su biodiversidad, biotecnología y posición geoestratégica, y que potencia para el beneficio de los habitantes su condición de ser una ciudad donde se hacen realidad las ideas y proyectos colectivos generadores de desarrollo humano y rentabilidad financiera, se fortalece la identidad cultural del Pacífico y de otras regiones del país, se garantizan los derechos humanos y reivindicaciones étnicas y territoriales y se desarrolla en armonía, equidad y equilibrio la zona rural y urbana. Para lograrlo, no limitaremos la acción ciudadana, sino que la estimularemos y la apoyaremos, porque nuestra visión es que Cali sea una ciudad equitativa, amable, competitiva y segura.

2.3 Código de Buen Gobierno del Municipio de Santiago de Cali
El Código de Buen Gobierno de la Alcaldía del Municipio de Santiago de Cali expresa el compromiso con la aplicación de una gestión caracterizada por la integridad, la transparencia, la eficiencia, la eficacia y la clara orientación hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, para el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, alineado con los propósitos contenidos en el decreto no.067 de enero 29 de 2010, que adopta el código de buen gobierno en la administración central.

 

3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

La Alcaldía de Santiago de Cali se compromete a garantizar la preservación de los documentos físicos y electrónicos articulados con los planes y programas de los sistemas de gestión y del Programa de Gestión Documental en todos los niveles de la entidad en concordancia con la Política Cero Papel administrando los procesos archivísticos acorde con la normativa vigente con el fin de garantizar la seguridad, acceso y consulta de la información.

 

4. IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Dentro de las actividades del Programa de Gestión Documental se realizó en el 2015 el diagnóstico de la situación actual de los archivos del Municipio donde se evidencio que la entidad cuenta 27.089 metros lineales de archivo en las distintas reparticiones administrativas, Centros de Atención Local Integradas (Calis), inspecciones de policía de primera y segunda categoría, comisarías de familia, casas de justicia y las unidades especiales de saneamiento (UES).
Debido a la ausencia de un archivo central, la entidad se ha visto en la necesidad manifiesta de ocupar locales, oficinas, bodegas y acondicionar espacios para resguardar documentos de archivos por la insuficiencia de espacios físicos para los archivos.

Se identificaron diez y seis (16) lugares que están siendo utilizados como depósitos de archivos donde solo se resguardan 8.041 metros lineales de archivo y ninguno cumple con las especificaciones técnicas que debe tener un archivo estipuladas en el Acuerdo 049 del 2000 del Archivo General de la Nación, lo cual evidencia la alta dispersión documental de la entidad generando riesgos de perdida y deterioro de la información.
De igual forma se evidencio la existencia de 2.691 metros lineales de fondos acumulados que son archivos sin ningún tipo de criterio de organización archivística en diez (10) de las dieciocho (18) dependencias de la entidad y la falta de personal idóneo en las tareas archivísticas.

Una de las razones por la cual se llegó a esta situación es porque no se han desarrollado planes o proyectos archivísticos que debe tener un municipio de categoría especial como su Archivo General Municipal, insuficiencia presupuestal, desconocimiento de la importancia legal de la función archivística por parte de altos directivos, no contemplar la gestión documental dentro de los Planes de Acción Anual ni en los Planes Estratégicos y falta de voluntad política.
Esta situación ha conllevado a que se generen hallazgos administrativos en la entidad por parte de la Dirección de Control Interno en las auditorías al proceso de Gestión Documental por no realizar transferencias de archivo, por no contar con un archivo central, inapropiado almacenamiento de los documentos por el alto volumen documental que desborda la capacidad institucional dificultándose cumplir con las directrices vigentes del Programa de Gestión Documental.
Finalmente, en el último informe de Indice de Gobierno Abierto (IGA) 2014 -2015 publicado por la Procuraduría General de la Nación, el Municipio de Santiago de Cali en la evaluación de la gestión documental obtuvo un puntaje de 64,54 (nivel medio) y en el ranking municipal, la Alcaldía de Santiago de Cali obtuvo el puesto No.160 a nivel nacional.

 

5. ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD

El Archivo General de la Nación a través de unos criterios de evaluación y unos ejes articuladores se analizó como se encuentra el estado de la gestión documental con respecto a los mismos y se encontró lo siguiente:


Tabla N° 1 Estado de la Gestión Documental

ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

EJE

CUESTIONARIO

Existe

No existe

Parcialmente

¿Por qué?

ADMININISTRACION DE ARCHIVOS

1

Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

si

 

 

Están inmersos en la función archivística y en el Programa de Gestión Documental.

2

Se cuentan con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

 

 

Parcialmente

Falta documentar el Programa de Gestión Documental, Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Valoración Documental (TVD) y las Tablas de Control de Acceso de categorías adecuadas
de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

3

Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión documental.

si

 

 

Las auditorías al Proceso de Gestión Documental establecen seguimiento, evaluación y mejora de la Gestión Documental complementado con los planes de mejoramiento.

4

Se tiene establecida la política de gestión documental.

si

 

 

La política de Gestión Documental esta validada por los Sistemas Integrados de Gestión y aprobada por el Comité Coordinador de Control Interno el 23 de Septiembre de 2014.

5

Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.

 

no

 

Se encuentra en proceso.

6

Se cuenta con procesos y flujos documentales normatizados y medibles.

si

 

 

Se encuentran establecidos por el Sistema Integrado de Gestión.

7

Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.

si

 

 

Los procesos están modelados y validados por el Sistema Integrado de Gestión.

8

Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.

 

no

 

Insuficiencia de espacio para archivar documentos de archivo.

9

El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.

 

 

Parcialmente

Se encuentra resistencia en la aplicación del Programa de Gestión Documental y normalización de las comunicaciones de la entidad por parte algunos servidores públicos y contratistas.

10

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

 

 

Parcialmente

No se tienen cubiertas las necesidades de cajas, carpetas, ganchos y elementos de protección para desarrollar la función archivística.

 

 

 

ACCESO A LA INFORMACION

1

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.

si

 

 

Se cuenta con la Política del Sistema de Gestión Documental ORFEO que establece las condiciones de consulta y acceso.

2

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.

 

no

 

No se cuenta con el personal suficiente para atender las necesidades archivisticas de la entidad.

3

Se cuenta con un esquema de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.

si

 

 

Se realiza divulgación a través de la Intranet de la entidad y las actividades de capacitación en Gestión Documental.

4

Se cuenta con un esquema de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.

 

no

 

Las capacitaciones en gestión documental no están articuladas con el plan institucional de capacitación, se dictan por solicitud para atender un plan de mejoramiento.

5

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.

si

 

 

Se cuenta con el Formato de Control de ingreso de documentos a expedientes (MAGT04.03.18.P01.F14) ,Formato Descriptor de Archivos(MAGT04.03.18.P01.F14), Tablas de Retención Documental y el Formato Único de Inventario Documental (FUID).

6

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad.

si

 

 

El uso de las herramientas tecnológicas destinada a la administración de la información se da con claves de acceso y su respectiva trazabilidad documental.

7

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.

si

 

 

La caracterización de usuarios esta validad por el Sistema Integrado de Gestión.

8

Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel.

si

 

 

Se cuenta con la iniciativa de Eficiencia Administrativa y Cero Papel.

9

Se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GEL-.

 

 

Parcialmente

Se encuentra en proceso de implementación la estrategia de Gobierno en Línea liderada por la Asesoría de Informática y Telemática.

10

Se cuenta con canales (locales en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.

si

 

 

Se cuenta con la Oficina de Atención al Ciudadano con los canales presenciales, virtual, telefónico y el servicio de Redes Sociales.

PRESERVACION DE LA INFORMACION

1

Se cuenta con procesos de herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.

 

no

 

No existen procesos de preservación documental a largo plazo, a excepción de los documentos que adquieren valores históricos y se custodian en el Archivo Histórico.

2

Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.

 

no

 

Funcionan los metadatos en la digitalización de documentos pero no está integrado a otros sistemas de gestión.

3

Se cuenta con archivos centrales e históricos.

 

 

Parcialmente

Solamente se cuenta con el archivo histórico y distintos depósitos de archivo que no cumplen con especificaciones técnicas de almacenamiento documental.

4

La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.

si

 

 

La Gestión Documental en la entidad está basada en la Ley General de Archivos y Acuerdos reglamentarios del Archivo General de la Nación.

5

Se cuenta con un sistema integrado de conservación – SIC-.

 

no

 

No existe un sistema integrado de conservación validado o aprobado.

6

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.

 

 

Parcialmente

La infraestructura no es la adecuada para la conservación y preservación documental acorde con el volumen documental que custodia la entidad.

7

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.

 

no

 

No hay un documento avalado y aprobado sobre valoración y disposición final.

8

Se tiene implementados los estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.

 

 

Parcialmente

Se cuenta con las Políticas sobre conservación y preservación documental las cuales están en implementación.

9

Se cuenta con esquema de migración y conversión normatizados.

 

no

 

No se cuenta con un esquema de migración y conversión normatizados.

10

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.

 

no

 

No se cuenta con un modelo de continuidad de negocios ante el evento de una tragedia o desastre.

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD

1

Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.

si

 

 

Se cuenta con la política de Seguridad de la Información avalada por el Sistema Integrado de Gestión del 22 de Agosto de 2014.

2

Se cuenta con herramientas tecnológicas, acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.

si

 

 

Las herramientas tecnológicas disponibles permiten el buen uso de los documentos con el Sistema de Gestión Documental Orfeo y las aplicaciones ofimáticas.

3

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.

 

 

Parcialmente

Se encuentra en desarrollo la política de protección de datos para dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2012 de Acceso y Transparencia de la Información.

4

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios de contenidos orientados a gestión de los documentos.

si

 

 

Se preparó un proyecto de fortalecimiento del sistema electrónico de documentos basado en plataformas BPM y CRM.

5

Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico, cumpliendo con los procesos establecidos.

si

 

 

El sistema de gestión documental electrónica de documentos tiene inmersa la TRD donde se reflejan los tiempos de retención de los documentos.

6

Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos.

si

 

 

La administración, gestión y seguridad de la información está articulada con el Sistema de Gestión Documental ORFEO donde están inmersas las Tablas de Retención Documental.

7

Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.

 

 

Parcialmente

Se encuentra en proceso.

8

Se cuenta con tecnología asociada al servicio del ciudadano, que le permita la participación e interacción.

si

 

 

A través de la página Web de la Alcaldía cualquier ciudadano puede hacer uso de LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, El Chat institucional y uso de las redes sociales que administra la Asesoría de Comunicaciones de la Secretaria General.

9

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

si

 

 

Se cuenta con los modelos de Análisis y Valoración de Riesgos, Mapa de Riesgo por Proceso, Seguimiento del Mapa de Riesgo por Procesos, Mapa de Riesgo Institucional y Mapa de Riesgo de Corrupción aprobados por el Sistema Integrado de Gestión.

10

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, al acceso y los sistemas de información.

si

 

 

Se encuentran inmersas en las Política de Seguridad de la Información y la Política del Sistema de Gestión Documental ORFEO.

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION

1

La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.

si

 

 

La Gestión Documental en la entidad se ha implementado acorde con el modelo integrado de planeación y gestión dentro del componente Eficiencia Administrativa y las evaluaciones del MECI.

2

Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.

si

 

 

La Gestión Documental está articulada con el Sistema Integrado de Gestión a través del formato de modelación de procesos MEDE01.05.02.18.P01.F09 y el instructivo de
Caracterización de Procesos del Modelo de Operación por Procesos.

3

Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.

 

no

 

No existen alianzas estratégicas con ninguna entidad o instancia asesora para mejorar e innovar la función archivística.

4

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.

si

 

 

En la Gestión Documental de la entidad se tiene en cuenta la normativa archivística.

5

Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.

si

 

 

El Sistema de Gestión Documental cuenta con estándares de la norma ISO 15489 sobre las buenas prácticas de gestión documental y la ISO 31000 sobre la Gestión del Riesgo.

6

Se tiene implementadas acciones para la gestión del cambio.

 

 

Parcialmente

Se está implementado el Modelo de Operación por Procesos (MOP) que va impactar la forma en que se realizan las tareas misionales al interior de la entidad.

7

Se cuenta con procesos de mejora continua.

si

 

 

En el Modelo de Operación por Procesos (MOP) se encuentra caracterizado mediante el ciclo PHVA el Macroproceso de Seguimiento y evaluación y el Proceso de Mejora Continua.

8

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.

 

no

 

No hay instancias asesoras todo se realiza desde el Programa de Gestión Documental.

9

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.

si

 

 

En la modelación del proceso de Gestión Documental caracterizado se encuentran identificados los roles y responsabilidades del personal de archivo.

10

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.

 

no

 

No se evidencia compromiso de la alta dirección para que la función archivística de la entidad se pueda realizar con el personal necesario y los implementos de archivo requeridos.


En el siguiente cuadro se presenta un balance consolidado de los ejes articuladores impactados en la gestión documental de la entidad:

 

BALANCE DE EVALUACION DE LA GESTION DOCUMENTAL

Ejes Articuladores Impactados

Si

No

Parcialmente

Total

Administración de Archivo

5

2

3

10

Acceso a la Información

7

2

1

10

Preservación de la Información

2

5

3

10

Aspectos Tecnológicos y de Seguridad

8

0

2

10

Fortalecimiento y Articulación

6

3

1

10

TOTAL

28

12

10

50

Porcentaje (%)

54%

26%

20%

100%

 

De los cincuenta (50) criterios que maneja la evaluación de la gestión documental establecidos por el Archivo General de la Nación, veintiocho (28) criterios han sido impactados y diez (10) criterios de manera parcial, lo cual representa el 74% del total de la evaluación.

 

6. DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Los aspectos críticos evaluados del Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali se realizaron con el diagnóstico de la situación actual de los archivos de gestión, los planes de mejoramiento al proceso de gestión documental, análisis DOFA realizado al Programa de Gestión Documental y el mapa de riesgos obteniéndose los siguientes resultados en la siguiente tabla:

 

Tabla No.2 Aspectos críticos.

 

ASPECTOS CRITICOS

RIESGO

RESPONSABLE

ESTRATEGIA DE SOLUCION

1

La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central acorde con las necesidades documentales del municipio.

Pérdida y deterioro documental de las actuaciones que soporta el actuar del municipio.

Despacho Alcalde – Secretaria General

Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General del Municipio.

Represamiento documental por la imposibilidad de realizar transferencias documentales.

Aumento de la dispersión documental en depósitos que no cumplen con las condiciones mínimas de almacenamiento archivístico.

Riesgo de pérdida de procesos judiciales por inadecuado manejo de los documentos de archivo.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normas que la reglamentan.

2

Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas de conservación de documentos.

Deterioro de la documentación por factores ambientales y biológicos.

Despacho Alcalde – Dirección de desarrollo administrativo.

Gestionar el mejorar miento de las condiciones actuales de los depósitos de archivo ante la dirección de desarrollo administrativo.

Riesgo de pérdida de la información por encontrarse dispersa.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normas que la reglamentan.

3

Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión.

Deterioro de documentos por almacenamiento inadecuado.

Dirección de Desarrollo Administrativo

Gestionar el mobiliario ante la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Dificultad de acceso, consulta y recuperación de la información.

Acumulación de archivos sin ubicación en estantería poniendo en riesgo la adecuada disposición, consulta y conservación de los documentos de archivo.

4

Falta de dotación de unidades de conservación, cajas, ganchos plásticos y carpetas para la protección de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad.

Exposición de los documentos a agentes biológicos, químicos y ambientales agilizando el deterioro físico ocasionando perdida de documentos de archivo.

Dirección de Desarrollo Administrativo

Sustentar las cantidades necesarias de dotación archivística necesarias con la especificación técnica para ser incluidas en el plan anual de compras.

5

Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades archivisticas.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Secretarios de Despacho - todas las Dependencias

Contar con el personal idóneo y necesario para desarrollar la función archivista.

Pérdida de documentos de archivo por no tener personal que aplique criterios archivísticos en la organización de los archivos.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

6

 

Perdida de la información.

 

 

Perdida de la trazabilidad documental en un proceso o procedimiento.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

7

Falta de la cultura archivística y el desinterés por parte de servidores públicos y contratistas por no considerar importante el tema de archivo.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Secretaria General

Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión Documental.

Incumplimiento de las políticas del Programa de Gestión Documental.

Lograr articulación con el Plan de Inducción y reinducción.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

Implementar el Boletín Virtual bimensual de Gestión Documental.

8

Algunos archivos de gestión de las reparticiones administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de Archivos.

Perdida de información e ineficiencia en el servicio, la transparencia en el acceso de la información de las partes interesadas.

Líder de Gestión Documental - todas las Dependencias

Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que requieran organizar archivos de gestión.

Fraccionamiento y multiplicidad de expedientes.

Prescripción de procesos judiciales, de cobro, peticiones, quejas y reclamos por error en la gestión archivística.

9

No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental.

Desorganización y pérdida de documentos de archivo acumulados sin criterio archivístico.

Secretaria General – Archivo Central

Elaborar las Tablas de Valoración Documental para organizar los fondos acumulados.

Incumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Decreto Único Reglamentario No.1080 de 2015.

Pérdida de memoria institucional.

10

Existencia de Fondos Acumulados.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Plan de Acción de todas las Dependencias

Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin de lograr su organización documental.

Riesgo de pérdida de documentos de archivo y la memoria institucional.

11

Imposibilidad de realizar transferencias primarias de archivo.

Represamiento de cajas de archivo sin ubicación en los archivos de gestión poniendo en riesgo la adecuada disposición, consulta y conservación de documentos de archivo.

Secretaria General – Dirección de Desarrollo Administrativo

Conseguir y acondicionar un depósito de archivo para recibir transferencias.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

12

Falta articular el documento físico con el documento electrónico.

Aplicación inapropiada de los procesos, procedimientos y lineamientos archivísticos adoptados.

Asesoría de Informática y Telemática – Secretaria General

Implementar la articulación del documento físico con el documento electrónico.

Duplicidad de información por producción de copias innecesarias de los documentos.

13

Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Comité Interno de Archivo – Secretaria General

Proyectar Circular a Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina sobre el cumplimiento legal del Programa de Gestión Documental y llevar el tema a Consejo de Gobierno.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

14

No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Documental.

Incumplimiento en la aplicación de la Ley 594 de 2000, art.16 Numeral 7. y normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Archivo Central Secretaria General

Desarrollar y Presentar el Plan de Aseguramiento Documental.

Pérdida o deterioro de la información al no contar con un plan para proteger los documentos contra los diferentes riesgos.

15

No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Incumplimiento en la aplicación de la Ley 594 de 2000, Art. 46 y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Archivo Central Secretaria General

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

16

No se han elaborado las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, Ley 1712 de Transparencia y Datos Personales de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015.

Archivo Central Secretaria General

Elaborar y formular el instrumento archivístico de las Tablas de Control de Acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Riesgo de vulnerar el derecho de habeas data o protección de datos personales a un ciudadano.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

Riesgo de un proceso disciplinario.

17

No se cuenta con un programa de Documentos vitales o esenciales.

Perdida de documentos clasificados como vitales en el evento de un desastre.

Archivo central Secretaria General

Elaborar y formular el programa de Documentos Vitales o Esenciales.

18

Ausencia de un programa de preservación digital a largo plazo.

Riesgo de pérdida de información digital por falta de estrategias de backups, refrescamiento, migración, emulación y obsolescencia tecnológica.

Asesoría de Informática y Telemática – Secretaria General

Elaborar y formular el programa de Preservación Digital a largo plazo.

19

Falta la implementación del instructivo de limpieza y desinfección.

Perdida de documentos por factores medio ambientales y biológicos

Dirección de Desarrollo Administrativo – Secretaria General

Implementar en las Dependencias de la entidad el instructivo de limpieza y desinfección con el acompañamiento de la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Riesgos de Salud Ocupacional.

20

Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura.

Archivo central Secretaria General

Elaborar y formular el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

21

Falta terminar la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en algunas reparticiones administrativas de la entidad.

Incumplimiento de los lineamientos y políticas del Programa de Gestión Documental.

Archivo central Secretaria General

Asesorar y orientar a las reparticiones administrativas en la implementación del Centro de Documentación y Correspondencia.

Riesgo de tutelas por inadecuada administración de la correspondencia en la entidad.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

22

Falta de digitalización de series documentales de conservación total.

Perdida de la información por deterioro, a causa de la manipulación de los documentos.

Archivo central

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de conservación total.

Sustracción documental.

Secretaria General

23

Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas reglamentarias del Archivo General de la Nación.

Comité Interno de Archivo

Establecer por política del Comité Interno de Archivo las Autoevaluaciones anuales de la función archivística en las Dependencias.

Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA) anual en las Dependencias.

24

Falta verificación en algunas Dependencias de la Tabla de Retención Documental (TRD) para ajustes y actualización acorde con la realidad misional y producción documental.

Riesgo de incorrecta tipificación documental afectando el acceso y consulta de los documentos.

Archivo central Secretaria General

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental y eje misional.

Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la Dirección de Control Interno.

 

6.1 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Los aspectos críticos del proceso de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali fueron evaluados con cada eje articulador definido en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, los cuales sirven para el análisis y la valoración del impacto de las necesidades y están basados en los principios de la función archivística dados en el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000, los cuales son los siguientes:

 

1.Administración de archivos: que incluye temas como infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.

2. Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso.

3. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.

4. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: Incluye infraestructura Tecnológica y seguridad informática.

5. Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.

 

Al evaluar los aspectos críticos impactados por la entidad frente a los criterios de evaluación del Archivo General de la Nación se obtiene la siguiente tabla:

 

Tabla N°3. Priorización de Aspectos Críticos

PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS

 

ASPECTO CRITICO

EJES ARTICULADORES

 

Administración de Archivos

Acceso a la Información

Preservación

de la Información

Aspectos Tecnológicos

y de

Seguridad

Fortalecimiento

y Articulación

 

1

La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central acorde con las necesidades documentales del municipio.

5

7

2

8

6

 

 

 

2

Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas de conservación de documentos.

5

7

2

8

6

 

 

 

3

Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y depósitos de archivo.

5

7

2

8

6

 

 

4

Falta de dotación de unidades de conservación, cajas y carpetas para la protección de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad.

5

7

2

8

6

 

 

 

5

Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades archivisticas.

5

7

2

8

6

 

 

6

Falta Implementar el paz y salvo documental.

5

7

2

8

6

 

7

Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de servidores públicos y contratistas por no considerar importante el tema de archivo.

5

7

2

8

6

 

 

8

Algunos archivos de gestión de las reparticiones administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de Archivos.

5

7

2

8

6

 

 

9

No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental.

5

7

2

8

6

 

 

10

Existencia de Fondos Acumulados.

5

7

2

8

6

 

11

Imposibilidad de realizar transferencias primarias de archivo.

5

7

2

8

6

 

 

12

Falta articular el documento físico con el documento electrónico.

5

7

2

8

6

 

 

13

falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental.

5

7

2

8

6

 

 

14

No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Documental.

5

7

2

8

6

 

 

15

No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

5

7

2

8

6

 

 

16

No se han elaborado las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

5

7

2

8

6

 

 

 

17

No se cuenta con un programa de Documentos vitales o esenciales.

5

7

2

8

6

 

 

18

Ausencia de un programa de preservación digital a largo plazo.

5

7

2

8

6

 

 

19

Falta la implementación del instructivo de limpieza y desinfección.

5

7

2

8

6

 

 

20

Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad.

5

7

2

8

6

 

 

21

Falta terminar la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en algunas reparticiones administrativas de la entidad.

5

7

2

8

6

 

 

 

 

22

Falta de digitalización de series documentales de conservación total.

5

7

2

8

6

 

 

23

Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

5

7

2

8

6

 

 

24

Falta modelar en algunas Dependencias ajustes y actualización de Tabla de Retención Documental (TRD) acorde con la realidad misional y producción documental.

5

7

2

8

6

 

 

 

TOTAL

120

168

48

192

144

 

 

Nota: la valoración responde al número de requisitos impactados en la Entidad en cada uno de los ejes articuladores frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación - criterios de evaluación del Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR-.

Del mismo se modo se relacionan los aspectos críticos con el eje articulador como se evidencia en la siguiente Tabla:

 

Tabla N°4 Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.

ASPECTO CRITICO

EJE ARTICULADOR

TOTAL

La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central acorde con las necesidades documentales del municipio.

Administración de Archivo

120

Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas de conservación de documentos.

Administración de Archivo

120

Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y depósitos de archivo.

Administración de Archivo

120

Falta de dotación de unidades de conservación, cajas y carpetas para la protección de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad.

Administración de Archivo

120

Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades archivisticas.

Administración de Archivo

120

Falta Implementar el paz y salvo documental.

Acceso a la Información

168

Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de servidores públicos y contratistas por no considerar importante el tema de archivo.

Administración de Archivo

120

Algunos archivos de gestión de las reparticiones administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de Archivos.

Preservación de la Información

48

No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental.

Acceso a la Información

168

Existencia de Fondos Acumulados.

Acceso a la Información

168

Imposibilidad de realizar transferencias primarias de archivo.

Administración de Archivo

120

Falta articular el documento físico con el documento electrónico.

Aspectos Tecnológicos y de Seguridad

192

Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental.

Administración de Archivo

120

No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Documental.

Preservación de la Información

48

No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Preservación de la Información

48

No se han elaborado las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Acceso a la Información

168

No se cuenta con un programa de Documentos vitales o esenciales.

Preservación de la Información

48

Ausencia de un programa de preservación digital a largo plazo.

Preservación de la Información

48

Falta la implementación del instructivo de limpieza y desinfección.

Administración de Archivo

120

Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Administración de Archivo

120

Falta terminar la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en algunas reparticiones administrativas de la entidad.

Administración de Archivo

120

Falta de digitalización de series documentales de conservación total.

Acceso a la Información

168

Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

Fortalecimiento y Articulación

144

Falta modelar en algunas Dependencias ajustes y actualización de Tabla de Retención Documental (TRD) acorde con la realidad misional y producción documental.

Administración de Archivo

120

 

7. OBJETIVOS ESTRATEGICOS DOCUMENTALES

A partir de los aspectos críticos encontrados en la gestión documental de la entidad se establecieron y se identificaron los siguientes objetivos, planes, programas y proyectos:

 

Tabla N° 5 Objetivos Estratégicos Documentales

ASPECTO CRITICO

OBJETIVOS

PLANES / PROGRAMAS / PROYECTOS

1

La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central acorde con las necesidades documentales del municipio.

Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General del Municipio.

Plan de Desarrollo Municipal

2

Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas de conservación de documentos.

Mejorar las condiciones de los actuales depósitos de archivo.

Plan Anual de Adquisiciones

3

Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y depósitos de archivo.

Gestionar el mobiliario ante la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Plan Anual de Adquisiciones

4

Falta de dotación de unidades de conservación, cajas y carpetas para la protección de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad.

Sustentar las cantidades necesarias de dotación archivística necesarias con la especificación técnica para ser incluidas en el plan de compras.

Plan Anual de Adquisiciones

5

Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades archivisticas.

Contar con el personal idóneo y necesario para desarrollar la función archivista.

Plan de Acción – Todas las Dependencias

6

Falta Implementar el paz y salvo documental.

Implementar el paz y salvo documental en los casos de retiro y traslado de servidores públicos de la entidad.

Plan de Acción / Dirección de Desarrollo Administrativo

7

Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de servidores públicos y contratistas por no considerar importante el tema de archivo.

Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión Documental.

 

 

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

Lograr articular el Plan de Inducción y reinducción de la entidad con gestión documental.

Implementar el Boletín Virtual Bimensual de Gestión Documental.

8

Algunos archivos de gestión de las reparticiones administrativas no se encuentran organizados de acuerdo con la Ley General de Archivos.

Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que requieran organizar archivos de gestión.

Plan de Acción de todas las Dependencias

9

No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental.

Elaborar las Tablas de Valoración Documental para organizar los fondos acumulados.

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

10

Existencia de Fondos Acumulados.

Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin de lograr su organización documental.

Plan de Acción de todas las Dependencias

11

Imposibilidad de realizar transferencias primarias de archivo.

Conseguir y acondicionar un Depósito de Archivo para recibir archivo debidamente organizado.

Plan de Acción – Secretaria General

Plan de Acción – Dirección de Desarrollo Administrativo

12

Falta articular el documento físico con el documento electrónico.

Implementar la articulación del documento físico con el electrónico.

Plan de Acción / Asesoría de Informática y Telemática / Secretaria General / Planeación Municipal (Sistema Integrado de Gestión)

13

Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental.

Proyectar Circular a Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina sobre el cumplimiento de la política archivística adoptada por el Comité Interno de Archivo de la entidad.

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

Elaborar un documento dirigido a la alta dirección sobre el cumplimiento de la aplicación del Programa de Gestión Documental.

14

No se cuenta con un Plan de Aseguramiento Documental.

Desarrollar y presentar el Plan de Aseguramiento Documental.

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

15

No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

16

No se han elaborado las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Elaborar y formular el instrumento archivístico de las Tablas de Control de Acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

17

No se cuenta con un programa de Documentos vitales o esenciales.

Elaborar y formular el programa de Documentos Vitales o Esenciales.

 

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

18

Ausencia de un programa de preservación digital a largo plazo.

Elaborar y formular el programa de Preservación Digital a largo plazo.

Plan de Acción / Oficina Asesora de Informática y Telemática / Secretaria General / Planeación Municipal (Sistema Integrado de Gestión)

19

Falta la implementación del instructivo de limpieza y desinfección.

Implementar en las Dependencias de la entidad el instructivo de limpieza y desinfección con el acompañamiento de la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Plan de Acción / Dirección de Desarrollo Administrativo

20

Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Formular el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali.

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

21

Continuar con la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en las diferentes dependencias de la entidad.

Asesorar y orientar a las diferentes dependencias en la implementación del Centro de Documentación y Correspondencia.

Programa de Gestión Documental / Plan de acción todas las dependencias

22

Falta de digitalización de series documentales de conservación total.

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de conservación total.

Programa de Gestión Documental / Oficina Asesora de Informática y Telemática

23

Ausencia de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

Establecer por política del Comité Interno de Archivo las Autoevaluaciones anuales de la función archivística en las Dependencias.

Programa de Gestión Documental / Plan de acción de las Dependencias.

Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA) anual en las Dependencias.

24

Falta modelar en algunas Dependencias ajustes y actualización de Tabla de Retención Documental (TRD) acorde con la realidad misional y producción documental.

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental y eje misional.

Programa de Gestión Documental / Secretaria General

 

8. MAPA DE RUTA

Los planes y proyectos asociados con la gestión documental contenidos en el Plan Institucional de Archivos – PINAR - de la Alcaldía de Santiago de Cali para el periodo 2016 – 2019, sin dejar de lado actualizaciones y revisiones anuales que deben realizarse debido a que la ejecución de las actividades, los procesos presupuestales y cambios que se presenten en la normatividad legal pueden impactar la programación del mapa de ruta establecido.

 

Tabla N°6. Mapa de Ruta

OBJETIVOS

PLANES Y PROYECTOS

Corto Plazo

Mediano Plazo

Largo Plazo

2016

2017

2018

2019

1

Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General del Municipio.

Plan de Desarrollo Municipal

 

 

 

 

2

Mejorar las condiciones de los actuales depósitos de archivo.

Plan Anual de Adquisiciones

 

 

 

 

3

Gestionar el mobiliario ante la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Plan Anual de Adquisiciones

 

 

 

 

4

Sustentar las cantidades necesarias de dotación archivística necesarias con la especificación técnica para ser incluidas en el plan de compras.

Plan Anual de Adquisiciones

 

 

 

 

5

Contar con el personal idóneo y necesario para desarrollar la función archivista.

Plan de Acción – Todas las Dependencias

 

 

 

 

6

Implementar el paz y salvo documental en los casos de retiro y traslado de servidores públicos de la entidad.

Plan de Acción / Dirección de Desarrollo Administrativo

 

 

 

 

7

Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión Documental.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

Lograr articular el Plan de Inducción y reinducción de la entidad con gestión documental.

Implementar el Boletín Virtual Bimensual de Gestión Documental.

8

Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que requieran organizar archivos de gestión.

Plan de Acción de todas las Dependencias

 

 

 

 

9

Elaborar las Tablas de Valoración Documental para organizar los fondos acumulados.

Programa de Gestión Documental / Plan de acción de todas las dependencias.

 

 

 

 

10

Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin de lograr su organización documental.

Plan de Acción de todas las Dependencias

 

 

 

 

11

Conseguir y acondicionar un Depósito de Archivo para recibir archivo debidamente organizado.

Plan de Acción – Secretaria General

 

 

 

 

Plan de Acción – Dirección de Desarrollo Administrativo

12

Implementar la articulación del documento físico con el electrónico.

Plan de Acción / Asesoría de Informática y Telemática

 

 

 

 

13

Proyectar Circular a Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina sobre el cumplimiento de la política archivística adoptada por el Comité Interno de Archivo de la entidad.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

Elaborar un documento dirigido a la alta dirección sobre el cumplimiento de la aplicación del Programa de Gestión Documental.

14

Desarrollar y presentar el Plan de Aseguramiento Documental.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

15

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

16

Elaborar y formular el instrumento archivístico de las Tablas de Control de Acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

17

Elaborar y formular el programa de Documentos Vitales o Esenciales.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

18

Elaborar y formular el programa de Preservación Digital a largo plazo.

Plan de Acción / Oficina Asesora de Informática y Telemática

 

 

 

 

19

Implementar en las Dependencias de la entidad el instructivo de limpieza y desinfección con el acompañamiento de la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Plan de Acción / Dirección de Desarrollo Administrativo

 

 

 

 

20

Formular el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

21

Continuar con la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en las diferentes dependencias de la entidad.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

22

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de conservación total.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

23

Establecer por política del Comité Interno de Archivo las Autoevaluaciones anuales de la función archivística en las Dependencias.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA) anual en las Dependencias.

24

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental y eje misional.

Programa de Gestión Documental

 

 

 

 

 

9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

Para el seguimiento del Plan Institucional de Archivos (PINAR) se utilizará este cuadro de mando integral, utilizando los indicadores apropiados para cada uno de los planes y proyectos aplicables y la medición de la ejecución realizada.

 

Tabla N° 7 Herramienta de seguimiento.

PLANES / PROGRAMAS / PROYECTOS

RESPONSABLE

OBJETIVOS

MEDIDA

PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

Despacho Alcalde – Secretaria General

Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General del Municipio.

Aprobación del Proyecto del Archivo General Municipal.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Dirección de Desarrollo Administrativo

Mejorar las condiciones de los actuales depósitos de archivo.

Numero de depósitos de archivo mejorados en sus condiciones mínimas para el almacenamiento de documentos de archivo.

Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Dirección de Desarrollo Administrativo

Gestionar mobiliario para mejorar las condiciones de los depósitos de archivo ante la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Numero de depósitos de archivo mejorados en su dotación de mobiliario.

Dirección de Desarrollo Administrativo

Sustentar las cantidades necesarias de dotación archivística necesarias con la especificación técnica para ser incluidas en el plan de compras.

Inclusión en el plan de compras con las respectivas especificaciones técnicas de los elementos archivísticos necesarios para desarrollar la función archivística.

PLAN DE ACCIÓN

Subdirección de Recurso Humano – Dirección de Desarrollo Administrativo

Implementar el paz y salvo documental en los casos de retiro y traslado de servidores públicos de la entidad.

Implementación del Paz y Salvo documental.

Secretaria General / Dirección de Desarrollo Administrativo

Conseguir y acondicionar un Depósito de Archivo para recibir archivo debidamente organizado.

Depósito de archivo acondicionado.

Asesoría de Informática y Telemática – Secretaria General

Elaborar y formular el programa de Preservación Digital a largo plazo.

Programa de Preservación Digital a largo plazo aprobado y validado.

Dirección de Desarrollo Administrativo

Implementar en las Dependencias de la entidad el instructivo de limpieza y desinfección con el acompañamiento de la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Numero de Dependencias que han desarrollado actividades de limpieza documental y desinfección de áreas de archivo.

Asesoría de Informática y Telemática – Secretaria General

Implementar la articulación del documento físico con el electrónico.

Modelación final del Sistema de Gestión Documental ORFEO.

Líder de Gestión Documental / Todas las Dependencias

Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que requieran organizar archivos de gestión.

Numero de Dependencias que han organizado sus archivos de gestión.

Líder de Gestión Documental / Todas las Dependencias

Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin de lograr su organización documental.

Numero de Dependencias que han intervenido fondos acumulados.

Secretarios de Despacho / Todas las Dependencias

Contar con el personal idóneo y necesario para desarrollar la función archivista.

Aumento en el número de servidores públicos y contratistas dedicados a la función archivística.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Oficina de Archivo – Secretaria General

Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión Documental.

Implementación y ejecución del Plan de Capacitaciones en gestión documental.

Lograr articular el Plan de Inducción y reinducción de la entidad con gestión documental.

Inclusión de gestión documental en el Plan de Inducción y Reinducción de la entidad.

Implementar el Boletín Virtual Bimensual de Gestión Documental.

Boletín Virtual Bimensual de Gestión Documental.

Proyectar Circular a Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina sobre el cumplimiento de la política archivística adoptada por el Comité Interno de Archivo de la entidad.

 

Circular sobre el cumplimiento de la Política Archivística adoptada por la entidad.

Elaborar un documento dirigido a la alta dirección sobre el cumplimiento de la aplicación del Programa de Gestión Documental.

Elaborar documento guía sobre la obligatoriedad de cumplir con el Programa de Gestión Documental.

Elaborar las Tablas de Valoración Documental para organizar los fondos acumulados.

Avanzar en la construcción de las Tablas de Valoración Documental.

Desarrollar y presentar el Plan de Aseguramiento Documental.

Plan de Aseguramiento Documental aprobado y validado.

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Sistema Integrado de Conservación – SIC – aprobado y validado.

Elaborar y formular el instrumento archivístico de las Tablas de Control de Acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Tablas de Control de Acceso y Seguridad aplicables a los documentos aprobadas y validadas.

Elaborar y formular el programa de Documentos Vitales o Esenciales.

Programa de Documentos Vitales o Esenciales aprobado y validado.

Formular el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali.

Programa de Gestión Documental documentado aprobado y validado.

Continuar con la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en las diferentes dependencias de la entidad.

Numero de Asesorías y orientaciones a las diferentes dependencias en la implementación del Centro de Documentación y Correspondencia.

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de conservación total.

Numero de series documentales de conservación total digitalizadas por dependencia.

Establecer por política del Comité Interno de Archivo las Autoevaluaciones anuales de la función archivística en las Dependencias.

Aprobación de la Autoevaluación Anual Institucional de la función archivística en las dependencias por parte del comité Interno de Archivo.

Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA) anual en las Dependencias.

Numero de autoevaluaciones de archivo realizas en la entidad por año.

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental y eje misional.

Numero de actualizaciones de Tablas de Retención realizadas.

 

10. GLOSARIO

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ASPECTO CRÍTICO: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

CENTRO DE DOCUMENTACION: El Centro de Documentación y Correspondencia, es el lugar donde se termina el trámite de los documentos del Sistema de Gestión Documental Orfeo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

CUSTODIA: Responsabilidad jurídica (temporaria o definitiva) del cuidado, protección y conservación de documentos de los cuales no se conserva la propiedad.

DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se realice con ellas alguna operación.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que registra información física.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

HABEAS DATA: Es el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS (LMR): Es el inventario de los documentos que proporcionan evidencia del desarrollo de las actividades y/o funciones propias de la entidad. Para la ESE San Cristóbal el Listado Maestro de Registros hace referencia a todos los Registros (documentos de Archivo, incluidos en el Cuadro de Clasificación documental).

METADATOS: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.

MODELO OPERATIVO POR PROCESOS: Metodología que permite gestionar la entidad como un todo, definir las actividades que generan valor, trabajar en equipo e identificar los recursos necesarios para su realización, orientando la Administración Municipal hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de sus objetivos.

PLAN: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

PLAN DE CONTROL: Instrumento de la metodología institucional que establece los puntos críticos a controlar de las actividades del proceso / subproceso, los criterios para realizar el control, el método, equipo requerido y su frecuencia de realización.

PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS: Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

PROCEDIMIENTO: Forma establecida para llevar a cabo una actividad o un proceso, en la cual se debe definir quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. La Administración Municipal de Santiago de Cali define para su Modelo Operativo por Procesos que estos se clasifican en Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo.

RIESGO: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.

PROGRAMA DE PRESERVACION: Conjunto de disposiciones destinadas a garantizar la accesibilidad permanente a los materiales digitales de archivo.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO: Es una herramienta de gestión documental de software libre amparada bajo la licencia GNU GPL, altamente escalable, desarrollada bajo PhP que incorpora la idea de "fractalizar procesos" para facilitar la gestión de los documentos de cualquier empresa.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Unidad que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

11. BIBLIOGRAFIA

  • Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, Archivo General de la Nación, 2014.

  • Ley General de Archivos 594 de 2000.

  • Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura.

  • Programa de Gestión Documental disponible en la Intranet de la Alcaldía de Santiago de Cali.

  • Informe Indice de Gobierno Abierto (IGA) 2014-2015 de la Procuraduría General de la Nación.

  • Auditoria Interna al Proceso de Gestión Documental de la entidad.


Número de visitas a esta página 5886
Fecha de publicación 11/05/2004
Última modificación 29/09/2016

Versión 7.0.1

Powered by Nexura